CASO: PLANIFICACION ESTRATEGICA La empresa “Figura y Forma, S.A.”

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La empresa “Figura y Forma, S.A.” inició sus actividades en el campo de la cosmética en el año 1965. A lo largo de estos años, se ha convertido en una de las empresas líderes del sector, con una Planta de Producción altamente automatizada y una plantilla de 191 personas, distribuidas de la forma siguiente:

• 8 gerentes (incluido el gerente general).
• 9 Jefes regionales comerciales.
• 10 jefes de departamento.
• 19 técnicos.
• 45 vendedores.
• 18 secretarias.
• 30 administrativos.
• 52 operarios.

La edad media de la plantilla es de 43,25 años y su antigüedad media de 12 años. El índice de rotación externa, que hasta hace dos años era casi nulo, se ha disparado y actualmente se sitúa en un 7,35%, con los siguientes índices por grupos:

• Gerentes, 0%.
• Jefes zona comercial, 0%.
• Jefes de departamento, 10%.
• Técnicos no informáticos (2 Mkt, 5 Producción e I+D), 14,3%.
• Técnicos informáticos (2 técnicos de sistemas, 4 analistas y 6 programadores), 25%.
• Vendedores, 13,33%.
• Secretarias, 5,5%.
•  Administrativos 3,33%.
•  Operarios 1,92%.

Las remuneraciones promedio anuales de los diferentes grupos son las siguientes:

• Gerentes, 120 000 dólares
• Jefes zona comercial, 100 000 dólares
• Jefes de departamento, 75 000 dólares.
• Técnicos no informáticos, 40 000 dólares
• Técnicos informáticos,  45 000 dólares
• Vendedores

 Fijo, 10 000 dólares

 Variable, 30 000 dólares

•  Secretarias, 20 000 dólares.
•  Empleados administrativos, 22 000 dólares.
• Operarios, 18 000 dólares

Hasta ahora no existía Departamento de Recursos Humanos, encargándose el Jefe del Departamento de Personal de la elaboración de contratos y nóminas, así como de las negociaciones colectivas y asuntos jurídicos. La selección de personal está encargada desde hace tiempo a una consultora, cuyos resultados últimamente no son tan satisfactorios como sería de desear. La formación no ha existido en la empresa, salvo casos muy puntuales. Los salarios se han establecido, desde siempre, en función de la opinión de cada gerente. No existen descripciones de puestos.

Ante el aumento de la rotación externa, acompañada de un incremento paralelo del índice de absentismo, se han hecho una serie de sondeos informales entre los jefes de departamento y Jefes de zona, percibiéndose un claro deterioro del clima organizacional. Asimismo, el índice de rechazo de los productos de la empresa ha aumentado, durante los dos últimos años, en un 12% en los pequeños minoristas y en un 17% en las grandes distribuidores.

Por todo ello, el Comité de gerencia  ha decidido crear la Gerencia de Recursos Humanos, en la que se incluiría el actual Departamento de Personal, y contratar a un licenciado en Dirección y Administración de Empresas y diplomado en Relaciones Laborales con 10 años de experiencia y con los siguientes objetivos:

1. A corto plazo (1 año)

1. 1. Determinar el Organigrama y la Plantilla de su gerencia.

1.2.                Elaborar un Plan de Reclutamiento y Selección (externo o interno).

1.3.                Conocer los problemas que existen en cuanto al clima organizacional.

2. A mediano plazo (3 años)

2.1.        Elaborar los Programas de Formación adecuados a las necesidades de la empresa.

2.2.        Programar soluciones a los problemas detectados en el Estudio de Clima.

2.3.                Elaborar un Manual de Acogida y un Manual de Funciones.

3. A largo plazo (5 años)

3. 1. Elaborar y poner en práctica un Programa de Planes de Carrera.

3.2.                Elaborar y poner en práctica un Plan de Remuneraciones.

3.3.        Elaborar y poner en marcha un Plan de Evaluación del Rendimiento (dentro de un Programa de Dirección por Objetivos que se comenzará a implantar en el año 2012).

Preguntas:

Estos objetivos pueden ser modificados por el nuevo gerente de Recursos Humanos, cuya primera tarea será elaborar un plan estratégico para su dirección.

1. Usted se acaba de incorporar como gerente de Recursos Humanos a la empresa “Figura y Forma, S.A.”. Su primera tarea consistirá en presentar su plan de trabajo para la gerencia de Recursos Humanos, indicando los objetivos a corto, medio y largo plazo y explicando los pasos que daría para conseguirlos.

1. Explique, por favor, su plan, teniendo en cuenta  sólo los datos que se le presentan en el caso y recuerde que, si lo considera necesario puede cambiar los objetivos que se le han presentado.

Responder adecuadamente las preguntas no es óbice para considerar los elementos o factores que a su criterio son claves para resolver la problemática inmersa en el caso.

SOLUCIÓN:

Proponemos el siguiente plan de trabajo elaborado por la Gerencia de RRHH para el corto plazo:

1. Paso uno: Desarrollar la Misión , visión y valores del área de RRHH

Plazo: 1er Mes

• Reuniones con la Gerencia General, Directorio y Accionistas a fin de conocer al detalle la Misión, visión y valores de la empresa; además de conocer los parámetros básicos de cómo la empresa tiene la intención de actuar hacia sus clientes, empleados, y el público en general.
• El plan que presente el nuevo gerente de recursos humanos debe estar acorde con plan estratégico de la compañía.

1. Paso dos: Análisis del ambiente externo

Plazo: 1er Mes

• Análisis y estudio de las oportunidades y amenazas externas, a fin de conocer los cambios en el ambiente externo que repercutirían de manera directa en la organización.

1. Paso tres: Análisis interno

Plazo: 2do al 6to Mes

• Examinar las Políticas Generales de la Compañía y las asociadas a RRHH.
• Toma de Data: rubro de la compañía, diagramas de procesos, equipos y áreas relevantes.
• Estatus del personal actual, por rubros, procesos, áreas y/o divisiones.
• Bosquejo de la organización actual.
• Establecer las primeras conclusiones y proponer la contratación de más personal en el área de RRHH.
• Desarrollo de entrevistas personales al 100% de los trabajadores de relevamiento de información específica acerca de sus funciones, experiencia profesional, formación y/o entrenamiento (Del 3ero al 5to mes).
• Formulación, realización y análisis de encuestas anónimas sobre diversos temas: comodidad, clima laboral, problemas externos, accesos, alimentación (4to mes).
• Definición de diagrama de Procesos, con apoyo de todas las gerencias.
• Desarrollo del Organigrama de Empresa (corporativo) y el organigrama por unidades de negocio.
• Debido a la criticidad del desempeño del área de Producción, se realizará un análisis específico de su estructura y de su capacitación.
• Presentación a la Alta Gerencia (6to mes):

• Organigrama
• Diagramas de procesos
• Pronóstico de la demanda y oferta de empleados, análisis de la brecha existente. Se analizarán los hallazgos identificados al inicio de la gestión, versus la propuesta inicial.
• Análisis de encuesta de clima laboral
• Presentación del diagnóstico desarrollado para la Gerencia de Producción.
• Desarrollo de cuadros de asignación de personal, en donde se incluirá: Cantidad, perfil requerido y descripción del puesto (funciones que realizarán los trabajadores) y políticas de selección.

1. Paso cuatro: Formulación de la estrategia

Plazo: 7mo mes

• Proponer plan de reclutamiento de personal; de rotación o movilidad interna, según sea el caso.
• Promover actividades de integración para mejorar el clima laboral (campeonato deportivo, almuerzos, celebración día del trabajo, etc).
• Definir con las gerencias de línea  los rubros relevantes en los que se debe capacitar al personal, en aspectos técnico-operativos, habilidades blandas, administrativos y/o de procesos, y de seguridad y medio ambiente.

1. Paso cinco: Implementación de la estrategia

Plazo: 8avo al 12avo mes

• Contratación de empresa especialista en Couching o similar, para acompañar todo el proceso de implementación.
• Comunicación a todo el personal del Reglamento de Trabajo y Políticas de la empresa, relativas al Tratamiento interpersonal, tanto interno como externo.
• Reuniones semanales o quincenales de seguimiento a la implementación.

1. Paso seis: Evaluación y valoración

Plazo: 13avo mes (2do año).

• Proponer formatos de calificación por rendimiento, tanto desde los jefes hacia los subalternos, como desde los subalternos hacia los Jefes.

• Elaboración y aplicación del Plan de Evaluación de Rendimientos.
• Análisis de información recogida en reuniones de seguimiento.

Además, la Gerencia de RRHH propone para el mediano plazo, los siguientes objetivos:

1. Proponer de Manual de Organización y Funciones (MOF)

El manual estará orientado a definir los perfiles (competencias, funciones, responsabilidades y objetivos) de cada puesto de trabajo.

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