CONCEPTO DE DATOS Y DE INFORMACIÓN

Recursos humanos

2 parcial:

CONCEPTO DE  DATOS Y DE  INFORMACIÓN

Desde el punto de vista de la teoría de las decisiones, cabe decir que la organización es una serie estructurada de redes de información que ligan a las fuentes de datos con las necesidades de información de cada proceso de decisión. Estas redes, si bien separadas, se sobreponen y se interpretan de forma compleja. Para entender cómo funcionan, es preciso definir el significado de los términos dato, información y comunicación.

Los datos son los elementos que sientan las bases pa- ra formar juicios o para resolver problemas. Un dato es sólo un índice, un registro, una manifestación objetiva, que puede ser sujeto a un análisis subjetivo; es decir, su manipulación exige que la persona lo interprete. Los da- tos en sí tienen poco valor, pero una vez clasificados, almacenados y relacionados entre sí, permiten obtener in- formación. Así, los datos aislados no son significativos y no constituyen ninguna información. Los datos deben ser procesados (clasificados, almacenados y relaciona- dos) para poder adquirir significado y así informar. Sig- nificado e intencionalidad son aspectos que diferencian a la información del concepto de dato. Los medios a través de los cuales se almacenan datos para su empleo posterior se conocen como banco de datos.

BANCO DE  DATOS DE  RECURSOS  HUMANOS

El banco de datos es un sistema para almacenar y acu- mular datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. En rea- lidad, el banco de datos es un conjunto de archivos rela- cionados de forma lógica, organizados de tal modo que facilitan el acceso a los datos y eliminan la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de bancos de datos, lo cual reduce la “memoria” en los archivos, porque los datos interrelacionados de forma lógica permiten la actualización y el procesamiento inte- grado y simultáneo. Esto disminuye las incongruencias y los errores que ocurren debido a archivos duplicados.

1.Datos personales sobre cada empleado para formar un inventario de personal.

2.   Datos sobre los ocupantes de cada puesto para for- mar un registro de puestos.

3.   Datos sobre los empleados de cada área, departa- mento o división, para formar un registro de áreas.

4.   Datos sobre los salarios e incentivos salariales para formar un registro de remuneración.

5.   Datos sobre las prestaciones y la seguridad social para formar un registro de prestaciones.

6.   Datos sobre candidatos (registro de candidatos) sobre cursos y actividades de capacitación (registro de capa- citación), entre otros.

Procesamiento de datos

El término procesamiento de datos designa la variedad de actividades que ocurren en las organizaciones, en los grupos sociales y entre las personas; es decir, existe un cierto volumen de datos o información inicial (en los ar-chivos, en las expectativas o en la memoria) los cuales son sumados constantemente a otros datos o informa- ción posteriores (mayor volumen de datos, alteraciones, modificaciones), que da como resultado un mayor vo- lumen de datos (o información). El procesamiento de datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, para cierta finalidad u objetivo, a efecto de obtener información, o la misma pero de otra forma.

El procesamiento de datos puede ser:

1.   Manual: cuando se efectúa manualmente, con la utili- zación de fichas, talones, tarjetones, mapas, etc., con o sin ayuda de máquinas de escribir o calculadoras.

2.   Semiautomático: cuando presenta características de procesamiento manual y también de procesamien-to automático; es decir, cuando se utilizan máquinas de contabilidad o microcomputadoras, en las cuales el operador inserta fichas, talones o tarjetones, uno a uno (la parte del procesamiento manual) y después de recibir la ficha y los datos iniciales, la máquina realiza numerosas operaciones consecutivas, ya pro- gramadas, sin la intervención del operador (la parte del procesamiento automático).

3.   Automático: cuando una máquina programada para un conjunto determinado y complejo de operacio- nes, de las cuales ejecuta la secuencia entera, sin que haya necesidad de la intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Las computadoras o las mi- crocomputadoras procesan los datos de forma au- tomática.

SOCIALIZACIÓN  ORGANIZACIONAL

Una vez reclutadas y seleccionadas, las personas in- gresan a las organizaciones; por lo tanto, ese ingreso es restrictivo y selectivo. Sólo algunas personas reúnen las características para ingresar a las organizaciones. Una vez aceptadas, y antes de emplearlas en sus puestos, las organizaciones tratan de inducir a las personas al con- texto organizacional, sociabilizándolas y adaptándolas ,mediante actividades de iniciación y difusión de la cul- tura organizacional, a las prácticas y filosofías predomi- nantes; además, simultáneamente, apoyándolas a des- prenderse de viejos hábitos y prejuicios indeseables que la organización trata de eliminar del comportamiento del recién llegado. Así es como la organización recibe a sus nuevos empleados y los integra a su cultura, su contexto y su sistema, para que puedan comportarse de manera adecuada a las expectativas de la organización.

La socialización organizacional trata de exponerle al nuevo integrante las bases y premisas con las cuales funciona la organización y cómo podrá él colaborar en este aspecto. Con la socialización, esto es con su ingre- so a la organización, el nuevo empleado renuncia a una parte de su libertad de acción, ya que acepta un horario de trabajo, va a desempeñar determinadas actividades, seguir la dirección de su superior, acatar reglas y regu- laciones internas precisas, etcétera.

De esta manera, la organización trata de inducir un ajuste del comportamiento del individuo a sus necesi- dades y objetivos, para ello imprime sus huellas digita- les fuertemente en él. Por otro lado, el nuevo integrante tratará de influir en la organización y en su gerente para crear una situación de trabajo que le proporcione satis- facción y le permita el logro de sus objetivos personales. Muchas veces este proceso de individualización entra en conflicto con los intentos de socialización de la orga- nización. En realidad, se trata de un proceso bilateral, en el que cada una de las partes trata de influir y adaptar a la otra.

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