Autoridad De Fiacalizacion

CASO PRÁCTICO

AUDITORIA OPERACIONAL

CASO PRACTICO NUMERO 1 (PARA RESOLUCIÓN EN CLASES DEL DÍA JUEVES 23/05/2013)

EFICIENCIA OPERACIONAL GENERAL

(Nota : Se está partiendo de la base de que el jefe de Auditoría Interna acaba de ser cambiado, por esta razón se incluye la crítica de dicho departamento).

I - CARACTERISTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

Ubicación de la empresa - La empresa “Industria “X” , S .A .” está ubicada en la ciudad de Bogotá lugar que fue seleccionado por estar cerca del mercado más grande del país. La empresa cuenta con una planta y oficinas administrativas.

En la decisión para determinar el lugar en que debería estar la empresa, nunca se llevo a cabo ningún estudio; el único argumento que se tomó en cuenta fue el anotado de estar cerca del mercado más grande existente.

Organización - La organización de la empresa está estructurada como sigue:

Presidente de la compañía.

Al mismo nivel gerente de ventas, gerente de producción, gerente de compras , gerente de finanzas y gerente de personal.

Dependiendo de estos gerentes existe un Subgerente, en ocasiones llamado ayudante o asistente, y abajo de ellos el resto del personal.

No existe ninguna gráfica de organización que la defina, y es muy común que exista invasión de funciones y que los empleados y obreros, en ocasiones se encuentren confundidos en cuanto a quién es su jefe ; en épocas de reajuste en que a llegado a faltar el gerente de producción , el gerente de ventas a intervenido en las funciones de producción por acuerdo de la presidencia, sin que ello se haya notificado al personal de manufactura.

Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento (compras, ventas, contratación de personal, etc.) siempre han quedado al juicio del gerente respectivo. Esto ha originado que en ocasiones en que se ha cambiado algún gerente, este imponga un nuevo estilo y cambie los procedimientos a seguir , creando confusión en el personal subordinado.

En algunas entrevistas con supervisores de producción, contabilidad y ventas, encontramos quejas de que en ocasiones se les exigen responsabilidades que nunca se le habían notificado, sin habérseles concedido tampoco la autoridad correspondiente, por ejemplo:

A un supervisor de producción se le llamó la atención porque tres hombres bajo sus órdenes no estaban trabajando pues su máquina se había descompuesto. El supervisor, desde dos días antes, había pedido mantenimiento sin habérsele proporcionado.

A un supervisor de ventas se le llamó la atención porque sus vendedores no habían cumplido la cuota asignada, sin embargo esta cuota no se les había notificado y en su determinación, nunca se les consultó.

Al supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad e le llamó la atención por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante el cual dejó de surtir por este hecho. Estas facturas si habían sido aprobadas por ese departamento un mes antes pero en la programación de pagos no había sido incluida porque, por órdenes del gerente de finanzas, todos los pagos mayores a $50.000 deberían ser detenidos.

Producción - La empresa se dedica a la elaboración de productos farmacéuticos utilizado tecnología inglesa y alemana por la que paga regalías y esporádicamente, asistencia técnica.

Financiera - Anualmente se elabora un presupuesto, que se encomienda al gerente de finanzas.

Dicho presupuesto tiene las siguientes características :

En su elaboración sólo interviene el departamento de finanzas y esporádicamente se consulta a los gerentes de los departamentos.

El presupuesto solo es por un año.

No está dividido por áreas de responsabilidad.

La principal fuente de financiamiento es la cobranza de la empresa.

Instalaciones productivas - La compañía cuenta con una planta la cual se ha ampliado por ordenes de expansión debido al desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los ya existentes. El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado.

La compañía cuenta con el siguiente personal:

Obreros 8,800

Empleados 400.

La mano de obra no requiere ser muy calificada, y generalmente se le entrena dentro de la empresa y no existe problemas para hacer contrataciones.

Ha sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones laborales, que se rigen por medio de un contrato colectivo firmado con el sindicato al que se encuentran afiliados los obreros. En lo que a los empleados administrativos se refiere, las relaciones se rigen por contratos individuales firmados con ellos y las disposiciones de la ley del trabajo.

Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan las industrias del ramo.

La gerencia de personal se encarga de desarrollar todas las labores de “relaciones industriales”.

Abastecimiento de materia prima : El 60% de la materia prima se compra en el país y el resto es importada de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.

La coordinación de compras está asignada al departamento respectivo.

Ventas: Las ventas son realizadas a través de agentes. Existen centros de distribución (bodegas atendidas por un almacenista) en las ocho ciudades más importantes del país.

Se efectúa la publicidad a través de las revistas médicas.

Sistema de información: Existe una organización contable bien definida que permite la captación de información requerida para procesar los estados financieros necesarios a la empresa.

En una entrevista llevada a cabo con el contralor se obtuvo la siguiente información:

...