AUDITORIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

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DR. MARCO QUINTANILLA

AUDITORIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

TRABAJO SEGUNDO HEMISEMESTRE

INTEGRANTES:

• Buse Andrés
• Chirán Victoria
• Herrera Lurdes
• Iguago Nancy
• Martínez Valeria
• Montenegro Elizabeth
• Panchi Mayra
• Pozo Yadira
• Simbaña Diana

CAPÍTULO I

INTRODUCCION

1.1 ANTECEDENTES

Cada día más la necesidad de crecimiento de los negocios, y la competencia que aqueja a los mismos, hace que se vuelvan más organizados, y   que tomen alternativas para la administración de dichos negocios.

Cerámicas Graiman, es la muestra de un emprendimiento, que surge como una idea y necesidad de incrementar los ingresos, para transformarse y materializarse en una microempresa, que deseaba prestar servicios, pero inmediatamente se vio una posibilidad de negocio más focalizada y directa respecto al giro del mismo. Por lo tanto se volcó al sector Comercio, vendiendo Cerámicas.

1.2       PROBLEMA

1.2.1    Planteamiento del Problema

Cerámicas Graiman es un negocio que se dedica a la venta de Cerámicas en el mes de noviembre del 2008, en la zona del parque América, una zona privilegiada para la industria gráfica a pequeña y mediana escala, un lugar donde se puede tener proveedores de todas las fases en  la impresión offset y de otros tipos.

El negocio tuvo varias, pero con el pasar de los días se evidencio la necesidad de ir especializándose, adicional el conocimiento del manejo  y  compra  de  cerámica,  permitió  dar  un  vuelco  directo  y focalización y recursos a la línea de la comercialización de cerámica. El negocio durante sus primeros 3 meses estuvo ubicado en un local pequeño, luego fue necesario cambiarse a otro más grande, a partir de finales de mayo 2009, se vio necesario vender y sacar la maquinaria, que ocupaba espacio, para dar mayor cabida a la cerámica, así las ventas empezaron a crecer mensualmente, tornándose prioritario el control de inventarios y de todo lo que es el negocio, al ser este negocio  un  emprendimiento  pequeño  no  se  creía  importante  contar  con programas contables, por lo que los controles que se manejaron fueron de una manera manual, a través de kardex y otros controles, pero cabe recalcar de tipo manual.

En los primeros meses del mismo no se llevó ningún registro de ingresos o egresos.

Las ventas son realizadas en el local, y un porcentaje de 15%vía telefónica y se despacha en el mismo sitio, pero también a domicilio, el negocio cuenta con 5 personas trabajando en el mismo, de los cuales 3 van a administración, 1 bodega y 1 Corte.

El  año  2010  el  negocio  rebaso  el  nivel  de  compras  que  la  Administración Tributaria (SRI) establece para aquellos que deben o no llevar contabilidad a través de Contadores autorizados por la Administración y la Ley, que eran    $

80000 en compras, por lo que el 2011    se   ve   obligada   a   llevar   contabilidad aunque no sea notificado por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Si  hablamos  de  un  negocio  que  empezó  en  el  primer  mes  con  ventas  no superiores a los $ 300, y actualmente en el mes de marzo de 2010, supero los

$40.000, nos da una idea de cómo están las cosas, el negocio esta en franco crecimiento pero requiere de un manejo estricto de lo que sucede en el, no solo por cumplimiento de la Ley y los Reglamentos tributarios, sino por el manejo del mismo.

El riesgo en el manejo y  control de Inventarios a través de métodos manuales, no es lo más eficiente, porque no se tiene información apropiada al instante de requerirla, pues los ingresos y egresos en los kardex manuales se los realiza una vez a la semana, adicional se puede cometer muchos errores al transcribir la información, adicional el tiempo y el uso de una persona que requiere llevar este tipo  de  controles.  Es  imprescindible  en  tiempos  tan  competitivos  contar  con informa precisa y de manera instantánea los inventarios que posee para poder realizar compras o planificar las mismas.

Cabe mencionar que el manejo de cuentas por cobrar no es el ideal a pesar de los mejores esfuerzos que se realice en mantener de la mejor manera la separación de factura de contado y otras de crédito.

El problema de contar con información sobre costos de las mercaderías y poder poner precios de venta, es un problema, porque actualmente el método aceptado en el medio e ideal para este tipo de negocio, es el costo promedio, sacar este mismo por medios manuales en un negocio donde se maneja cerca de 100 artículos no es lo mejor.

Por ello se ve necesario la implementación de un sistema contable formal en el que se maneje adecuadamente el inventario y las cuentas del mismo.

El   no   implementar   un   Sistema   de   Contabilidad   en   la   microempresa Cerámicas Graiman más allá de no cumplir con la ley y los reglamentos, y por ende caer en sanciones, multas, clausuras, pone en si el riesgo la rentabilidad del mismo, porque pierde dinero en el manejo y control de inventarios, dando la opción de que se expongan al abuso en la toma de la mercadería por parte de las personas involucradas en el mismo,  sobrevalua los precios y pierde mercado al no contar con información certera sobre sus costos, y por ende precios más altos. Además las altas expectativas de crecimiento del mismo hasta llegar a ser un importador de cerámica, sino sienta las bases de un Sistema Contable adecuado podrán no completarse.   Por ello es indispensable implementar un Sistema Contable Computarizado para el negocio.

1.2.2    Formulación del problema

¿Es posible implementar un Sistema Contable Computarizado en la Distribuidora Cerámicas Graiman en tres meses?

1.2.3 Sistematización del Problema

¿Cuál  es  la  situación  actual  de  la  Distribuidora  Cerámicas Graiman?

¿Cuáles  son  las  políticas  y  procedimientos  que  se  debe  hacer  en  cuanto  la implementación del Sistema Contable?

¿Qué sistema de contabilidad es necesario diseñar en la Distribuidora? y ¿Qué subsistemas del programa son aplicables en el negocio?

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