LA NUEVA PROPUESTA PARA ESTABLECER BUENA ADMINISTRACION

• INTRODUCCIÓN

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

La importancia de la siguiente propuesta, radica en la contribución a las medianas empresas distribuidoras de productos químicos farmacéuticos de un modelo del que se propone el control y manejo eficiente de inventarios para propiciar la reducción de los costos.

• PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES.

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

Entonces, en la farmacéutica lo fundamental es la clara identificación de los insumos. Por normativa sanitaria, el Instituto de Salud Pública exige tener dos áreas diferenciadas, una de fábrica y otra de envasado, donde se deberá suministrar a cada una las materias primas necesarias con un altísimo nivel de exactitud. Uno de los aspectos críticos es la coherente identificación de los insumos que entran a la bodega. Lo que se realizará a través de códigos diferenciados por fecha, tipo de materia prima, origen y número de ingreso correlativo, lo que define además su ubicación dentro de la bodega dependiendo de sus características. La información quedará impresa en una etiqueta que será leída, procesada y almacenada por nuestro sistema de planificación de recursos empresariales, lo que nos permitirá trazar el producto desde su etapa de fabricación.

• MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS.

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Debido a lo anterior, en ésta empresa farmacéutica  se constituirá un sistema de control interno de los inventarios, cuya función será: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

Los desafíos de la logísticas; están en el control y manejo de las materias primas y en la trazabilidad del proceso, todos los procesos que nos permitirán cumplir con la entrega de un producto de calidad, de acuerdo al cumplimiento de normas, totalmente seguro y libre de riesgos. Definitivamente, la esencia de nuestra logística estará dentro de la bodega. Eso nos permitirá llegar con nuestros productos al mercado en forma eficiente y oportuna. Por eso, trabajaremos con bodegas climatizadas, con unidades de renovación de aire y control de la humedad. Están en línea con las exigencias de los organismos sanitarios, diseñadas con un orden uniflujo, para evitar contaminaciones cruzadas.

El ingreso de las materias primas a las bodegas, se realizará luego de una revisión, conforme a nuestro sistema, en forma automática se generarán etiquetas que indicarán el código del producto, fecha en la que llegó, cantidad, proveedor y la ubicación que tendrán dentro de los racks interiores de la bodega, que estará dividida en materias primas y material de envase. Una vez ubicado, quedará en estado de tránsito hasta que la unidad de control de calidad haga una revisión y les coloque una etiqueta verde, que significará que ese insumo está aprobado para ser utilizado en nuestro proceso productivo.

• ESTRUCTURA DEL COSTO DE INVENTARIO.

En cuanto a la estructura utilizada para los costos del inventario de la farmacéutica, se llevará acabo de acuerdo al siguiente diagrama. [pic 1]

Los costos tendrán la siguiente distribución de acuerdo a los porcentajes señalados, a continuación.

[pic 2]

• SISTEMA DE CONTROL DE REVISIÓN PERIÓDICA.

Un sistema de revisión periódica se puede llevar a cabo en la farmacéutica, en donde la demanda no es constante y tiene grandes variaciones. Se diseñará e implementará un modelo propuesto con los históricos de los materiales críticos utilizados en la farmacéutica para los medicamentos distribuidos por la empresa de estudio, así se disminuirá el déficit de inventario. Lograremos ver que  los costos de mantener el inventario se hacen mínimos para un nivel de servicio aproximado de 90% para cada uno de los artículos críticos.

...