Administracion

Sistemas de negocios y desarrollo de sistemas de información

Sistemas de información para los negocios

Los sistemas de información son como cualquier otro sistema dentro de una empresa en cuanto que tienen propósitos e interactúan con otros componentes de la compañía. La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada, mantener archivos de datos en relación con la empresa y producir información, informes y otras salidas.

Los sistemas de información están integrados por subsistemas que incluyen el hardware, el software y almacenamiento de datos para los archivos y bases de datos. Procedimientos específicos describen los sistemas utilizados. El conjunto particular de subsistemas, es decir, el equipo específico, programas, archivos y procedimientos, comprenden una aplicación de sistemas de información. Por lo tanto, los sistemas de información pueden tener aplicaciones de compras, contabilidad o ventas.

Dado que los sistemas de información dan apoyo a otros sistemas de la empresa, los analistas deben estudiar primero el sistema de la compañía como un todo y después los detalles de los sistemas de información. Con frecuencia el personal utiliza organigramas para describir las relaciones de los componentes de la empresa, como divisiones, departamentos, oficinas y personal. Aunque los organigramas pueden mostrar las relaciones formales entre los componentes con cierta exactitud, no dicen cómo opera el sistema del negocio, dado que muchos detalles de importancia no se pueden describir en las cajas del diagrama. Ejemplos de otros datos en relación con el sistema que son importantes para los analistas de sistemas incluyen:

1. Canales no formales. ¿Qué interacciones existen entre el personal y los departamentos, pero que no aparecen en el organigrama o en los procedimientos de operación previamente establecidos?

2. Interdependencias. ¿En qué otros departamentos y componentes de la empresa se encuentra una dependencia específica?

3. El personal clave y las funciones. ¿Cuáles individuos y elementos del sistema son más importantes para su existencia exitosa?

4. Relaciones críticas de comunicación. ¿Cómo circulan la información y las instrucciones entre los componentes de la empresa y cómo interactúan las diferentes áreas con las demás?

Este no es un conjunto exhaustivo de preguntas, pero marca la importancia de investigar y analizar la forma en la que operan las compañías.

Durante el diseño, en cambio, los analistas son responsables de identificar las características importantes que se necesiten en un nuevo sistema. Ellos especifican cómo operarán el sistema y sus subsistemas, las entradas que se requerirán y la salida que se producirá; asimismo, establecen en qué trabajo se utiliza la computadora y cuál se hace manualmente. Los analistas de sistemas tienen relación con los sistemas de control en dos formas: por un lado, describen los elementos de control como estándares y métodos para evaluar rendimientos, contra los estándares para los sistemas de información que diseñen. Al mismo tiempo, los sistemas de información que especifican proporcionan información a los gerentes y usuarios, de manera que puedan determinar si los sistemas del negocio que administran operan apropiadamente. Desarrollar mecanismos de retroalimentación en la empresa es un paso esencial en el diseño para apoyar las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los dos funcionará si está ausente un control adecuado.

En las empresas, los analistas desarrollan dos tipos diferentes de sistemas de información: los sistemas de procesamiento de transacciones mejoran las actividades diarias de las cuales dependen las compañías. Las aplicaciones normales incluyen el proceso de datos contables, preparación de nóminas y manejo de pedidos de ventas. Las actividades son de rutina, ocurren con frecuencia y en la misma forma. Los sistemas de procesamiento de transacciones automatizadas postulan como su objetivo básico la eficiencia, velocidad y exactitud en el procesamiento de grandes cantidades de datos.

Los sistemas de decisiones administrativas se utilizan para dar apoyo directo a los gerentes responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa. Aunque los sistemas de decisiones administrativas no les dicen a los gerentes cómo tomar la decisión, les ayudan proporcionándoles información importante que servirá de entrada al proceso de decisión. Los sistemas de informe para la gerencia (también llamados sistemas de información gerencial: management information systems) son una clase de sistemas de decisiones administrativas que proporcionan información en forma periódica para ayudar a los gerentes con las decisiones que surjan y que puedan anticiparse; por lo tanto, son altamente estructurados y los informes están en un formato predeterminado por el desarrollador de sistemas. Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones, son otro tipo de s8istema de decisión administrativa; en contraste, apoyan la toma de decisiones que está menos estructurada y que no es rutinaria, esto es, aquellas decisiones donde parte del proceso de decisión consiste en definir qué información es la necesaria, así como la manera de utilizarla. El gerente define los formatos de los informes durante el proceso real de decisión. Por lo tanto, no se pueden desarrollar antes de tiempo. El papel de los desarrolladores de sistemas involucrados con sistemas de apoyo en la toma de decisiones radica en diseñar sistemas con la flexibilidad necesaria para dar apoyo a los análisis especiales y a las consultas no planeadas de la administración o gerencia.

Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

El desarrollo de sistemas es un proceso consiste en dos etapas principales de análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo sistemas, se da cuenta de que cierto sistema del negocio necesita mejorarse.

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los analistas, diseñadores y usuarios que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información. Esta sección examina cada una de las siete actividades que conforman el ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Se debe tener presente que en la mayoría de las situaciones del negocio, las actividades están íntimamente relacionadas y son inseparables. En muchas ocasiones, el orden de las etapas será difícil de determinar. Las diferentes partes de un proyecto pueden encontrarse el mismo tiempo en diversas fases; algunos componentes pueden encontrarse en la etapa de análisis, mientras otros se hallan en etapas avanzadas del diseño. Algunos componentes pueden estar

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