Administracion de contrato y proceso

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Administración de proceso y contrato

CICLO DE VIDA Y DEFINICIONES DE UNA ORDEN DE COMPRA

A continuación explicare que es una orden de compra cuáles son sus objetivos y elementos obligatorios que debe tener al momento d emitirse y motivos por los cuales puede ser rechazada o anulada.

Definamos orden de compra:

• Un pedido u orden de compra es un documento cuya emisión acredita el compromiso o vínculo comercial entre la empresa proveedora de un determinado servicio o producto y el cliente, y se asume que el comprador está interesado en obtener este servicio. Aunque es un contrato legalmente vinculante, no representa un "contrato de servicio" porque este tipo de documento lo excede en términos de derechos y obligaciones.

Es un documento que detalla todas las cantidades y precios de los productos a adquirir, así como las condiciones de venta. Por tanto, podemos concluir que el pedido es una solicitud por escrito del producto que se va a comprar. La orden de compra debe tener el contenido mínimo antes de que pueda ser emitida En este artículo, puede ver las distintas partes de la orden de compra.

En definitiva, son un recurso que incrementa la eficiencia de nuestro negocio, ayudándonos a enfrentar posibles quejas de clientes y mejorar el servicio al contar con un respaldo.

A continuación mencionaremos los motivos por los cuales emitir una orden de compra y sus objetivos:

• Permite llevar un correcto control y registro del inventario si la compra es a gran volumen de esta manera se mantiene al día inventarios y movilidad de productos.
• El comprador que emite la orden de compra puede realizar una planificación exacta de los costes que va a tener.
• Al proveedor le otorga seguridad, los costes de sus productos están estipulados y sabe cuándo va a cobrar.
• Se establece los requisitos de entrega, para ambas partes ayuda a planificarse.
• El proveedor puede planificarse mejor y enviar la mercancía de manera más rápida porque ya contará con el stock necesario.

Para generar una orden de compra debe contar con ciertos requisitos e información de forma obligatoria para que se genere de buena manera y que sea clara y concisa debemos recordar que la orden de compra acredita el vínculo comercial entre la empresa.

• Las partes que debe tener una orden de compra son las siguientes:
• Datos del comprador (nombre, dirección, contacto, empresa, etc.).
• Datos del proveedor que debe entregar la mercancía.
• Fecha y lugar de emisión de la orden.
• Producto, tipo, cantidad, descripción, precio por unidad, etc.
• Condiciones de pago (métodos de pago, fechas de vencimiento).
• Condiciones de la entrega (cuándo y cómo se recibirá el producto).
• Costo total del pedido y costo del envío.
• Firma autorizada.

Tras su emisión, cada parte (vendedor y comprador) deberán conservar una copia del documento.

Como en todo contrato legal, es necesario ser muy rigurosos en su redacción, de tal forma que podamos evitar cualquier tipo de inconveniente o malas interpretaciones durante el intercambio. 

• Anulación de órdenes de compra.

Las ordenes de compras también pueden ser anuladas por diversos motivos uno de los cuales son la inscripción o redacción de los datos de forma incorrecta, también pueden ser anuladas si al momento de la transacción una de las parte de oponer al echo cabe mencionar que aceptar la orden de compra es aceptar un vínculo directo entre proveedor y comprador. En caso que una orden de compra no haya sido aceptada, los organismos públicos podrán solicitar su rechazo, entendiéndose definitivamente rechazada una vez transcurridas 24 horas desde dicha solicitud.

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