Auditoria

Capítulo 10:

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Entre las técnicas de recolección de datos, se pueden utilizar las siguientes: (a) la Observación Participante, Activa o Directa: en donde el investigador o los investigadores participan en el proceso investigativo desde el mismo lugar donde acontecen los hechos; No Participante: el investigador o los investigadores permanecen ajenos a los hechos que caracterizan la situación objeto de estudio; Estructurada o Sistemática: apela a instrumentos para la recopilación de los datos sobre los hechos abordados como objeto de la investigación; No Estructurada Ordinaria, Simple o Libre: donde el investigador o los investigadores no utilizan medios apropiados para recabar la información; Individual: es la que realiza una sola persona; En Equipo: es la que realizan varias personas; Efectuada en la Vida Real: en donde los hechos se captan tal cual como se van presentando, sin preparación; Efectuada en Laboratorio: tiene carácter artificial, se observan pequeños grupos. Para la Observación, se pueden emplear los siguientes instrumentos para recolectar datos: (a.1) el cuaderno de notas; (a.2) el diario; (a.3) grabador y reproductor de sonidos; (a.4) cámara fotográfica; (a.5) video-grabadora; etc; (b) la Entrevista: Estructurada: toma la forma de un interrogatorio en el cual las preguntas se plantean siempre en el mismo orden, y se formulan con los mismos términos.

Se realiza la entrevista sobre la base de un formulario previamente preparado y estrictamente normalizado; No Estructurada: deja una mayor libertad a la iniciativa de la persona interrogada y al encuestador, tratándose de preguntas abiertas que son respondidas dentro de una conversación teniendo como característica principal la ausencia de una estandarización formal. Puede adoptar tres modalidades: (b.1) focalizada: se centra en varios aspectos del problema que se investiga, estudia y analiza; (b.2) clínica: se asemeja a la entrevista focalizada, pero esta no trata de analizar la experiencia que han tenido varias personas, sino estudiar las motivaciones y sentimientos de éstas; y (b.3) no dirigida: el informante tiene plena libertad para expresar sus sentimientos y opiniones al encuestador, y éste a su vez, tiene que animarlo a hablar de un tema y orientarlo en el mismo. (Nota: la entrevista es una modalidad de la encuesta); y (c) el Cuestionario: que está destinado a ser llenado por la persona interrogada (cuando es llenado por el mismo interrogador, se le denomina como cédula). El cuestionario se caracteriza por estar conformado por una serie de preguntas, en los siguientes estilos: (c.1) abiertas: deja libertad a la persona encuestada para que responda de la forma que considere conveniente y de acuerdo a sus conocimientos; (c.2) cerradas o dicotómicas: sólo admiten dos tipos de respuestas, por ejemplo Si o No (se incluye un No se o Sin Opinión); y (c.3) preguntas de elección múltiple o de respuestas en forma de abanico: permiten seleccionar la respuesta entre varias opciones presentadas por el encuestador. Queda entendido que, tanto para algunas modalidades de la entrevista como en el caso del cuestionario, el instrumento utilizado es un formulario.

AUDITORÍA DE VENTAS

 Las ventas constituyen un área en la que la rápida obsolescencia de los objetivos, políticas, estrategias y programas es una posibilidad constante dada la volatilidad de los mercados.

 La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos comerciales de la organización en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La auditoria identifica zonas problemáticas y recomienda acciones a mediano y corto plazo.

 UNA AUDITORÍA DE VENTAS SE HACE POR QUÉ:

 Se debe monitorear la rentabilidad real de las ventas.

 Se debe mantener un monitoreo sobre la efectividad de las ventas.

 Se debe monitorear la efectividad de los canales.

 Se tiene un descenso de las ventas.

 Se tiene mercancía devuelta.

 Se tiene una cartera morosa.

 Se tiene poco o mucho personal

 Entre otras razones.

UNA AUDITORÍA DE VENTAS EFECTIVA MIDE:

 La idoneidad de la dirección de ventas.

 La idoneidad del plan de ventas.

 La idoneidad de la estrategia de servicio.

 La idoneidad de las estrategias de ventas.

 La idoneidad del proceso comercial de la empresa.

 La idoneidad del personal de ventas.

 La idoneidad de la clientela.

UNA AUDITORÍA DE VENTAS PRETENDE:

Mostrar dónde se encuentra la organización y cuáles fueron los logros de la función de ventas en relación con lo planeado.

Determinar áreas problemáticas y oportunidades y sugerir un plan de acción para mejorar la eficiencia de ventas de la compañía.

Características de una Auditoría de Ventas

 Detallada: La auditoría de ventas cubre todas las principales actividades de ventas de una empresa y no sólo aspectos problemáticos

 Sistemática: La auditoría de ventas involucra una secuencia ordenada de etapas de diagnóstico que cubren el entorno macro y micro de la organización, los objetivos y estrategias de ventas, sistemas y actividades de ventas específicos.

Características de una Auditoría de Ventas

Independiente:

Una auditoría de ventas se puede realizar de seis maneras:

Ø Autoauditoría.

Ø Auditoria transversal.

Ø AuditorÍa vertical.

Ø Mediante una oficina auditora de la compañía.

Ø Mediante un equipo de auditoría que forma parte de la compañía.

Ø Mediante un auditor externo.

Procesos para realizar una Auditoría de Ventas

Análisis de Costos

Para llevar a cabo este análisis se toman los gastos totales de ventas de la compañía y se dividen en partes que posteriormente se asignan a varios aspectos de la función de ventas:

 Gastos por tamaño de pedido,

 Gastos de producción,

 Gastos por cliente o por clase de cliente,

 Gastos por territorio de venta.

 Gastos no asignables.

Procesos para realizar una Auditoría de Ventas

Análisis de ventas

Resultados monetarios

...