CONTABILIDAD ERRADA: FRACASO SEGURO

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ASIGNATURA:

INVESTIGACION FORMATIVA

NRC.25553

TEMA: ENSAYO ARGUMENTATIVO

3 PARTE

CONTABILIDAD ERRADA: FRACASO SEGURO

Alternativas para mitigar los riesgos de pérdidas, fraudes y contabilidad deficiente en el área de Compras de una empresa comercializadora.

PRESENTA:

LINA MARIA MARTINEZ CESPEDES

ID. 676071

CONTADURIA PUBLICA

Colombia, Cuidad Ibagué, Tolima                                                24 de marzo del 2021

INTRODUCCIÓN

En nuestra sociedad el uso de la Contabilidad como una herramienta fundamental para el reconocimiento económico y análisis de las empresas es muy necesaria. Las problemáticas y las incógnitas a las que se enfrentan las empresas pueden llegar a ser un gran reto si no se lleva una contabilidad clara y transparente, esto puede llegar ocasionar desde grandes pérdidas económicas y/o grandes sanciones económicas impuestas por el respectivo organismo de control, si no se tiene un uso y conocimiento debido sobre este tema.

En el siguiente trabajo se exponen algunas problemáticas, las analizaremos y se darán soluciones para poder mitigar los efectos negativos que trae consigo desconocer y dar mal uso de la contabilidad.

En la Empresa comercializadora de Alimentos La Tienda Supermayorista S.A.S. ubicada en la Calle 20 No. 4-13 Barrio el Carmen de Ibagué, en la que laboro hace un año y me desempeño en el área de Compras y Gastos, vi una oportunidad para investigar al saber que podría evaluar mi área comprometiendo e incluyendo las que se conectan e interactúan con ella, me pareció interesante mirar desde afuera labores, procesos, tiempos, los errores más comunes y desde esa perspectiva mejorar mi labor y la de mis compañeros impactando positivamente y logrando mejores resultados.

En toda empresa los errores y procesos inadecuados son lenta o rápidamente fugas de dinero y tiempo, al poder diagnosticarlas y mejorar procesos haremos lo contrario, ahorraremos tiempo, dinero y energías.

OBJETIVO

Observar detalladamente los procesos en el área de Compras de la empresa comercializadora de Alimentos La Tienda Supermayorista S.A.S teniendo en cuenta su actividad, sus necesidades e intereses, su sistema utilizado hasta el momento y a partir de esas observaciones mejorar procesos y el sistema de registro de compras evitando situaciones no deseadas legales, económicas y empresariales para así, diseñar procedimientos y políticas que mitiguen los riesgos.

Alternativas para mitigar los riesgos de pérdidas, fraudes y contabilidad deficiente en el área de Compras de una empresa comercializadora.

El propósito principal de las políticas contables es definir el manejo de las áreas: compras, facturación, tesorería, inventarios, auditoria entre otras, centrando el equilibrio entre la normatividad vigente y los intereses y prioridades de la actividad económica de la empresa, una buena gestión contable tiene incidencia en todas las áreas de una empresa, y permite a la gerencia utilizar la información para la administración.

Las siguientes posibles situaciones erróneas se pueden presentar y controlar desde el área de compras:

• Tener precios de venta desactualizados, generando pérdidas por precios bajos o pérdida de clientes y credibilidad por precios altos.
• Inventario desactualizado, inexistente o existente sin registro en el sistema
• Sobrantes y faltantes de inventario.
• Falta de Stock de inventario afectando el área de ventas.
• Aplicación inadecuada de impuestos a los proveedores, declaraciones tributarias erróneas y correcciones o multas para corregir la información.
• Diferencias en los estados de cuenta por no conciliar periódicamente con los proveedores, dudas en el área de tesorería por pagos, intereses por mora, pedida de descuentos por pronto pagos.
• Registro de facturas sin los requisitos mínimos, equivocación del NIT, Razón social e información importante del proveedor o del cliente.

Durante la observación de los procesos se encontró lo siguiente:

REGISTRO DE OBSERVACION

• El colaborador encargado de la Bodega en turno pasa la factura de los productos recibidos o remisión al área de compras con su firma, hora y fecha de recibido y las bodegas/ubicación en la que queda el producto, realiza notas de devolución o bonificación si es el caso.
• Se revisan los requisitos e información tanto del proveedor como del cliente (nosotros) de la factura electrónica o documento equivalente.
• Se determinan según el régimen de tributación de nuestro proveedor y el nuestro cuáles son los impuestos a aplicar (conociendo bases gravables, porcentajes y conceptos de la normatividad vigente).
• Se examinan condiciones y plazos de pago, descuentos si los hay y por qué concepto.
• Se ingresan cantidades del producto en la referencia correcta teniendo en cuenta que su presentación en peso y embalaje no cambie, y si lo hace modificarlo en nuestro sistema.
• Se tiene en cuenta la ubicación del producto.
• Se compara el último precio de compra con el precio en la factura para conocer alzas o bajas y así mismo, con el margen de utilidad mantener o cambiar el precio de venta.
• Se revisa si hubo devoluciones de los productos.
• Se conoce el stock de mercancía adecuado dependiendo de la temporada y rotación y solicitar pedidos anticipadamente a los proveedores para no afectar las ventas por la falta de producto.
• Se cuenta con una base de datos actualizada y en tiempo real del inventario.
• Se evalúa los costos de transporte, cargue y descargue de mercancía y replantear nuevos mecanismos para mitigar gastos.
• Se investiga precios y metodologías de compra de la competencia e incluirlos en los nuestros si son mejores.

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Interpretando y repitiendo el proceso nos damos cuenta que entre los errores más comunes se encuentran:

• Registrar mercancía en bodegas/ubicaciones equivocadas
• Encontrar en conciliaciones con proveedores algunas facturas de un mes anterior que no recibimos completas, que presentan una devolución la cual no fue aplicada
• En una ocasión no se registró una factura por que no llego mercancía sobraba en físico por que no existía en el si se la debíamos al proveedor, por lo tanto, no la tuvimos en cuenta para pronto pagos y se perdió el descuento

POSIBLES SOLUCIONES:

• Realizar un libro/ carpeta interna la cual nos pueda servir como control para el ingreso de mercancía al almacén, en donde se detalle y quede expresamente las novedades de la compra y las ubicaciones de los productos, evitando confusiones y tener como prueba al mismo tiempo cuales facturas fueron recibidas por el área de compras y entregadas por el personal de la bodega.

De esta manera cuidaremos el área tributaria, de inventarios, tesorería, facturación y auditoría, como se demuestra, aunque parezcan áreas independientes todas están enlazadas, si una colapsa lo hará la red en sí.

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