CALIDAD EN MI EMPRESA

Según Álvarez Torres Martin, en su libro Manual para elaborar manuales de Políticas y Procedimientos, Primera Edición 1990, indica la estructura que debería contener un manual de procedimientos.

1. Contenido
2. Portada
3. Índice
4. Hoja de autorización de área
5. Políticas
6. Objetivos
7. Bitácora de revisiones u modificaciones
8. Procedimientos
9. Formatos
10. Anexos

Con respecto a la información obtenida de mi empresa adjunto lo siguiente:

Actualmente laboro en el departamento de Operaciones, en el cual nos encargamos de realizar auditorías internas en cuanto a procesos que se realizan dentro del área, esta revisión se realiza operativamente, dando respuestas a soluciones cuando existen inconvenientes o dudas de procesos.

En el presente adjunto procedimiento del departamento de crédito.

Apartados o estructura del procedimiento

1. Logo de la empresa: se identifica la empresa y el manual al que pertenece.
2. Tipo de documento: Se identifica el Manual al área que corresponde.
3. Título de procedimiento: si cumple. 
4. Fecha de aprobación: si se detalla en portada.
5. Responsabilidades: Personal que elabora y autoriza dicho Documento.
6. Numero de página: si cumple en todo el manual
7. Políticas: Se generaliza al manual completo.
8. Diagrama del proceso: Se incluye el flujo de procesos.
9. Descripción del procedimiento: La descripción del Procedimiento es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades concatenadas, que precisan de manera sistémica él como realizan una función o un aspecto de ella y de las cuales si cumple.
10. Riesgos: se incluye en cuanto al proceso en si
11. Mitigación: se incluye en cuanto al proceso en si
12. Firma autorizada.

CONTROL DE CAMBIOS

Con respecto a la estructura generalizada como lo indican diferentes autores considero que no aplica en su totalidad con algunos apartados, detallo a continuación:

1. Contenido: Cada año se realiza una actualización en cuanto a los manuales que incluyen los procedimientos dependiendo de cada área, como sugerencia podría decir que no hay mucho enfoque a los procedimientos, es decir debería existir un manual de procedimientos ya que se está incluyendo dentro del manual de área.
2. Pie de página: se debería establecer un pie de página indicando el tipo de versión.
3. Objetivo: No se encuentra especificado en el proceso, pero si en el manual, el cual nos ayudaría contestando la descripción del procedimiento, donde empieza y donde termina.  
4. Políticas y lineamientos: Son una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Es conveniente que las políticas y lineamientos se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento.
5. Diagrama de procesos: se debería especificar el número de dicho proceso en la gráfica para no perderse con las actividades, son parte importante debido a su sencillez grafica permite ahorrar muchas explicaciones en cuanto al procedimiento.
6. Código del procedimiento: Fecha de aprobación y número de versión: Incluido correctamente.
7. Bitácora de revisiones u modificaciones: debería incluirse como un antecedente para mejoras de cambio.
8. Definiciones: Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido específico o restringido en comparación al conjunto de definiciones del diccionario.
9. Formato: La separación en cuanto a procesos y procedimientos ayudaría para dar una clara idea y comprensión de las actividades.

CONCLUSIONES

El presente análisis me permitió tratar la realidad con la que trabaja la empresa donde laboro, misma que se encuentra constituida desde hace 56 años, siendo esta no clara en cuanto a formatos establecidos para sus procedimientos, actualmente se encuentra expandiéndose en el país por lo que sería necesario considerar la mejora continua en dichos procesos, principalmente en una de sus actividades principales como lo es el área de crédito siendo esta una entidad financiera. dándole a la empresa una mejor imagen, compresión para sus colaboradores y así mismo externamente siendo competitivos a nivel nacional.

...