Actividad – Caso: InnovaEventos

Actividad – Caso: InnovaEventos[pic 1]

Caso práctico: (Planeación financiera de un nuevo proyecto)

Objetivo del Caso de Estudio

Este caso tiene como objetivo que los estudiantes apliquen conocimientos de gerencia financiera en la planificación y evaluación financiera de una empresa de gestión de eventos corporativos. El estudiante deberá analizar los costos e ingresos proyectados, elaborar flujos de inversión, operación y flujo neto de caja. Además, organizará los datos para estructurar el proyecto en tres etapas: un año de ejecución, cinco años de operación y un año de liquidación.

Descripción del Caso

InnovaEventos es el proyecto de una nueva empresa de servicios especializada en la gestión de eventos corporativos, cuya misión es ofrecer a las empresas experiencias de alto impacto a través de eventos bien organizados y personalizados. La empresa está en capacidad de realizar hasta tres eventos por semana, y su objetivo es atender a clientes que buscan calidad y profesionalismo en eventos de tipo corporativo, como conferencias, seminarios, lanzamientos de productos y reuniones de negocio.

Para poder operar, InnovaEventos ha identificado las inversiones iniciales necesarias, los costos fijos y variables y los requerimientos de capital de trabajo. El desglose de las inversiones incluye equipos de audio y video, sistemas de iluminación, mobiliario, software de gestión de eventos, y un vehículo de transporte para facilitar la logística de cada evento. Estas inversiones están proyectadas para una vida útil de entre 4 y 7 años, dependiendo del tipo de activo, y suman un monto considerable que la empresa debe considerar en sus flujos de inversión y depreciación.

Inversiones Iniciales

La empresa requiere inversiones iniciales específicas que incluyen:

• Equipos de audio y video, con una inversión total de $57,500,000 COP y una vida útil promedio de 5 años. IF
• Sistemas de iluminación por $17,000,000 COP, con una vida útil de 5 años.IF
• Mobiliario (sillas y mesas), totalizando $18,000,000 COP y con una vida útil de 4 años.IF
• Licencias de software y marketing digital, con un costo anual de $13,000,000 COP.ID
• Un vehículo comercial para transporte de equipo, valorado en $70,000,000 COP, con una vida útil de 7 años.IF

Las inversiones diferidas comprenden el lanzamiento inicial de la empresa, campañas de marketing y capacitación del equipo, con un costo de $25,000,000 COP ID . Estas inversiones son necesarias para garantizar la presencia en el mercado y la capacitación adecuada del equipo en el manejo de equipos y atención al cliente.

Para el capital de trabajo se estima sea estimado alrededor de 45 días de las necesidades de efectivo y un plazo de financiamiento a los clientes de 30 días, que se proyectan  sean al menos el 50% de las ventas totales.

Costos Fijos y Variables

En cuanto a los costos fijos, estos incluyen renta de oficina, salarios del equipo base, mantenimiento de equipos, servicios públicos y otros gastos operativos.

Nómina

Salarios del equipo base (3 personas: coordinador de eventos, asistente administrativo y técnico de eventos):

• Coordinador de eventos: $4,000,000 COP mensuales
• Asistente administrativo: $2,500,000 COP mensuales
• Técnico de eventos: $2,500,000 COP mensuales

Otros Costos Fijos Operativos

• Renta de oficina y almacenamiento: $2,000,000 COP mensuales
• Servicios públicos (agua, luz, internet): $500,000
• Mantenimiento de equipos: $500,000 COP mensuales
• Software de gestión de eventos: $666,667 COP mensuales
• Marketing y publicidad recurrente: $1,000,000 COP mensuales
• Transporte y seguros del vehículo: $1,000,000 COP mensuales

Otros datos

Entre los datos adicionales a tener presente, se tiene:

• Inflación: 6% anual
• Prestaciones: 51%
• Impuestos de renta: 35%
• Diferidos: Se realiza a 5 años
• Ciclo del proyecto: 1 año ejecutar, 5 años para operar y 1 año para liquidar
• Crecimiento de las ventas 6%

Los costos variables dependen del tamaño de los eventos, clasificados en tres categorías: pequeño (hasta 50 personas), mediano (51-150 personas) y grande (más de 150 personas). Los costos variables incluyen gastos en materiales de impresión, catering, personal adicional, alquiler de espacio, transporte y decoración.

La proyección anual de costos variables, con un promedio de eventos de diferentes tamaños, se estima así:

Costos Variables por Evento

Tamaño de Evento: Pequeño (hasta 50 personas)

• Materiales de impresión y señalización: $300,000 COP
• Catering: $1,500,000 COP
• Personal adicional (seguridad, apoyo): $600,000 COP
• Alquiler de espacio: $2,000,000 COP
• Transporte y logística de equipos: $300,000 COP
• Decoración y ambientación: $500,000 COP

Total Costo Variable por Evento (Pequeño): $5,200,000 COP

Tamaño de Evento: Mediano (51-150 personas)

Materiales de impresión y señalización: $500,000 COP

• Catering: $3,000,000 COP
• Personal adicional (seguridad, apoyo): $1,000,000 COP
• Alquiler de espacio: $4,000,000 COP
• Transporte y logística de equipos: $500,000 COP
• Decoración y ambientación: $1,200,000 COP

Total Costo Variable por Evento (Mediano): $10,200,000 COP

Tamaño de Evento: Grande (más de 150 personas)

• Materiales de impresión y señalización: $800,000 COP
• Catering: $5,000,000 COP
• Personal adicional (seguridad, apoyo): $1,500,000 COP
• Alquiler de espacio: $8,000,000 COP
• Transporte y logística de equipos: $1,000,000 COP
• Decoración y ambientación: $2,500,000 COP

Total Costo Variable por Evento (Grande): $18,800,000 COP

En resumen,

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