COMPRAS Y ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS

1. OBJETIVO.

Establecer lineamientos para asegurar el cumplimiento de las especificaciones, obligaciones y requisitos legales en materia de seguridad y salud en el trabajo relativas a compras y adquisición de bienes o servicios.

1. ALCANCE.

El presente procedimiento aplica a todas las compras y adquisición de bienes o servicios realizados por la empresa Servicios Alimenticios Corporativos SAC.

1. DEFINICIONES.

• Orden de Servicio: Documento que contiene la firma de autorización por parte de la Gerencia General para la compra de productos o realización de un servicio.
• Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que por medio propio o subcontrato brinda servicios y que cumple con las exigencias establecidas por Servicios Alimenticios Corporativos SAC en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
• Contratista: Toda persona natural o jurídica que por medio propio o subcontrato proporciona servicios (incluye a proveedores, vendedores, etc.) a Servicios Alimenticios Corporativos SAC y cumple con las exigencias establecidas de acuerdo con las especificaciones, términos y condiciones acordados mediante un contrato.
• Empresa Apta: Contratista que ha aprobado la evaluación inicial de Salud y Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente.
• Empresa No apta: Contratista no ha alcanzado el puntaje aprobatorio en la evaluación inicial de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
• Producto: Es un objeto material o servicio.

1. RESPONSABILIDADES.

JEFE / ADMINISTRADOR DE ÁREA / SUPERVISORES.

• Asegurar que los proveedores asignados a su cargo cumplan con todos los requisitos y disposiciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.

ÁREA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE (SSOMA).

• Auditar y velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

• Asegurar que los proveedores que brindan bienes o servicios para la empresa cumplan con los requisitos solicitados en materia de seguridad y salud en el trabajo, verificando que la información presentada sea la adecuada y actualizada.

• Evaluar y calificar la propuesta de Salud y Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente de la empresa contratista.

GERENCIA (OPERACIONES / CONTRATO).

• Definir a el (los) responsables de la supervisión de los proveedores que realizan actividades dentro de las instalaciones de la empresa o encomendadas por la misma.
• Asegurar que las compras o adquisición de bienes o servicios se realice cumpliendo con las obligaciones y requisitos en materia de seguridad y salud en el trabajo.

JEFE DE ALMACEN:

• Es responsable de cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

Contratista:

• Cumplir con los requerimientos establecidos en el presente procedimiento.
• Presentar la información solicitada en el presente procedimiento, la misma que debe concordar con la realidad y ser actualizada a la fecha de presentación de la información.
• Cada contratista es responsable de la Salud y Seguridad de su propio personal.
• Cumplir con la legislación nacional e internacional vigente y todos los procedimientos aplicables de Servicios Alimenticios Corporativos SAC. En caso de que exista un conflicto de estándares, se tomará como válido el más exigente.
• Entregar copia física y/o electrónica de los Manuales de Salud y Seguridad y Manual de Respuesta a Emergencias, de acuerdo a sus necesidades al área de SSOMA de SAC.
• Remitir oportunamente la documentación que SAC le solicite.
• Mantener todos los registros que requiera SAC, así como aquellos registros que exige la legislación nacional e internacional vigente y aplicable.
• Mantener estadísticas actualizadas de eventos ocurridos en su empresa y realizar los reportes correspondientes al Ministerio de Trabajo.
• Asegurar que todos los empleados tengan capacitación para realizar su trabajo en forma correcta.
• Nombrar al jefe o responsable de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente según lo requerido en la normativa nacional e internacional vigente y aplicable en coordinación con el área de SSOMA de SAC.
• El contratista/ proveedor será responsable por daños y perjuicios de cualquier naturaleza que se cause ya sea de manera directa o indirecta a SAC y/o a su personal, así como a terceros por actos u omisiones propias o de su personal, así como se sus subcontratistas y/o del personal de estos.

1. ESPECIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO.

1. LINEAMIENTOS GENERALES.

• Todos los proveedores/contratistas que prestan servicios para la empresa deberán contar con la siguiente documentación:

• Política de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
• Plan anual de Seguridad y Salud en el trabajo, el mismo que debe contemplar los requisitos mínimos establecidos en la normativa nacional e internacional vigente y los procedimientos internos de SAC.
• Plan para la vigilancia, prevención y control de covid-19 de acuerdo a lo establecido en la normativa nacional vigente.
• Evaluación de Riesgos de las actividades a realizar bajo los formatos y lineamientos actualizados.
• Inducción General y Específica antes de ejecutar las actividades.
• Capacitaciones en Seguridad de acuerdo a las actividades a realizar, las mismas que serán definidas por el área de SSOMA de SAC.
• Contar con el CV de su personal, que evidencie experiencia y conocimiento en las actividades a realizar.
• Contar con los Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS) necesarios para el desarrollo de sus actividades.
• Contar con los permisos o autorizaciones necesarias establecidas por el área de SSOMA.
• Contar con procedimiento de investigación de incidentes, accidentes y enfermedades ocupacionales.
• Contar con un inventario de las herramientas o equipos a utilizar los cuales deben estar inspeccionados y alineados de acuerdo al procedimiento PRO-SSO-11.
• Contar con el SCTR vigente y seguro de vida ley de la totalidad de su personal.
• Fichas técnicas de los implementos de seguridad (EPP) a utilizar los cuales serán validados por el área de SSOMA.
• Contar con un plan de respuesta ante emergencia.
• Contar con estadísticas de seguridad (IF, IS e IA).
• Deben controlar e identificar sus aspectos ambientales significativos.
• Deben evidenciar la gestión adecuada de residuos sólidos.

1. SERVICIO DE SANITIZACIÒN AMBIENTAL.

• Contar con los permisos a cargo de la DIRESA para ejecutar labores de esta naturaleza.
• Proveer las Hojas de Datos de Seguridad de Materiales (MSDS) de los productos a utilizar en la sanitización ambiental y remplazar aquellos productos que no sean aprobados por el área de SSOMA.
• Contar con las resoluciones directorales emitidas por DIGESA vigente (antigüedad máxima de 3 años) de todos los productos químicos a usar.
• Emitir los certificados correspondientes luego de ejecutar actividades de sanitización ambiental.

1. SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS INDUSTRIALES.

• Realizar los Permisos de Alto Riesgo (PETAR) antes de ejecutar cualquier actividad de alto riesgo.
• Emitir informes del estado de los equipos industriales, así como de las recomendaciones de uso o remplazo de los mismos.
• Capacitar a los trabajadores internos de SAC en el uso y manejo de los equipos industriales, así como en los riesgos asociados a su manipulación de acuerdo al manual de cada equipo.
• Contar con los certificados de calibración de los equipos utilizados para el mantenimiento.
• Contar con Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS) de aquellas actividades críticas.
• Contar con el Ingeniero Supervisor e Ingeniero de Seguridad para asegurar su presencia en campo y correcta realización de las actividades.

1. SERVICIO DE CAPACITACIONES EN SEGURIDAD.

• Tomar acciones cuando las capacitaciones no sean específicas o acorde a lo solicitado por el área de SSOMA en cuanto a calidad y contenido de información.
• Emitir los reportes necesarios solicitados por el área de SSOMA.
• Entregar los certificados de todos los colaboradores participantes de los cursos de capacitación.
• Evidenciar las competencias del personal capacitador.
• Brindar ambientes apropiados y seguros para el desarrollo de las capacitaciones.

1. COMPRA DE PRODUCTOS QUÍMICOS.

• Emitir las fichas técnicas de los productos químicos para determinar los usos y cantidades apropiadas.
• Emitir las Hojas de Datos de Seguridad de Materiales (MSDS) de acuerdo a lo establecido a la Norma ANSI Z400.1. (Que contenga información acerca de su composición, valores de HMIS o Rombo NFPA, no tener una antigüedad mayor a 5 años, contar con el Nº CAS, tener 16 secciones como mínimo) y en el idioma utilizado por los trabajadores.
• Brindar capacitaciones especializadas al personal a cargo del asesor técnico comercial designado.
• Rotular apropiadamente los envases con la etiqueta de identificación HMIS.
• Enviar las resoluciones directorales emitidas por DIGESA vigente (antigüedad máxima de 3 años) donde se indique la autorización de uso de los productos químicos.

1. COMPRA DE MATERIA PRIMA E INSUMOS.

• Contar con fichas técnicas.
• Contar con Registros sanitarios/ autorización sanitaria (según aplique).
• Contar con certificado de control de plagas.
• Contar con la documentación de SST como Plan anual de Seguridad y Salud en el trabajo, plan de vigilancia covid-19, IPERC, SCTR de todo su personal, PETS y todo lo establecido en el ítem lineamiento generales.

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN INICIAL DEL PROVEEDOR.

Cuando un proveedor desee ofertar un servicio, o cuando se solicita servicios a un nuevo proveedor, realizará una evaluación inicial de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente y de acuerdo a los resultados, incluirá al contratista/proveedor en el registro PRO-SSO-25 R/02 Listado Maestro de Contratistas/ proveedores.

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