Actividad 1: Procedimiento de Ventas “Lámparas e iluminación a oscuras S.A.”

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Actividad 1:

Procedimiento de Ventas

“Lámparas e iluminación a oscuras S.A.”

Profesor: Jorge Bozo

Integrantes: Tamara Valenzuela

Priscilla Campos

Paula Munizaga

Gabriel Vidal

Coquimbo, viernes 26 de abril del 2016.

Índice

1. Introducción        

2. Análisis organizacional y de procesos        

2.1 Identificación de actores        

2.3 Identificación de datos        

2.4 Identificación de procesos        

2.5 Identificación de sistemas        

3. Conclusión        

1. Introducción

Desde la expansión del internet, con el pasar de los años, la tecnología ha ido evolucionando y junto con esto, se ha modificado la forma en que el mundo funciona, siendo cada vez un mundo más competitivo.

Para un Ingeniero comercial es fundamental estar a la vanguardia en las tecnologías de información (TI) y los sistemas de información, todo esto para generar un eficiente desarrollo en los procesos de las organizaciones. Es por esto que en el proceso formativo de la Universidad Católica del Norte se posee la asignatura de Sistemas de Información, la cual es sin duda una herramienta fundamental para un eficiente desarrollo dentro de cualquier organización, al tener los conocimientos en sistemas de información se logra tener las herramientas para entender el origen, análisis, diseño, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas.

Con el objetivo de interiorizarse con los sistemas de información, aprender a analizar la organización desde una perspectiva sistémica, analizando procesos y datos de una organización, y evaluar la implementación de sistemas y su impacto en la organización, es que se realizará un proyecto semestral el cual constará de cinco actividades, todas relacionadas entre sí, en esta instancia, se procederá con la realización de la primera actividad, donde se comenzará a sumergir en los sistemas de información, comenzando a identificar los actores, estructura organizacional, datos, procesos y sistema, dicho de otro modo, introduciéndose en la modelación de procesos.

2. Análisis organizacional y de procesos

2.1 Identificación de actores

Pertenecientes a la organización:

• Vendedores
• Empleados Departamento de Créditos
• Empleados Departamento de Sistemas
• Operarios del Departamento de Bodegas
• Jefe de Bodega
• Jefe de logística
• Transportistas
• Empleados “Departamento de Finanzas”

No pertenecientes a la organización:

• Clientes (por cliente se hace referencia a otra organización, es este caso otra empresa, que compra y distribuye los productos de LIOSA).
• Jefes de Compra (de los clientes, es decir, la otra empresa)

2.2 Estructura organizacional

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2.3 Identificación de datos

• Formulario en papel: Detalles de los pedidos, que incluyen productos y cantidades.
• Documento para el registro de picking: Proceso que consiste en la recogida de los productos para su posterior despacho, el cual se registra en este documento.
• Guía de despacho: Documento legal que acompaña la mercadería hasta el punto de destino, que además posee una copia que será firmara por el cliente que recibe el pedido.
• Archivo con pedidos entregados: Documento que genera el Sistema de Control de Existencia para mantener un registro de las ventas realizadas.
• Facturas: Cuenta en la que se detallan las mercancías, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a los clientes para el posterior pago de la deuda.
• Cheque: Medio que utiliza el cliente para el pago de la deuda.

2.4 Identificación de procesos

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Dentro de las actividades principales realizadas en este proceso de venta se encuentran:

• Cliente:

1. Reunirse con el vendedor
2. Decidir comprar
3. Decidir: ¿Reducir tamaño de pedido o pre-pagar parte de la deuda?
4. Recibir y revisar productos.
5. Programar pago.
6. Pagar.

• Vendedor:

1. Reunirse con el cliente
2. Revisar Stock de productos.
3. Ofrecer más y/o nuevos productos.
4. Enviar cotización.
5. Llenar formulario.
6. Ingresar pedido al sistema.

• Departamento de Crédito:

1. Verificar disponibilidad de crédito del cliente.
2. Aceptar o rechazar pedido.

• Departamento de Sistemas:

1. Transferir pedido a sistemas de existencias.

• Departamento de Bodega:

1. Revisar sistema y disponibilidad de todos los productos.

1. Reservar productos.
2. Realizar Picking.
3. Imprimir guía de despacho.
4. Cargar y transportar camiones.
5. Recibir guía firmada por el cliente.
6. Marcar pedido como entregado.

• Departamento de Logística:

1. Revisión de pedidos por parte del Jefe de Depto.
2. Asignar pedido a camiones.
3. Generar archivo de pedidos entregados y enviar a finanzas.

• Departamento de Finanzas:

1. Ingresar archivo de pedidos entregados al sistema de facturación y cobranzas.
2. Imprimir facturas.
3. Enviar facturas al cliente.
4. Recibir cheque de pago.
5. Ingresar pago al sistema.

2.5 Identificación de sistemas

• Sistema de Pedidos: Sistema en el cual se digitan los pedidos de la compras de los clientes.
• Sistema de Crédito: Sistema en el cual se evalúa la condición de deuda del cliente, y donde se registra la aprobación o rechazo del pedido de compra del cliente.
• Sistema de Control de Existencias: Sistema que registra la existencia de los productos, y marca como reservados los productos pedidos por los clientes.
• Sistema de Facturación y Cobranzas: Sistema que procesa los pedidos y emite las cuentas, en este caso las facturas correspondientes para cada cliente.
• Sistema de Contabilidad: Sistema que registra las deudas y los pagos de los clientes para con la empresa.

3. Conclusión

A lo largo del desarrollo de este informe y tras la realización de la primera actividad queda demostrado que los sistemas de información son una herramienta de vital importancia para el modelamiento de procesos.

En cada una de las etapas del desarrollo se aplican criterios para la identificación de actores, procesos, actividades, datos, etc. Los cuales cumplen el rol de establecer una guía del funcionamiento de la organización

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