Acta de constitución y descripción del Proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

20162001 V.1.0

PROYECTO

[Nombre completo del proyecto y a qué organización pertenece]

PATROCINADOR(ES)

[Principal stakeholder del proyecto]

DOCUMENTO PREPARADO POR

Kevin Villareal

Rafael Hernández

FECHA

02

03

2017

DOCUMENTO REVISADO POR

RICARDO LEÓN ISAZA DAVID, Docente

Asignatura

FECHA

[DD]

[MM]

[AAAA]

DOCUMENTO APROBADO POR

RICARDO LEÓN ISAZA DAVID, Docente

Asignatura

FECHA

[DD]

[MM]

[AAAA]

REVISIÓN (Consecutivo)

DESCRIPCIÓN REALIZADA POR

(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA DE LA REVISIÓN

DÍA | MES | AÑO

[01]

Mejorar las condiciones de seguridad alimentaria de los habitantes de la zona rural del municipio de Carmen de Atrato y del departamento del Chocó

[15]

[11]

[2016]

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, soporte, entre otros)

1. Que se busca con el proyecto: Propiciar el retorno de las personas desplazadas por la violencia, tecnificar los procesos de cultivo y mejorara las condiciones gastronómicas de los mismos.

2. Cuáles son los criterios de su construcción: el alto índice de abandono del campo por diferentes factores y las dificultades para garantizar una alimentación de calidad.

3. Cuáles Son los resultados e impacto esperado una vez completado: que las familias retomen las tierras para ser cultivadas y disminuyan los índices de desnutrición.

4. Con que se contará una vez terminado el proyecto: una serie de estufas de alta eficiencia para zonas apartadas y unas familias con conocimientos para tener cultivos más exitosos.

5. Cuál es la población objetivo: Población de las zonas rural del municipio de Carmen de Atrato y del departamento del Chocó.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN

(Describa a cual o cuales objetivo estratégico se alinea el proyecto)

2. PROPÓSITO DEL PROYECTO

(Beneficios que obtendrá la organización una vez que el proyecto sea operativo se haya entregado)

1.1 Promover proyectos de seguridad alimentaria los cuales garanticen que las familias de Guaduas vuelvan a sembrar y

1.2 producir alimentos para la canasta familiar y que los excedentes puedan ser comercializados para adquirir otros productos para el bienestar de las familias

2.1 Desarrollar una estrategia que permita a las víctimas de Guaduas obtener alimentos de manera permanente producidos en su territorio y que a la vez, generen ingresos producto de los excedentes de su producción

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Describir en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)

1. Mejorar las capacidades técnicas para los procesos de siembra, producción y transformación de productos obtenidos de la tierra.

2. Mejorar la calidad nutricional de los miembros del Sujeto de Reparación Colectiva

4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para que sea considerado exitoso)

1. Adecuación de parcelas (Jornales para la adecuación del terreno, control de malezas)

2. Adquisición  y siembra de semillas, especies menores e insumos agrícolas (Semillas certificadas varias de hortalizas, frutales, pan coger frijol, plátano, yuca, maíz, aromáticas y forrajes para aves

3. Entrega de kits de herramientas

4. Contratación del equipo técnico: 3 técnicos agropecuarios y  1 trabajadora social

5. Diseño y Aplicación de fichas técnicas

6. Construcción de 40 fogones ecológicos

7. Jornada de socialización sobre las formas organizativas y construcción de estatutos

8. Legalización ante Cámara de Comercio

9. Contratación de personal en el área nutricional

5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio de la gestión del proyecto)

[Necesidades que son vitales para el desarrollo del proyecto, pero que no dependen directamente de este, sino que se obtienen de agentes externos, p.ej., garantías especiales del fabricante, realización de convenios, etc.]

1. Suministro tiempo de herramientas y materiales para la construcción de las estufas ecológicas

2. Acogida positiva por parte de la población objetivo

3. consecución de terrenos

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. FASES DEL PROYECTO

(Agrupamiento lógico de actividades relacionadas que, usualmente, culminan con la elaboración de un entregable principal. Cada fase se ejecutará como un proyecto)

7. PRINCIPALES ENTREGABLES

(Producto único y verificable, obtenido como resultado de la realización de las actividades de cada fase)

FASE I – GESTIÓN DEL PROYECTO

Proceso de Iniciación

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., acta de constitución, registro de interesados, etc.]

1. acta de contrato entre contratista y entidades corresponsables; UMATA, SENA, CODECHOCO.

2. informe que comprende el personal contratado, pólizas de seguro y contratos de personal, requerimientos básicos del proyecto, distribución del trabajo, fechas de entrega y duración del proyecto.

3. diagnostico que dé cuenta del estado del arte de las organizaciones que planteen procesos de siembra y diagnóstico de nutrición de la población a intervenir.  

Proceso de Planificación

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., plan para la dirección, estructura de desglose del trabajo (WBS), cronogramas, hitos, responsables, presupuesto, plan de gestión de calidad, plan de gestión de personal, matriz DOFA, análisis de riesgos, etc.]

1. Ajuste y entrega del plan inicial del proyecto.

2. diseño y formulación inicial del proyecto para Mejorar las condiciones de seguridad alimentaria de los habitantes de la zona rural (vereda las Guaduas) del municipio de Carmen de Atrato.

3. diseño de instrumentos metodológicos y pedagógicos.

4. sistema de monitoreo e indicadores.

5. ruta de operativa del plan para intervenir a la población.  

6. cronograma externo e interno, derrotero del proyecto  

7. análisis de riesgos del proyecto

Proceso de Ejecución

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., organigrama, actas de reunión, seguimiento al cronograma, cumplimiento de hitos, gestión de adquisiciones, etc.]

1.  organigrama del proyecto

2. registro de papelería y entrega de material

3. refrigerio

4. registro de permisos y de gestión de espacios para la realización de encuentros

5. planillas e informes operacionales

Proceso de Seguimiento y Control

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., listas de verificación, relación de informes, relación de actividades pendientes y terminadas, relación de indicadores de gestión, solicitudes de cambio, sus análisis y resultados, etc.]

1 registro de asistencia

2. informe de encuentros con los pobladores

3. informe de la recolección de información por datos de nutrición

4. registro fotográfico

5. informe de ejecución de actividades.

6. verificación de cumplimiento del cronograma de actividades

7. verificación e informe del cumplimiento de los objetivos específicos e indicadores

8. ajustes del proceso tras los informes e indicadores    

Proceso de Cierre

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., actas por hito, entregable y de cierre, lecciones aprendidas, etc.]

1 Evaluación expost

2 Balance financiero

3 Análisis de cumplimiento de objetivos

4 Informe final

FASE II – DISEÑO

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., planos, diseños, diccionarios, referencias, estructuras, etc.]

1 acta e índices de nutrición de los pobladores.

2. catálogo de referencias sobre los predios obtenidos y los pobladores que los trabajan.

3. análisis financiero del proyecto

FASE III – ADQUISICIONES

Equipos adquiridos

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., especificaciones, cotizaciones, datos de proveedores, etc.]

1 compra de computadores portátiles para la realización de informes y línea de base

2. compra de material didáctico para la realización de actividad

3. cotizaciones de alimentación y refrigerios para cada uno de los encuentros

4. balance de costos del recurso humano.

5. compra de predios

6. compra de herramientas para adecuación de parcelas  

Servicios adquiridos

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., especificaciones, cotizaciones, datos de proveedores, etc.]

1 cotización de los predios a obtener

2. informes sobre la condición nutricional de la población a intervenir

3. cotización de herramientas para adecuación de parcelaciones.

4. informe sobre los estados de los predios y la producción obtenida de ellos.

Planos, esquemas y diseños

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., especificaciones, cotizaciones, datos de proveedores, etc.]

1 base de datos de la población y su estado nutricional

2. informe sobre el estado financiero del proyecto

3. informe sobre las cotizaciones requeridas, gastos y base de datos de los proveedores y profesionales que atendían las actividades requeridas por el proyecto    

FASE IV – IMPLEMENTACIÓN

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., actas de inicio, evidencias de su realización, actas de terminación e interventoría, etc.]

1 Acta de inicio

2. informe de planeación y diseño del proyecto

3. informe de ejecución

4. informe de seguimiento, verificación e intervención del proyecto

5. documento final donde se evidencie las mejoras de las condiciones de seguridad alimentaria de los habitantes de la zona rural (vereda las Guaduas) del municipio de Carmen de Atrato, Departamento del Chocó.

FASE V – PUESTA EN MARCHA

Comisionamiento

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., realización de pruebas, resultados obtenidos, certificación de luz verde, etc.]

1 análisis de la información nutricional de la población de la vereda guaduas, Carmen de Atrato  

2. análisis de las actividades propuestas para la recolección de información

3. análisis del documento y ajustes requeridos para la implementación y puesta en marcha de las parcelas

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., estrategias de puesta en marcha, sincronización de áreas involucradas, personal encargado, etc.]

1 Acta de reunión de equipos interdisciplinarios.

2. Acta de compra de equipos.

3 Contratos del personal administrativo y profesional

4 Compra de insumos

5 Actas de capacitación

6 Informe final del documento

Operación Asistida

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., pruebas de operación, monitoreo en ambientes de producción, estrategias de contingencia, etc.]

1 formato de operación de actividades

2 formato de asistencia

3 manual de contingencia y puesta en marcha en caso de emergencia

FASE VI – CIERRE

[Se enumera cada uno de los entregables que harán parte del proceso. P.ej., informes finales, verificaciones y aprobación del resultado, informes de monitoreo y resultados de la puesta en marcha, cierre de proyecto, postmortem o lecciones aprendidas, etc.]

1 Evaluación expost

2 Balance financiero

3 Análisis de cumplimiento de objetivos

4 Informe final