Aspectos Generales Del Análisis De Procesos

UNIDAD 1: Aspectos generales del análisis de procesos

1.1 Conceptos básicos

1.1.1 Proceso:

Definición 1: Es un conjunto de actividades que está diseñado de manera ordenada racionalmente para producir un resultado que puede ser un producto o un servicio dirigido a un cliente o mercado.

Definición 2: Es un ordenamiento de actividades en un lugar y tiempo determinado y que tiene un principio y un fin, cuenta con el ingreso de unos insumos y busca la obtención de un resultado a través de una estructura con la que cuenta para la acción.

1.1.2 Procedimiento:

Es el conjunto de actividades y normas que debe cumplirse en cada etapa del proceso; es decir, es la normalización del proceso.

DIFERENCIA ENTRE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

La organización administrativa está compuesta por la estructura y los sistemas administrativos.

Un SISTEMA es un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o de una actividad.

Un PROCEDIMIENTO es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Es mediante los procedimientos que se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

Las OPERACIONES son los paso o acciones que es necesario desarrollar para ejecutar un procedimiento.

Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente relacionados.

Las actividades de Organización y Sistemas abarcan la totalidad de la organización, desarrollándose tanto a nivel de la estructura administrativa como de los procedimientos de trabajo.

En el campo de los procedimientos, los problemas son numerosos y variados:

- asegurar flujos de operaciones ágiles y constantes,

- evitar el exceso de burocracia,

- adecuar con flexibilidad prácticas normalizadas y adaptarlas a situaciones nuevas,

- promover una eficaz delegación que descongestione a los niveles ejecutivos superiores.

El análisis de los procedimientos busca la maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos. Esta se debe lograr con la presencia de un sistema de información que posibilite las comunicaciones ágiles y precisas entre sus componentes, lo que hace necesario la sistematización de los procedimientos administrativos.

Cabe destacar la diferencia entre procedimientos (concepto ya visto) y procesos.

Se entiende por PROCESO el conjunto ordenado y acotado de actividades interrelacionadas, que partiendo de ciertos insumos los transforma en bienes y servicios de mayor valor.

1.1.3 Especialización:

Es el grado en que las tareas organizacionales se subdividen en puestos separados. La extensión de la especialización es inversamente proporcional a la gama de tareas que daba realizar cada empleado.

1.1.4 Estandarización:

Es la medida en la que se desempeñan actividades similares de trabajo de una manera uniforme.

1.1.5 Jerarquía de autoridad:

Describe quien reporta a quien y el tramo de control de cada gerente. La jerarquía se ilustra con las líneas verticales en un organigrama. Cuando los tramos de control son limitados, la jerarquía tiende a ser alta; cuando son amplios, la jerarquía de la autoridad será más corta.

1.1.6 Complejidad:

Se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la organización y puede medirse en tres dimensiones: vertical, horizontal y espacial. La complejidad vertical se refiere a la cantidad de niveles existentes en la jerarquía. La complejidad horizontal es el número de puestos o departamentos que existen horizontalmente en toda la organización. La complejidad espacial es la cantidad de ubicaciones geográficas.

1.1.7 Centralización:

Se refiere al nivel jerárquico que tiene autoridad para tomar decisiones. Cuando la toma de decisiones se concentra en el nivel más alto, nos encontramos con una organización centralizada; cuando las decisiones se delegan a niveles organizacionales más bajos, es descentralizada.

1.2 Características de los procesos

1.2.1 Generalidades

Todo proceso que se realiza dentro de una organización, debe llevar implícito las siguientes particularidades:

- Responsable del proceso: A quien le corresponde velar por la adecuada coordinación y ejecución del proceso, evaluando y proponiendo cambios y mejoras. Es el lider del proceso.

- Límites: Debe determinarse el inicio y el fin del proceso.

- Procedimientos documentados: Formalizar el proceso en si, tal que cualquier persona que intervenga en él o no, encuentre las mismas instrucciones siempre que quiera consultar.

- Controles de evaluación: Que permitan medir y controlar los rangos mínimos y máximos permitidos, la optimización de los recursos, unidades imperfectas en un momento determinado.

- Relación con el cliente: Debe determinarse que el proceso esté encaminado a satisfacer las necesidades del cliente, tanto interno como externos.

- Determinar los tiempos y el lugar: Es establecer el cuándo y el dónde en que debe transcurrir el proceso; y a su vez, es una herramienta fundamental para el control de las actividades y de la interacción de las diferentes áreas.

- Actividades: Como componentes del proceso.

- Insumos: Son los recursos a transformar en el proceso.

1.2.2 Objetivos

Lo que se busca con estas generalidades y con la teoría descrita es:

- Hacer efectivo el desarrollo de las actividades dentro de la organización.

- Ser eficientes en el logro de las metas trazadas.

- Adaptar la organización según las necesidades del cliente.

- Disminuir la burocracia.

1.3 Importancia de los procesos

Una adecuada formulación y ejecución de procesos dentro de una organización contribuye a un mejor estar de la empresa tanto al interior como a la proyección de esta hacia sus clientes, proveedores y la sociedad en que actúa.

Los procesos hacen parte fundamental de la estructura de costos; lo cual conlleva a que una adecuada ejecución de estos propenderá por una optimización de los recursos de la compañía.

A través del mejoramiento de los procesos empresariales (MPE), la organización apuntará sus esfuerzos hacia una mejor posición en el mercado.

Con una adecuada optimización de los recursos lograda en los procesos, se alcanzará un aumento en la productividad; haciéndose entonces una empresa más competitiva, a la vez que se previenen errores.

1.4 Tipos de procesos

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