Administración De Empresas

Descripción General

El Módulo de Configuración cuenta con herramientas que permiten a los administradores de la empresa según sean sus roles realizar la creación y administración de los datos de los centros de gestión de compra y venta según el tipo de empresa a configurar.

Para Los Compradores tiene las herramientas para crear y administrar centros de gestión de compras, maestros de recursos, cuentas de costo, bodegas centrales, contactos de la empresa y usuarios a los cuales se les asignan los roles y perfiles que permitirán a estos acceder a los diferentes módulos y funcionalidades, así como también los flujos de aprobación y mensajería.

Para los proveedores tiene las herramientas para crear y administrar los centros de gestión de venta, la mensajería de la empresa, los contactos de la empresa y los usuarios a los cuales se les asignan los roles y perfiles que permitirán a estos acceder a los diferentes módulos y funcionalidades, habilitando la mensajería correspondiente.

Configuración

1.1 EMPRESA COMPRADORA

Figura 2 Configuración de Empresa Compradora

1.1.1 INFORMACIÓN GENERAL

1.1.1.1 Reportes de impresión

a. Crear los reportes que utilizará cada obra para la impresión de la orden de compra

1.1.1.2 Direcciones

a. Crear las direcciones según la OT. (Facturación, Despacho y Obra). Siempre deberá crearse la dirección “No Aplica”, la cual se cargara como tipo despacho para cada obra

b. Cada dirección Tiene los siguientes campos:

i. Nombre : Este aparece al momento de crear una Orden de Compra

ii. Dirección: Solo datos de la calle. No colocar comuna, ciudad y departamento

iii. Ciudad : Colocar solo ciudad

iv. Comuna y Departamento: Seleccionar del listado del sistema

c. Siempre deberá existir una dirección predeterminada por defecto (colocar la de la casa matriz)

1.1.1.3 Contactos

a. Crear todos los contactos según la OT. (Facturación, Despacho, Obra, Postal)

b. Cada contacto debe tener los siguientes campos

i. Nombre

ii. Ubicación

iii. Teléfono, Fax, teléfono móvil

iv. correo electrónico : Obligatorio para el contacto de Compra que aparece en el monitor

v. Cargo : Este deberá debe estar estandarizado según el siguiente listado

1. Ayudante De Compra

2. Ayudante De Ventas

3. Gerente Comercial

4. Gerente De Adm. Y Fin.

5. Gerente De Operaciones

6. Gerente General

7. Ingeniero De Obra

8. Jefe De Compra

9. Jefe De Ventas

10. Socio

vi. Siempre deberá existir un contacto predeterminado por defecto (colocar al contacto comercial)

1.1.1.4 Usuarios

a. Crear todos los usuarios según OT

b. Cada usuario deberá tener los siguientes campos

i. ID : primera letra del Nombre + primer apellido. Ej.: mjerez

ii. Nombre

iii. Teléfono

iv. correo electrónico

v. Cargo : Este deberá debe estar estandarizado según el siguiente listado

1. Ayudante De Compra

2. Ayudante De Ventas

3. Gerente Comercial

4. Gerente De Adm. Y Fin.

5. Gerente De Operaciones

6. Gerente General

7. Ingeniero De Obra

8. Jefe De Compra

9. Jefe De Ventas

10. Socio

vi. Bloqueado: Este campo permite bloquear el acceso del usuario al sistema al momento de ingresar sus claves. No lo elimina de los flujos de aprobación, por lo tanto es importante validar los flujos antes de bloquear el acceso de un usuario

1.1.1.5 Razones Sociales

a. Se deben configurar todas las razones sociales según OT. Siempre debe existir una predeterminada (Dejar la misma del registro de empresa)

1.1.1.6 Configuración masiva

a. Esta opción permite cargar masivamente varios usuarios a diferentes obras al mismo tiempo, con sus roles, montos de compra, montos y flujos de aprobación.

b. Observaciones de la configuración masiva:

i. Borra todo los roles de los usuarios en las obras seleccionadas, antes de cargar nuevamente

ii. Deben cargarse primeros los usuarios aprobadores para que puedan ser seleccionados posteriormente como aprobadores de otros usuarios

iii. No deja predeterminada una obra, por lo tanto hay que predeterminar posteriormente la obra en la cual ingresará el usuario por defecto

1.1.2 ASIGNACIONES

1.1.2.1 Monedas

Deben asociarse 5 tipos de moneda, dejando predeterminada la moneda $

1.1.2.2 Unidades de medida

Por defecto el sistema arrojará las unidades estandarizadas del sistema. Estos podrán personalizarse por empresa. Dejar predeterminada la Unidad

1.1.2.3 Métodos de Despacho

Por defecto el sistema arrojará los métodos de despacho estandarizados del sistema. Estos podrán personalizarse por empresa. Dejar predeterminado “Despachar a dirección de envío” (en un principio)

1.1.2.4 Formas de Pago

Por defecto el sistema arrojará las formas de pago estandarizadas del sistema. Estas podrán personalizarse por empresa. Dejar predeterminado “Contra factura a 30 días” (en un principio)

1.1.2.5 Maestro de Recurso

Acá deberán asignarse los maestros correspondientes a la empresa (SOLO ESTOS). Dejar predeterminado uno por defecto

1.1.3 ORGANIZACIONES DE COMPRA

Las organizaciones de compra corresponden a las unidades de compra (Obras, Oficina Central, etc.) desde la cual los usuarios con acceso a estas podrán emitir pedidos de materiales, órdenes de compra y cotizaciones. Los datos de la organización serán:

1.1.3.1 Datos del centro de costo

a. Nombre : Nombre según OT

b. Comentarios : Vacío

c. Porcentaje de impuesto : Colocar 19

d. Teléfono : Teléfono según OT. Este aparece en el monitor de obra

e. Fax : Fax según OT.

f. Moneda : Dejar por defecto Peso chileno

g. Forma de Pago : Dejar por

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