COMO HACER JUNTAS DE TRABAJO BREVES Y PRODUCTIVAS

COMO HACER JUNTAS DE TRABAJO BREVES Y PRODUCTIVAS

Muchas veces se llevan a cabo reuniones demasiado extensas, sin un propósito específico y cuyos resultados no son satisfactorios. Un factor esencial para la efectividad de una reunión es que haya una clara comprensión de los objetivos a ser alcanzados. Una vez que se haya definido bien el propósito de la misma, se resolverán cuestiones tales como dónde y cuándo se hará la reunión y quiénes van a participar.

Las agendas podrán incluir tiempo para:

1) revisión de apuntes sobre asuntos tratados previamente,

2) debate de temas nuevos; y

3) evaluación del progreso hacia la obtención de objetivos.

A los supervisores se les previene que no sean demasiado optimistas con respecto a cuánto pueden obtener de una sola reunión.

Varias reuniones breves pueden dar mejores resultados para determinados objetivos. Los participantes estarán más dispuestos a absorber el material de capacitación, por ejemplo, cuando los pueden aplicar entre sesiones. Esta flexibilidad puede no darse cuando es necesario tomar una decisión antes de levantar la sesión. Además, cuando los participantes deben viajar grandes distancias para asistir, o tengan que hacer arreglos para que sus obligaciones sean debidamente atendidas durante su ausencia, una reunión única, si bien más extensa, será preferible.

A la mayoría de los empleados no les desagrada participar en una reunión si ésta es productiva. La reunión puede ser abreviada cuando se asignan actividades en forma previa, tales como lectura o adquisición de información. Llevar a cabo reuniones ya sea cerca de la hora de salida, o en la intemperie en un día frío o ventoso, propenden a la brevedad, pero desalientan la participación de los trabajadores. Otros factores que influencian la interacción grupal incluyen la disponibilidad de asientos, bebidas, la temperatura, iluminación y ventilación

Sin importar la formalidad aparente, para ser efectiva una reunión debe ser bien planificada.

Dirigiendo la reunión

El papel de la persona que conduce la reunión es:

1) que la reunión no se desvíe del objetivo propuesto (función de asignación) y al mismo tiempo:

2) asegurarse que todos tengan la oportunidad de hablar y que se enfrenten las necesidades de las personas (función de mantenimiento).

Con mucha frecuencia el supervisor asume la tarea de conducir la reunión, pero este papel puede ser delegado. Una reunión con un líder ineficaz frecuentemente se parecerá a la de nuestros amigos hablando de los pingüinos.

Comenzar a tiempo es una buena práctica; también lo es el terminar a tiempo. La puntualidad, o su falta, puede convertirse en una tradición. Si la orden del día (o agenda) no ha sido distribuida antes de la reunión, se puede hacerlo al comienzo de la misma. La persona que dirige la reunión puede solicitar sugerencias para agregarlas al orden del día. Antes del comienzo de la reunión, los empleados también pueden ser estimulados a sugerir temas para discutir.

Las directivas para las discusiones pueden ayudar a que la reunión se desarrolle de una manera ordenada. Algunos ejemplos de reglas que pueden utilizar incluyen las siguientes:

• Sólo una persona habla a la vez. Si aumenta el desorden en la reunión, cualquiera que desee hablar debe indicarlo y ser reconocido antes.

• No se deben conducir conversaciones privadas durante la reunión.

• Las personas deben hablar sobre el tema que se discute.

• Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre personas.

• El papel del líder del grupo —cuando fomenta la participación— es la de un facilitador.

En vez de tomar partido o mostrar favoritismo, puede ayudar a los participantes a clarificar sus puntos de vista, sin juzgar el mérito de sus ideas. Un supervisor que desee involucrarse en la discusión debería pedir a otra persona que dirija la discusión.

Además de hacer lo posible para que la reunión no se desvíe de su objetivo original, una de las mayores responsabilidades del líder del grupo es la de facilitar la toma de decisiones. Es necesario que los participantes de la reunión sepan de antemano cuánta autoridad tendrán para tomar decisiones que se les ha delegado.

Para desarrollar la comprensión de un problema y comenzar el proceso hacia su solución, los líderes de grupo pueden utilizar algunas de las siguientes estrategias.

• Seleccione un reto a la vez y discuta las posibles soluciones. Hágale saber a los participantes que quiere escuchar varias alternativas de soluciones para resolver el problema.

• En lugar de comenzar con soluciones, primero enfóquese en un análisis detallado de dónde las cosas pueden fallar.

• El énfasis de toda discusión debe ser la comprensión del problema, no la asignación de culpabilidad.

• Una vez que el desafío se aclare, realizar una búsqueda de ideas para tratar de encontrar posibles propuestas y soluciones (para ser evaluadas más tarde, no ahí mismo).

• Aliente a los participantes a ser inconclusos con sus comentarios (por Ej., con el uso de tales palabras como tal vez, pienso, es posible, etc.), para no sofocar la creatividad.

• Pida nuevos aportes que incluyan partes de las mejores sugerencias que ya hayan sido presentadas.

• Durante el proceso, puede realizarse un voto barométrico. El propósito no es de finalizar la decisión, sino de saber qué están sintiendo los participantes después de ver los desafíos bajo una nueva luz.

• Provoque la discusión sobre los puntos a favor y en contra de las distintas aproximaciones que se han propuesto.

• Intente un acuerdo general entre los participantes. Evite llegar a decisiones por medio del voto prematuro. Antes de votar, asegúrese que los participantes hayan entendido todos los puntos de vista.

• Los participantes no deben pensar que tienen que ceder sus opiniones para promover el consenso.

• Algunas veces el mayor peligro de una resolución prematura se da cuando la solución parece ser inminente.

• En lugar de lograr soluciones rápidas, pídale a los participantes que ayuden a pensar de qué forma una posible solución tal vez no funcionaría.

• Cuando sea posible, resuelva los temas antes de proseguir. Si no consiguen llegar a un acuerdo:

a) Ayúdele a los otros a encontrar dónde están de acuerdo y dónde en desacuerdo

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