El concepto de información

Información de la compañía

1. El concepto de información

Todas las personas, empresas y, en general, todas las organizaciones están capturando datos continuamente, muchos de los cuales no tienen importancia alguna para ellos. Sin embargo, hay otros datos disponibles que les permitirían una mejor comprensión de su propio entorno y de sí mismos. Estos datos, lo que conocemos como información, les permiten tomar decisiones más precisas. En estas circunstancias, los gerentes deberían, en teoría, ser capaces de definir y obtener el tipo de información que requieren. Sin embargo, esto no es lo que sucede en la práctica; más bien, la forma en que los gerentes realizan su trabajo depende de la información disponible a la que tienen acceso. Los datos son símbolos no aleatorios que representan los valores de atributos o eventos. Por lo tanto, los datos son hechos, eventos y transacciones almacenados de acuerdo con un código acordado. [pic 1]

La información es un conjunto de datos transformados de tal manera que ayuda a reducir la incertidumbre futura y, por lo tanto, contribuye a la toma de decisiones. La información es información transformada de una manera que tiene sentido para la persona que la recibe, además, puede interpretarlos y entenderlos.

La información será significativa en la medida en que proporcione materia prima útil para tomar una decisión específica.

Información                                                                        Decisión[pic 2]

El proceso de reflexionar y comprender la información es lo que permite que el mensaje tenga diferentes significados para diferentes personas. Este proceso también implica que los datos analizados, resumidos o procesados ​​para producir mensajes solo se convertirán en información si el destinatario comprende su significado. Si bien todos los gerentes necesitan información, no todos necesitan el mismo tipo de información. El tipo de información requerida dependerá de una variedad de factores: su nivel en la jerarquía, el trabajo que están llevando a cabo, confidencialidad, urgencia, etc. De hecho, la utilidad de la información es un punto discutible, y lo que para una persona es información, para otro son los datos. La información es el conocimiento y la comprensión de los datos por parte del destinatario. La información reduce la incertidumbre y le brinda al receptor algo que él o ella no sabía previamente.
La información es uno de los muchos recursos de la compañía, junto con el capital, las materias primas y la mano de obra, ya que ninguna compañía es viable sin información.

Según Menguzzato y Renau (1991), los costos de información se pueden estimar teniendo en cuenta lo siguiente:

• El contenido de la información requerida.
• Con qué urgencia se necesita la información.
• La cantidad de información necesaria.
• Qué tan accesible es la información

En contraste, el valor de la información es más difícil de determinar. El concepto de valor esperado de información perfecta se puede utilizar para estimar el valor de la información. Este concepto puede definirse como la diferencia entre el resultado promedio esperado con información perfecta y el resultado promedio esperado con la información disponible. La información es un factor esencial para la empresa, ya que la posesión o no de información oportuna será un factor determinante en la calidad de las decisiones que adopta y, como resultado, de la estrategia que podría diseñar y poner en práctica en cualquier momento. momento.

1. Characteristics of information

1. Relevancia

La relevancia es una cualidad decisiva. Los informes y mensajes frecuentemente contienen secciones irrelevantes que conducen a dificultades y causan frustración. La información correcta no se toma de una acumulación excesiva de datos, sino que depende de obtener los datos relevantes.

1. Exactitud

La información debe ser lo suficientemente precisa para los fines de los gerentes. El grado de precisión debe ser coherente con la importancia de la decisión que se tomará y variará de acuerdo con el nivel de toma de decisiones en la jerarquía.

1. Lo completo

Se considera que la información está completa si nos informa sobre los puntos clave del problema que estamos analizando.

1. Fuente confiable

 Los gerentes usan informes de varias fuentes, particularmente en lo que respecta a las decisiones estratégicas.

1. Comunicación con la persona adecuada

A cada gerente de la empresa se le asigna un área específica de actividad y responsabilidad y debe recibir información para llevar a cabo las tareas de las que es responsable. 

1. Puntualidad

La buena información es la que se entrega justo cuando se necesita. La información vital para la compañía puede ser inútil si se tarda demasiado en obtenerla o si se producen demoras en el procesamiento y la comunicación de la información.

1. Detalle

La información debe contener el número mínimo de detalles para una toma de decisiones efectiva. A veces, particularmente en los niveles inferiores, la información necesariamente debe contener muchos detalles para que sea útil, aunque se debe seguir la regla general de mínimo detalle posible para la coherencia con el uso eficiente de la información.

1. Comprensión

Muchos factores intervienen en la comprensión de la información:

• Preferencias del usuario.
• Conocimiento previo.
• Factores medioambientales.
• Idioma.

1. Necesidades de información 

Vivimos en un mundo de información. Sin embargo, la capacidad humana es limitada y podemos absorber solo una pequeña cantidad de toda esta información.

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