Business Intelligence Con Excel. Más Allá De La Hoja De cálculo

Los equipos de BI se han visto obligados a moverse hacia una estategia de adaptación al Excel. Se debe trabajar para controlar y gestionar el uso de Excel BI para utilizarlo de la mejor manera posible, recomendando que Excel se integre con el software de BI para poder exportar datos a hojas de cálculo y habilitar a Excel para que funcione como una presentación de datos además de ser una herramienta de manipulación de datos "per sé".

Cualquier persona con cierto grado de responsabilidad en su empresa tiene que manejar una ingente cantidad de datos de su compañía. Estos datos, relevantes para el buen funcionamiento de la misma, son revisados, manipulados y traspasados de un compañero a otro, de unos departamentos a otros, a través de cientos de Excels, PDF o Words que cada uno de nosotros apilamos en nuestros PCs de forma local y que compartimos mediante email que se pierden en el olvido. Gran parte de nuestro tiempo lo perdemos enfrentándonos a un maremágnum de datos que hemos de localizar, unir y verificar.

Hoy en día, se cuenta con soluciones de Business Intelligence que ayudan a resolver este problema facilitando el acceso a la información y agilizando la toma de decisiones porque se dispondrá en todo momento de la información actualizada. Con este sistema se facilita la recogida y validación diaria de la información. Todos los días el sistema carga los datos que cada departamento haya generado posibilitando el control y la comunicación interdepartamental. La información agregada diariamente es traducida a lenguaje de negocio y se hace visible y accesible a todos los miembros de la organización mejorando la calidad del dato al eliminar o reducir el tratamiento manual de la información. De esta manera, se automatiza la comprobación de errores, en lugar de confiar en los usuarios de negocio para que revisen a ojo los datos de filas y columnas para tratar de detectar valores incorrectos o fórmulas mal aplicadas. También podría ser útil controlar el acceso a determinadas hojas de cálculo Excel a través de cifrado y protección por contraseña, de modo que cada usuario tendrá acceso y visibilidad únicamente a la información que necesita.

Otro de los beneficios que se obtienen es que ofrece información en tiempo real sobre el estado de la empresa: lo que nos permite tomar decisiones acertadas y en base a la realidad presente de la compañía, favoreciendo la unión interdepartamental: toda la empresa irá en la misma dirección, hablará el mismo lenguaje y dispondrá de la misma información, con lo que habrá un ahorro de los costes.

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