Actividades de Control

Actividades de Control

Son las actividades que realizan la gerencia y las demás personas de la organización para cumplir con las actividades asignadas, las cuales están relacionadas con políticas, sistemas y procedimiento con el objetivo de controlar los diferentes riesgos que se tengan.

Las actividades de control son importantes no solo porque en si mismas implican la forma “correcta” de hacer las cosas, sino debido que son el medio de asegurar el logro de los objetivos y esto si que tiene mayor relevancia que hacer las cosas de forma correcta.

Las actividades de control son las normas y procedimientos (actividades necesarias para implementar las políticas), cuyo fin es asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas por la dirección para controlar los riesgos.

Categorías de Controles Útiles

Los controles pueden clasificarse dentro de las siguientes categorías:

• Preventivos

Son lo que evitan que ocurran hechos no deseados y se les conoce como aquellos que no agregan valor. Estos requieren que se les dedique tiempo y esfuerzo. Estos deben ser parte del proceso de toda la organización. Dentro de estos controles pueden incluirse las actividades de segregación de funciones, claves de acceso y autorizaciones requeridas.

• Detectivos

Son aquellos que detectan hechos no deseados que ya ocurrieron y pueden ser realizados hasta el final del proceso. Dentro de estos pueden incluirse las revisiones de rendimiento las tomas de físicas de inventarios, las conciliaciones así como las auditorias.

• Correctivos

Estos permiten investigar y rectificar errores y sus causas estando destinados a procurar que las acciones necesarias para la eliminación sean tomadas. Se incluyen evidencias de auditoria, los listados de errores y las estadísticas de sus causas.

• Directivos

Son los que provocan o estimulan un hecho deseable. Estos deben formar parte de las actividades coordinadas por la gerencia y por recursos humanos. Pueden incluirse los cursos de capacitación a empleados. Información de políticas, planes de compensación de incentivos, medición de rendimientos etc.

• Mitigantes o Compensatorios

Son los controles que compensan un control que no existe o que es muy costoso. Su función debe cumplir con los mismos objetivos del control que esta sustituyendo. Pueden incluirse la revisión de supervisión (Cuando no hay segregación de funciones).

Tipos de Actividades de Control

Existen diferentes descripciones de tipos de actividades de control que van desde controles preventivos a detectivos, manuales, informáticos y controles de dirección.

Dentro de estas pueden mencionarse las siguientes:

• Análisis efectuados por la dirección

• Gestión directa de funciones por actividades

• Proceso de información

• Controles físicos

• Indicadores de rendimiento

• Segregación de funciones

Análisis efectuados por la dirección

Los resultados obtenidos se analizan con los presupuestos, con el fin de evaluar en que medida se están alcanzando los objetivos. Las acciones de la dirección relacionadas con el análisis y el seguimiento representan actividades de control.

Gestión directa de funciones por actividades

Los responsables de diversas funciones o actividades revisan los informes sobre los resultados logrados.

Proceso de información

Realización de controle para comprobar la exactitud, totalidad y autorización de las transacciones.

Controles físicos

Los más conocidos son los inventarios o recuentos físicos en los cuales se comprueba su existencia física con los registros de la compañía.

Indicadores de rendimiento

Los indicadores pueden actuar como control de las operaciones o puede ser relativo a la información financiera. Por ejemplo fluctuaciones de los precios de compra (operacional) o dicha información se utiliza para seguir los resultados financieros, el análisis de los indicadores contribuye al control relativo a la información financiera.

Segregación de funciones

Hace al reparto de las tareas entre los empleados para que existe un control por oposición, un ejemplo sencillo sería que un vendedor no pueda modificar y aprobar los precios de ventas o el porcentajes de las comisiones recibidas por las ventas.

Proceso de Evaluación de Control Interno

Integración de las Actividades de Control Interno con la Evaluación de Riesgos

Desde el momento de la identificación de los riesgos, la dirección es responsable de establecer un plan de acción para afrontarlos.

Las actividades de control son esenciales en el proceso para el logro de los objetivos de la organización.

La evaluación de los controles generalmente se llevan a cabo por medio de las auditorias.

Las herramientas mas conocidas para esta función son:

• Narrativas

• Cuestionario de Control Interno

• Flujo Gramas

• Matriz riesgo/control

Matriz de riesgo/control

La matriz de riesgo/control se esta convirtiendo en la herramienta mas utilizada porque permite enfocar la auditoria en las áreas de mayor riesgo y en los objetivos de la gerencia.

La misma es representada de la siguiente forma:

Objetivo Riesgo Control Conclusión Sobre la Pruebas de Efectividad

Adecuación del Diseño

Operativos

Financieros

De Cumplimiento

Dicha Matriz muestra la relación existente de los diferentes objetivos así como los posibles riesgos y los controles que deben efectuarse para minimizarse.

Información y Comunicación

Hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en tiempo y forma que permitan cumplir a cada funcionario con sus responsabilidades.

También deberá existir una comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya

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