Administracion De Oficina

Contenido

1: EXPLIQUE EN QUE CONSISTE UNA ADMINSTRACIÓN DE OFICINA Y ASU VEZ EXPLIQUE LAS CONDICIONES QUE SE DEBE TOMAR EN CUENTA PARA LOGRAR SU PROPOSITO. 3

¿En qué consiste una administración de oficina? 3

Condiciones 3

Un una oficina para trabajar 8 horas 3

Muebles cómodos y buena decoración 3

Ambiente climatizado y aire puro 4

Iluminación y ruido 4

Dónde ubicar el escritorio 4

2. ¿EN QUE CONSISTE UNA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS, A SU VES QUE CRITERIOS DEBEN EXISTIR PARA ESTA ORGANIZACION? 5

Organización de Documentos. 5

Descripción Documental. 5

Selección Documental. 6

Criterios. 6

Conservación De Documentos. 7

a) El local de archivos 8

b) El control de los Factores Externos 8

c) El manejo de los documentos 8

d) Medidas de Seguridad 9

3.- ¿ QUÉ CONDICIONES DEBEN EXISTIR PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE RECORRIDO? 9

¿Qué Es Un Diagrama De Recorrido? 9

Pasos: 9

Ejemplo: 10

4.- PRESENTE DISTINTAS TEORÍAS MOTIVACIONALES EXISTENTES Y DE ACUERDO CON LA OPINIÓN DEL GRUPO ¿CUAL O CUALES DEBE(N) SER APLICADA(S) EN UNA ORGANIZACIÓN? 12

Teoría de la jerarquía de necesidades de Maslow 12

(Maslow, 1954) 12

2. Teoría del factor dual de Herzberg 12

(Herzberg, Mausner y Snyderman, 1967) 12

3. Teoría de McClelland 13

(McClelland, 1989) 13

4. Teoría X y Teoría Y 14

(McGregor, 1966) 14

5. Teoría de las Expectativas. 14

(Vroom, 1964) (Porter y Lawler, 1968). 14

6. Teoría ERC de Alderfer. 15

7. Teoría de Fijación de metas de Locke 15

(Locke, 1969) 15

8. Teoría de la Equidad 16

Stancey Adams. 16

Teoría que Debe Ser Aplicada en las Organizaciones Según la Opinión del Grupo 16

1: EXPLIQUE EN QUE CONSISTE UNA ADMINSTRACIÓN DE OFICINA Y ASU VEZ EXPLIQUE LAS CONDICIONES QUE SE DEBE TOMAR EN CUENTA PARA LOGRAR SU PROPOSITO.

¿En qué consiste una administración de oficina?

El servicio de Administración de oficina de partes consiste en satisfacer las necesidades para aquellos clientes que desean externalizar la administración de sus oficinas de partes.

Según las necesidades y requerimiento del cliente este servicio puede ser ejecutado dentro de las instalaciones (in house) o fuera de ellas (out house).

Los principales servicios que se ejecutan en este servicio son:

• Levantamiento y análisis de los procedimientos

• Centralización del ingreso y despacho de la correspondencia

• Control del ingreso y despacho de la correspondencia

• Almacenamiento digital, virtual y físico de documentos tributarios, comerciales y legales

• Software de gestión para el control de la correspondencia interna y externa

• Personal para realizar las funciones de recepción y despacho de la correspondencia interna de la empresa

• Clasificación y revisión de la correspondencia

• Recepción y despacho de valijas entre la casa matriz y sucursales

Condiciones

Un una oficina para trabajar 8 horas

Muchos trabajadores trabajan durante jornadas de ocho horas o más en oficinas que no están en las condiciones óptimas. Esto puede ocasionarles problemas de salud o de estrés.

Con el fin de que no llegue el momento en que el trabajador sea víctima de una enfermedad grave o un colapso nervioso, la empresa debe realizar algunos ajustes para hacer más cómoda su estancia en la oficina.

Muebles cómodos y buena decoración

Con frecuencia, los empleados trabajan con muebles que no son adecuados para el trabajo que desempeñan. Una silla inadecuada, así como un escritorio demasiado pequeño, puede causarles dolores o lesiones en la espalda. La empresa debe proveer de muebles correctos para el trabajo de cada persona.

Además de cuidar estos aspectos, es necesario procurar que la oficina esté decorada de manera que incite a la productividad, pero también a la relajación. Para esto, es útil colocar algunos cuadros con paisajes tranquilos para motivar a los trabajadores.

Ambiente climatizado y aire puro

El aire acondicionado puede ser un remedio a las incomodidades de los empleados. Si en época de calor no se cuenta con un correcto sistema de enfriamiento, los empleados podrían sentirse aletargados y hasta podrían deshidratarse. En cambio, la calefacción es necesaria para la época de invierno, ya que permite a los empleados evitar resfriados y realizar sus labores sin la incomodidad del frío.

Con frecuencia el uso de los sistemas de aire acondicionado provoca alergias o enfermedades entre personas susceptibles. Esto se debe a que estos conductos transportan polvo o bacterias. Lo ideal es que las empresas limpien regularmente sus sistemas de aire o los cambien cuando sea necesario.

Iluminación y ruido

El trabajador debe disponer de una adecuada iluminación para realizar su trabajo y, de este modo, evitar daños oculares o desgaste de la visión. Es necesario que se instalen lámparas dirigibles en su zona de trabajo si es que permanecen en la oficina hasta tarde. En caso de que un foco falle o su luz sea intermitente, se debe reemplazar de inmediato.

También, es necesario que el edificio controle los niveles de ruido provenientes de tráfico vehicular o maquinaria pesada. Para evitar la molesta contaminación auditiva se puede optar por hacer sonar una música agradable a un nivel mínimo, que no afecte la concentración de los empleados.

Dónde ubicar el escritorio

El escritorio o la mesa de trabajo es el elemento principal en la oficina. Según el tipo de tareas que cumplas, puede estar ubicado de modo que mires hacia la puerta (para observar el movimiento, si ocupas cargos de jerarquía) o bien de costado (para evitar las distracciones del movimiento, si ocupas cargos de labores específicas). Nunca debe estar directamente frente a la puerta, ya que quedarías a merced de las energías que circulan, y tampoco debería estar de espaldas al ingreso del ambiente, pues podrías quedar desprotegido.

Ubicar el escritorio en diagonal a la puerta de ingreso a la oficina es lo ideal. Esto estimula el éxito, te protege contra malas vibras y energías que puedan ingresar de súbito, y atraerá la buena fortuna. Si fuera posible, puedes colocar una división a tus espaldas para mayor seguridad; La oficina es el primer elemento a observar, aunque también

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