Caso: mi empresa

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Dado el siguiente relato, del dueño de una empresa que se dedica a la distribución de útiles escolares, proponer tres alternativas de automatización de los sistemas de información que pueden identificarse de sus dichos. Tener en cuenta que por tratarse de alternativas, las mismas deben ser excluyentes, no acumulativas.

Mi empresa se dedica, básicamente, a comprar útiles escolares en las fábricas nacionales y en algunos importadores que tienen mercadería de buena calidad. Por lo general, lo que me ofrecen los importadores es bastante más barato que lo nacional pero de inferior calidad y, por el tipo de clientes con que trabajo no tiene salida ese tipo de mercadería.

Tengo asignada la distribución exclusiva de los productos de la marca XX en la zona comprendida por 12 localidades de la región metropolitana. Las compras de mercadería se realizan una vez por mes, sin embargo, durante el mes de febrero se hace una compra extraordinaria debido a las compras que mis clientes realizan en marzo por el comienzo de las clases.

Justamente, necesitaría que el sistema me compare cuales fueron mis ventas del período febrero- marzo de los años anteriores para poder decidir que comprar. Claro que también debería tener en cuenta el stock que tengo disponible en ese momento.

Otra cosa que me interesa, es que el sistema me lleve el stock de mercadería. En este tema tengo todo bastante desordenado.

Trato de controlar cuando se arma cada uno de los pedidos pero nunca se cuánto tendría que haber de cada producto. Intente varias veces llevar planillas con stock inicial, compras y ventas para obtener el stock actual pero contratando un empleado exclusivamente a esta tarea, nunca llegaba a tener la información al día. Tengo casi 400 productos diferentes, este es un rubro complicado.

Volviendo a lo de las compras, sería bueno poder saber si lo que mis proveedores dicen que les debo, es lo que realmente les tengo que pagar. Me paso una vez de pagar dos veces la misma boleta. Eso lo estoy llevando con una ficha por proveedor en la que se asienta cada factura de compra y cada vez que le pago. Lo que me desordena un poco es lo de las notas de crédito. Cuando le devuelvo mercadería me hacen una nota de crédito, y también por ciertas bonificaciones. Esos comprobantes me llegan siempre muy tarde y nunca se si me los desconté o no de lo que le termine pagando. Tengo la información pero nunca estoy seguro de que los números me representan lo que realmente está pasando en mi negocio.

Lo peor fue el día que la gata, vieron la gata que se cruzaron cuando entraron, estaba durmiendo dentro del fichero, en el que tenemos las cuentas corrientes de proveedores, y tuvo su cría. No saben que desastre. Perdimos las fichas de 10 proveedores. Las demás se podían leer y las pasamos en limpio, estás quedaron destrozadas. No nos quedó otra que llamar a cada proveedor y preguntarle cuanto le debíamos.

Otro tema es el de los clientes. Les vendemos a Librerías, Kioscos, Mercaditos, todo el que quiera vender cosas de librería.

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