Administracion Del Tiempo

INTRODUCCION

Si hubiera un banco que te diera todos los días en la mañana 1440 monedas de oro y en la noche al final del día te quitará las monedas que no has usado, ¿qué harías? Seguro que gastarías en el día hasta la última moneda.

Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo.

En este sentido, ¿qué es el tiempo? El tiempo es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos Administración del Tiempo.

La administración del tiempo es determinar cómo usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible, sea a nivel personal, académico-profesional, social o empresarial.

De ahí que el éxito en los diversos aspectos de la vida de una persona está determinado por una administración efectiva del recurso tiempo. A nivel de organización, es imprescindible tener pleno conocimiento de la importancia que tiene este recurso, para ello es necesario aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, lo que se puede lograr teniendo en cuenta, aspectos como: la identificación de metas, objetivos y prioridades, conocimiento de las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo, conocimiento del ciclo vital de trabajo y la adaptación de la planificación del tiempo, entre otros aspectos.

De esta manera, a través de este trabajo, se busca dar a conocer la relevancia de este recurso para el desempeño de una gerencia eficaz dentro de cualquier organización, por lo que describiremos las características más importantes que envuelven a la Administración del Tiempo.

LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

La administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy en día, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los ejecutivos, sobre todo porque las metas y los objetivos dentro de una empresa tienen un tiempo determinado, porque cada organización tiene una cultura de tiempo que seguir y conservar, por el mundo competitivo en el que estamos en donde a diario evolucionan las expectativas de los clientes.

De ahí, que en el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos.

Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizar la matriz del tiempo y desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y

no urgente.

La matriz del tiempo, a la que se hace referencia se puede observar en el siguiente gráfico:

A partir de este gráfico se puede observar en el gráfico Nº 1, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan. En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I), están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, porque en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo. En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos porque su vida está en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.

Características del Tiempo. Entre algunas de las características del tiempo se puede mencionar:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Principios básicos para la administración eficiente del tiempo.

• Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

• El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

• El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

• Las actividades

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