AUDITORIA E INVENTARIOS ADMINISTRACIÓN

AUDITORÍA

¿Qué es la Auditoría?

Es un proceso sistemático, independiente y documentado para recolectar evidencia de auditoría basada en hechos, y luego comprobar si es que este proceso se realiza conforme ha sido documentado, diseñado e implementado en la entidad.

En resumen, auditoría significa: preguntar al auditado lo que hace, y luego comprobar

si lo hace tal cual nos ha respondido.

TIPOS DE AUDITORÍAS:

 Básicamente existen dos tipos de auditoría: la auditoría interna y la auditoría externa.

1. La auditoría interna se destaca o tiene las siguientes características:

• La primera característica que es independiente de las actividades auditadas, pero no de la organización, esto quiere decir, que cualquier organización puede tener una función de auditoría interna que se encarga de realizar esta tarea.

Es importante destacar que esta es una de las características claves de la auditoría. En muchas ocasiones hemos escuchado que no se puede ser juez y parte de una misma actividad, este es un lineamiento fundamental para las auditorías.

• Otra característica de las auditorías internas es que se enfocan en la eficacia y en la eficiencia de lo que revisan.

¿Qué quiere decir con esto? que no solo se enfocan en determinar si se cumplen con los requisitos de los controles de seguridad, sino que también validan con qué recursos se realizan.

• La siguiente característica es que cumple una función de asesoría; esto quiere decir que adicional a la revisión de los controles que realiza, emite recomendaciones muy específicas para mejorar estos controles dentro de la organización.

• Y finalmente, otra de las características de la auditoría interna es que se realizan durante el curso de las operaciones de la organización; esto quiere decir que pueden llevarse a cabo auditorías sorpresa mientras no interrumpan las operaciones organizacionales.

• Las auditorías internas también se conocen como auditorías de primera parte.

1. Similar a las auditorías internas, las auditorías externas tienen ciertas características que las distinguen claramente de las internas.

• La primera es la independencia, en este caso, la auditoría externa es completamente independiente de la organización y de las áreas que van a ser auditadas.

• La segunda característica es el enfoque en eficacia; la auditoría externa solo se enfoca en determinar si se cumplen los controles tal como se han diseñado, implementado y documentado; no toma en cuenta los recursos.

• La tercera característica es la función de asesoramiento: existe una muy delgada línea entre el auditor y un consultor. Un auditor, enmarcado en una auditoría externa, solo realiza recomendaciones generales nunca específicas de cómo solucionar las observaciones o debilidades identificadas en el proceso.

• Y la cuarta y última característica de la auditoría externa es que se planifica de forma oportuna, en la cual se detalla las áreas, el personal con las cuales se van a tener reuniones, esto se agenda con antelación, no interrumpe el curso de operación de la organización; sin embargo, es importante que exista un acuerdo previo antes de su ejecución.

• Las auditorías externas también se clasifican en auditorías de segunda parte y de tercera parte.

Las auditorías de segunda parte son ejecutadas por un área interesada de la organización, esto puede ser: un cliente, un proveedor o un ente de regulación.

Mientras que las auditorías de tercera parte son aquellas que se realizan por un ente completamente independiente, y generalmente al final del proceso se emite un certificado de registro o un certificado de conformidad del sistema de gestión bajo auditoría.

PASOS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA

1. Planificación.
2. Revisión documental.
3. Revisión en sitio.
4. Análisis de evidencias.
5. Elaboración de informes y registros y presentación de resultados.

Ahora veamos brevemente, en qué consiste cada uno de estos pasos:

1. Planificación, dentro de la planificación se establece el alcance y los objetivos de la auditoría, nuevamente qué vamos a revisar, qué procesos, qué controles, qué áreas.

También se define el equipo auditor, estableciendo claramente el responsable de la auditoría y su equipo de apoyo.

Se establece el personal o las áreas que van a ser auditadas, se definen las fechas, en resumen, se establece el plan de trabajo de la auditoría.

1. En el siguiente paso, la revisión documental, el equipo auditor recopila toda la documentación y evidencia enmarcada dentro del alcance de la auditoría; es importante identificar el sitio oficial de publicación de esta información que va a ser objeto de revisión.

Esta fase es muy importante puesto que el auditor debe tener o adquirir un conocimiento previo de las áreas y controles que va a revisar.

También es una muy buena oportunidad para identificar tempranamente debilidades o hallazgos que puedan llegar a ser significativos.

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