Administración de Proyectos

Tarea #1 – Administración de Proyectos

Preguntas:

¿Por qué es importante el proceso de planificación antes de ejecutar un proyecto?

• El proceso de planificación antes de ejecutar un proyecto es importante ya que durante esta etapa se definen límites, alcance, especificaciones, misión, organización del proyecto y formas favorables de trabajar. Todas las decisiones tomadas en estas etapas impactan en el costo; es por eso que esto hace que se tenga un enfoque a todas las partes y así de igual manera, direccionar el proyecto. Un dato que dice que se menciona en el libro es que en varias investigaciones se muestra que, si no hay una planeación o una planeación muy pobre, es muy probable que fracase el proyecto.

¿Qué preguntas responde el objetivo de un proyecto? ¿Qué características debe contener un objetivo correctamente definido?

• El objetivo de un proyecto responde a las simples preguntas que en todos lados se hacen; así que el objetivo debe de responder a las preguntas de, ¿qué?, ¿cuándo/cómo?, ¿cuánto? Las características que un objetivo debe contener correctamente se basan a las palabras SMART; cada una representa especifico, medible, alcanzable, realista y tiempo limitado. En la letra “S”, se evita fijar objetivos imprecisos o vagos; en lugar de eso, que sean lo más preciso posible. En la letra “M”, expone claramente cómo sabrá́ cuándo ha alcanzado su meta; usar números, fechas y tiempos es una manera de representar objetivos claros. En la letra “A”, fijar metas imposibles solo acabará en decepción, así que hacer que las metas supongan un reto, pero que sean realistas. En la letra “R”, los objetivos planteados deben estar dentro de las propias posibilidades. Por último, la letra “T”, fija una escala temporal para la consecución de cada meta.

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Describa la importancia de las especificaciones y alcances de un proyecto para ser considerados en el proceso de planeación.

• La importancia de las especificaciones y alcances de un proyecto son muy grande ya que sin estos muy probablemente durante el transcurso del proyecto, se pierdan muchas cosas, especialmente los objetivos. En otras palabras, las especificaciones y los alcances hacen que el proyecto tenga un camino, que tenga pies y cabeza. Así que ambas hacen que el proyecto tenga objetivos claros y pueda seguir su camino establecido.

Defina (en sus palabras) la Estructura de División del Trabajo (EDT) y como es utilizada para desplegar las diferentes actividades que se deben llevar a cabo en un proyecto mediante los paquetes de trabajo (defina y ejemplifique este concepto).

• La Estructura de División de Trabajo (EDT) es una herramienta que es necesario que parta de lo general hacia lo particular debido a que hace que las tareas y la comunicación entre niveles sean mas claros y comprensibles. Así es que, la EDT se refiere a las distintas partes que formar parte de un proyecto; esto hace que el alcance del proyecto se pueda definir. Mas que nada esas distintas partes se dividen en grupos de trabajos y responsabilidades (todo de manera jerárquica).

¿Qué información debe ser incluida en un paquete de trabajo? Explique en detalle cada elemento listado.

1. Defines work (what).
2. Identifies time to complete a work package (how long).
3. Identifies a time-phased budget to complete a work package (cost).
4. Identifies resources needed to complete a work package (how much).
5. Identifies a single person responsible for units of work (who).
6. Identifies monitoring points for measuring progress (how well).

Defina y describa el uso de la Matriz de Responsabilidades (MR) en el proceso de planeación de un proyecto y cuál es su relación con la Estructura de División del Trabajo (EDT).

• La relación de las MR es bastante con la EDT ya que la MR muestra las responsabilidades de cada individuo en el proyecto; en otras palabras, es una extensión de la EDT donde muestra las responsabilidades de cada individuo. La Matriz de Responsabilidades (MR) se define como un registro de las actividades que cada individuo debe cumplir. Otra de las cosas de la MR es que define el tipo de mando que cada participante tendrá.

¿Cómo un plan de comunicación beneficia la administración de un proyecto? ¿Cómo se debe desplegar un plan de comunicación? ¿qué elementos debemos de incluir en un plan de comunicaciones?

• Un plan de comunicación beneficia la administración de un proyecto ya que accede calmar los problemas que se genere el proyecto; al igual posibilita tener la información para llevar a cabo su trabajo. Un plan de comunicación se debe desplegar al hacer ciertas preguntas como:

• What information needs to be collected and when?
• Who will receive the information?
• What methods will be used to gather and store information?
• What are the limits, if any, on who has access to certain kinds of information?
• When will the information be communicated?
• How will it be communicated?

Dicho plan tiene elementos, mas bien pasos que se deben incluir en el plan de comunicación. Los pasos son:

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