Administracion de cartera. Factura utilizando el sistema de numeración autorizado por la DIAN?

Pregunta

Si

No

Comentario

1. Factura utilizando el sistema de numeración autorizado por la DIAN?

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Si no tienen la numeración autorizada, que se solicita en el formulario 1302 y que tiene vigencia por 2 años, entonces la DIAN aplicará la sanción del cierre del establecimiento (Ver art.10 de la Resolución 3878 de 1996, el artículo 684-2 y el 657 del E.T. Además, téngase presente que el art.3 de la Resolución 3878 de 1996 establece a quiénes se exonera de obtener esta autorización de la numeración (mencionan a las entidades públicas, a las entidades no contribuyentes de renta y a los notarios)

2. Factura dentro de los rangos autorizados en la Resolución de autorización incluyendo prefijos?

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Las instrucciones del formulario 1302 dicen que los prefijos que se soliciten en autorización pueden ser de hasta 4 dígitos entre letras y números. Pueden utilizarse prefijos para identificar la facturación de cada sucursal o agencia, o para distinguir si son ventas de contado ó a crédito.

Escoja un numero de factura recientemente diligenciada y compruebe que cumpla los siguientes requisitos

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a) Tiene preimpreso en litografía la leyenda "Factura de Venta"?

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El no cumplimiento de este requisito se sanciona con el 1% de la operación facturada sin exceder de 950 UVT (ver art. 652 del E.T.). Además, recuérdese que si la Factura se ha usado como Titulo Valor (Ley 1231 de julio de 2008), en ese caso el vendedor podrá conservar el original y haber entregado la copia al cliente y la circular 0096 de octubre de 2008 de la DIAN

b) Incluye preimpreso en litografía los apellidos y nombres (si es persona natural) o la razón social (si es persona jurídica) y también el NIT de quien vende los bienes o servicios

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El incumplimiento de este requisito se sanciona con cierre del establecimiento de comercio por 3 días. Y si reincide, entonces hasta por 10 días y hasta la multa en dinero de que trata el art. 655 que incluye desconocimiento de costos y gastos y multas en dinero de hasta 20.000 UVT (ver art.657 literal "a" y su inciso 4)

c) Incluye manualmente los apellidos y nombres (si es persona natural) o la razón social (si es persona jurídica) y también el NIT de quien compró los bienes o servicios, y además se discriminó en forma manual el IVA de la venta?

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En todos los casos, si se venden bienes gravados con IVA, dicho IVA debe estar discriminado. Además, en todos los casos, siempre se deben incluir los datos del comprador. Recuérdese que solo en los caso de los "documentos equivalentes a factura" (como es el caso de las boletas de entradas a espectáculos públicos y en los tiquetes de maquina registradora)  es cuando no se exige tomar los datos del comprador (ver art.4 del dec. 522 de 2003). Por tanto, quienes expidan "factura de venta" (ya sea en papel o en computador) siempre deben tomar estos datos. Si no lo hacen, se exponen a las mismas sanciones que ya mencionamos en el caso del literal "b" anterior  

d) Incluye preimpresa por la litografía una numeración que corresponde a un sistema de numeración consecutiva?

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En caso de no cumplir este requisito, las sanciones son las mismas que ya mencionamos en el literal "b" anterior.Ver también el art. 5 de la resolución 3878 de 1996

e) Contiene manualmente la "Fecha de expedición"?

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En caso de no cumplir este requisito, las sanciones son las mismas que ya mencionamos en el literal "b" anterior

f) Contiene manualmente una descripción específica o genérica de los artículos vendidos?

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En caso de no cumplir este requisito, las sanciones son las mismas que ya mencionamos en el literal "b" anterior

g) Contiene manualmente el valor total de la operación?

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En caso de no cumplir este requisito, las sanciones son las mismas que ya mencionamos en el literal "b" anterior

h) Incluye preimpreso por la litografía los datos del impresor de la factura (nombres o razón social y su respectivo NIT)?

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El no cumplimiento de este requisito se sanciona con el 1% de la operación facturada sin exceder de 950 UVT (ver art. 652 del E.T.). Ver también el art.618-2 y 629-1 sobre las obligaciones que tienen los tipógrafos elaboradores de factura en relación con ese trabajo

i) Si el vendedor tiene las condiciones para actuar como agente de retención de IVA (por cualquiera de los distintos 7 numerales que tiene el artículo 437-2 del E.T,) ¿Ha cumplido con incluir en forma manual o litográfica en alguna parte de la factura la leyenda que diga "Retenedor del impuesto sobre las ventas"?

El no cumplimiento de este requisito se sanciona con el 1% de la operación facturada sin exceder de 950 UVT (ver art. 652 del E.T.)