Administración de inventarios.

Evaluación de los procesos.

RICARDO DIAZ RIVERA

Licenciatura Ejecutiva

Administración de Empresas

Tarea individual 3

Propuesta para establecer una buena Administración de inventarios.

INTRODUCCIÓN  

Inventario, una palabra que no nos es desconocida del todo, ha alcanzado una notoriedad muy alta, hemos escuchado que debemos mantener niveles óptimos de inventarios, pero ¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se deber mantener? Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de la organización. Además, el inventario "congelado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones, reducción de ganancias y pérdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones del mercado.

Manual: control y manejo de inventario y almacén, FIAEP, 2014.

DESCRIPCIÓN DE LA CADENA.

 Global Wine & Spirits LTDA (GWS LTDA) es una compañía líder en la importación de vinos y licores. Tiene una trayectoria de más de 8 años en el mercado colombiano y es el proveedor exclusivo de casas prestigiosas como “Concha y Toro”, “Casa Trivento” y “Evian”.

GWS almacena sus productos en la bodega subcontratada por el operador logístico SERVIALCOMEX, ubicada en Zona Franca. En esta bodega se encuentra un área delimitada para productos nacionalizados, denominada rentas. Desde este punto, se realiza la distribución hacia las agencias regionales. Los costos de bodegaje son iguales para productos sin nacionalizar y productos nacionalizados.

Análisis de inventarios.

La mayor cantidad de inventario está almacenada en la bodega Zona Franca en Bogotá, con más de 38.000 cajas. Esto representa un costo muy alto de bodegaje. El operador logístico le cobra en promedio $700 pesos al mes por caja almacenada, es decir, por el total de inventario actual se pagan $ 27.000.000 pesos mensuales. Igualmente se debe tener en cuenta que este producto no ha sido nacionalizado, es decir no está disponible para la venta y requiere de as más para estar en alguna bodega de consumo.

Situación financiera

En los últimos tres años de operación se han registrado pérdidas superiores a mil millones de pesos. Generar pérdidas ha impedido la captación de recursos financieros (negación de préstamos bancarios), exigiendo un cubrimiento total de las erogaciones de la empresa por el ingreso de ventas.

Se observa el desequilibrio entre la cartera y las cuentas por pagar a proveedores, debido principalmente a la diferencia temporal de su causación y efectiva transacción de flujo de caja. La gran mayoría de los proveedores establece el cobro a 90 días después de haber despachado la mercancía. GWS requiere de 30 días en promedio para disponer del producto, después de despachada la mercancía; es decir cuenta con 60 días para venderlo. Su cliente principal, las cadenas, hacen efectivo el pago en un horizonte de 120 días; el resto de sus clientes, en un promedio de 60 días. La demanda de vinos y licores es estacional.

Es pertinente analizar el inventario de los productos según su rotación. El 33% de los productos almacenados en bodegas de consumo o rentas a nivel nacional, corresponden a productos tipo C. GWS tiene cerca de 11.000 cajas de producto de baja rotación.

Finalmente la conclusión del panorama financiero, es que existe un grave problema de liquidez, el cual está afectando directamente el nivel de servicio de la empresa. Esto se debe a que no se cuenta con los recursos financieros suficientes para realizar trámites ineludibles, como la nacionalización de mercancía.

Una evidencia de los graves problemas que tiene GWS en la actualidad es el indicador de demanda insatisfecha. Diariamente el personal de servicio al cliente de la empresa, ingresa al sistema las órdenes de compra de los clientes para proceder con la facturación. El sistema no permite facturar aquella mercancía que no esté disponible para la venta en la bodega correspondiente. Dicha mercancía es la que se registra en el indicador de demanda insatisfecha. De esta forma, el indicador de demanda insatisfecha, sólo tiene en cuenta aquella mercancía que por razones propias de la cadena de suministros, no se encontró disponible en el momento que el cliente la solicitó, convirtiéndose en una venta perdida.

ANÁLISIS DE LAS ÓRDENES DE COMPRA

El sistema de inventarios de la empresa establece realizar las órdenes de compra con el fin de garantizar un inventario de seguridad de 2 meses.

Incumplimiento del inventario de seguridad.

 En la comparación de las ventas reales con las órdenes de compra realizadas se observa la superioridad del volumen de ventas, indicando que no se pidieron las cantidades requeridas para cumplir con el inventario de seguridad: las ventas de las referencias seleccionadas en el año 2009 fueron de 87.030 cajas, mientras que las cajas ordenadas fueron 60.875.

ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE DESPACHO DE LA MERCANCÍA.

El diagnóstico del sistema de inventarios de la empresa, procede a analizar los tiempos de despacho de la mercancía ordenada. El personal de Logística de la empresa mencionó que los tiempos de despacho reales eran superiores a los tiempos establecidos con cada casa proveedora.

ANÁLISIS DE LAS RESTRICCIONES FINANCIERAS.

 Para el estudio de las restricciones financieras presentes en el sistema de inventarios, es pertinente analizar el flujo del producto y el flujo de dinero, dentro los procesos dentro de la cadena de suministros. El análisis del flujo de dinero implica la revisión de los plazos de negociación con los clientes y el período de pago pactado con los proveedores.

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