Control, administracion de operaciones y sistemas de informacion

CONTROL, ADMINISTRACION DE OPERACIONES Y SISTEMAS DE INFORMACION

CONTROL

El control es un proceso en si mismo, que se presenta para la administración, como una herramienta que permite garantizar que las actividades reales que distiende de una organización, se ajusten a las actividades que se han proyectado en la planificación de un objetivo, puesto que da la oportunidad al administrador de: medir, evaluar y corregir, durante el desarrollo de tales actividades y en la conclusión de las mismas.

Cuando se ha planificado una actividad que lleva a un objetivo, se deben establecer metodos de control, que permitan ver como se esta desarrollando dicha actividad y cumpliendo con tal objetivo; es por esto que se habla de medir, y para poder medir, antes se deben fijar normas y parametros de medicion; esta afirmacion, representa el primer paso en un proceso de control y su importancia radica, en el hecho de que es el momento en el cual se puede lograr claridad y exactitud sobre el proceso completo.

Una vez que el proceso de control, tiene normas y parametros fijos, se lleva a cabo la medicion como tal, elemento que tiene incidencia directa sobre la comparacion y evaluacion de los resultados; se comparan los resultados con analisis historicos, con los objetivos proyectados, se evaluan los factores que han guiado hacia el cumplimiento de los objetivos; pero si esta evaluacion indica que los resultados no son consecuentes con la proyeccion y que no se estan cumpliendo los objetivos parciales, se deben encontrar los posibles factores que impiden que se logre el desarrollo optimo de la actividad, con el fin de tomar medidas que permitan corregir tales factores.

El control es un proceso que debe ser ciclico y debe tener seguimiento durante todo el desarrollo de las actividades de una empresa, ya que este permite conocer y vigilar a fondo las caracteristicas, dificultades, cambios, ciclos que se presentan, no solo en el interior, sino en el entorno de una organización.

DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTROL

Uno de los retos que encuentra un adiministrador para desarrollar un sistema de control, es lograr que este sea eficiente, cuando se trata de retroalimentar con informacion oportuna y veraz, por esto se indicaba que uno de los elementos que tiene mayor importancia en el proceso de control es el de establecer metodos de control, pues aquí es donde se decide que se debe medir en una actividad; para esto se debe enfocar el analisis de los metodos de control basandose en dos puntos clave: areas clave de desmpeño y puntos estrategicos de control.

Áreas Clave De Desempeño

“Las areas claves de desempeño, son aquellos aspectos de la organización que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad triunfe.”

Esta definicion establece que las areas clave difieren, según el tipo de actividad que desarrolla la organización y según las actividades que desea controlar, por ejemplo en una empresa como SERFINANSA S.A. que ofrece productos financieros y a su vez atiende actividades orientadas al servicio de sus clientes, se pueden poner en procesos de control, tanto las actividades de financieras de la compañía, como el servicio al cliente que se proporciona.

Existen algunos conceptos pre-establecidos que pueden ser usados para medir el desempeño; estos se enuncian dependiendo de las areas funcionales de la organización, por ejemplo:

Para las areas de produccion los puntos de medicion mas fuertes pueden ser:

La calidad,

La cantidad,

Los costos,

El desempeño individual en el trabajo.

Para las areas de mercadotecnia:

El volumen de ventas,

Los gastos de las ventas,

Los gastos publicitarios,

El desempeño individual de los vendedores.

Para las finanzas y la contabilidad

Los gastos de capital,

Los inventarios,

El flujo de capital,

La liquidez.

Estos puntos mencionados son los mas basicos en sus areas, pero a su vez permiten definir normas y sistemas de control mas detallados, que se filtren con la organización.

Puntos Estratégicos De Control

Para encontrar los puntos de control estrategicos, existe un metodo muy util, que consiste en hacer enfasis en el analisis de los elementos mas importantes de la actividad, por ejemplo: en SERFINANSA S.A. uno de los procedimientos que tiene mayor relevancia esta en como se venden los productos de credito, si se eficiente al proporcionar la informacion correcta al cliente, se evitaran reprocesos y gastos operativos, por eso este representa para la empresa un punto estrategico en el cual debe ejercer estricto control; adicionalmente, los momentos del proceso en los que hay un cambio en las actividades de una organización, representan un punto estrategico de control, ya que se generan variables, en diferentes ambitos; para seguir con el ejemplo anterior, cuando un vendedor entrega al analista, un formulario de credito para estudio de riesgos o cuando el analista aprueba y entrega el credito al gerente, para su desembolso, encontramos cambios en la actividad basica de SERFINANSA S.A. y es alli donde debe haber parametros establecidos de control.

CONTROL FINANCIERO

Uno de los puntos clave donde una organización debe establecer controles para mejorar su rendimiento, son los estados financieros, ya que suponen un metodo sencillo de entender cuanto se gana y cuanto se pierde, en su forma mas basica.

Los estados financieros permiten cuantificar el valor de los bienes y servicios que maneja una organización y ofrecen resultados sobre tres puntos basicos de la economia de la empresa, la liquidez, la situacion financiera general y la rentabilidad. Los estados financieros mas comunmente utilizados son:

• El balance general; que muestra la situacion financiera de la compañía en un momento especifico y se expresan en su forma mas basica, en terminos de activos, pasivos y capital contable.

• Estados de resultados; a diferencia del balance general, los estados de resultados muestran el desarrollo de la situacion financiera de la compañía durante un intervalo de tiempo dado.

• Flujos de efectivo; que muestran las fuentes de ingresos de la compañía y como se usaron los fondos obtenidos durante cierto periodo de tiempo.

Métodos Para El Control Presupuestal

Los presupuestos son estados monetarios, que permiten analizar la informacion del capital, sobre las utilidades; que se determinan para llevar a cabo actividades proyectadas, estos dan la posibilidad de establecer normas claras y definidas para un periodo de tiempo determinado y de evaluar los

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