AUDITORIA- MARCAS, INDICES,REFERENCIAS PARA PAPELES DE TRABAJO

ÍNDICES Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

Dentro de la realización de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la obligación de incluir dentro de estos una serie de símbolos o abreviaciones alfabéticas que permitan que su trabajo se encuentre más organizado y con una clara relación entre ambos al igual que un ahorro de tiempo. En la auditoria estas abreviaciones se conocen como índices y los símbolos que se utilizan son conocidos como marcas de auditoria.

ÍNDICES

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo.

Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.

En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.

Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:

• Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.

• Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.

• Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

• Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC

• Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.

• Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.

Ejemplo del índice Alfabético Doble Numérico y el índice Numérico:

NOMBRE DE LA CÉDULA

TIPO DE CÉDULA ÍNDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO ÍNDICE NUMERICO

PUC

Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1

Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2

Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3

Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4

Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5

Estado de Resultados Costo de Ventas Hoja de Trabajo PyG/3 6

DISPONIBLE Sumaria A 11

CAJA GENERAL Analítica A1 110505

Caja General Oficina Principal Sub-analítica A1/1 110505-01

Caja General Sucursal A Sub-analítica A1/2 110505-02

CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analítica A2 110510

Caja Menor Oficina Principal Sub-analítica A2/1 110510-01

Caja Menor Sucursal A Sub-analítica A2/2 110510-02

BANCOS Analítica A3 111005

Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analítica A3/1-1 11100501-01

Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analítica A3/1-2 11100501-02

Banco Y Sub-analítica A3/2-1 11100502-01

INVERSIONES Sumaria B 12

ACCIONES Analítica B1 120505

Acciones Z Sub-analítica B1/1 12050501

DEUDORES Sumaria C 13

CLIENTES Analítica C1 130505

Cliente A Sub-analítica C1/1 130505-001

Cliente B Sub-analítica C1/2 130505-002

INVENTARIOS Sumaria D 14

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. Analítica D1 1435

Articulo M Sub-analítica D1/1 143505-001

Articulo N Sub-analítica D1/2 143505-002

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS Sumaria E 15

TERRENOS Analítica E1 150405

Terreno P Sub-analítica E1/1 150405-01

Terreno Q Sub-analítica E1/2 150405-02

CONSTRUCCIONES EN CURSO Sumaria E2 150805

Construcción W Analítica E2/1 150805-01

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Sumaria E3 151605

Edificio R Analítica E3/1 15160501

INTANGIBLES Sumaria F 16

CRÉDITO MERCANTIL Analítica F1 160505

MARCAS Analítica F2 160510

Marca Alfa Sub-analítica F2/1 160510-01

Marca Beta Sub-analítica F2/2 160510-02

DIFERIDOS Sumaria G 17

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Analítica G1 1705

Intereses Sub-analítica G1/1 170505

Seguros y Fianzas Sub-analítica G1/2 170520

VALORIZACIONES Sumaria H 19

DE INVERSIONES EN ACCIONES Analítica H1 190505

OBLIGACIONES FINANCIERAS AA 21

SOBREGIROS BANCO X AA1 21050101

Cuenta nnnnnn1 AA1/1 21050101-01

Cuenta nnnnnn2 AA1/2 21050105-05

SOBREGIROS BANCO Y AA2 21050102

PAGARÉS BANCO X AA3 210510-01

PAGARÉS BANCO Y AA4 210510-02

PROVEEDORES BB 22

PROVEEDORES NACIONALES BB1 220505

PROVEEDOR A BB1/1 220505-01

PROVEEDOR B BB1/2 220505-02

PROVEEDOR C BB1/3 220505-03

CUENTAS POR PAGAR CC 23

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