CUESTIONARIOS FINANZAS

COMPRAS Y GASTOS

A. INTRODUCCIÓN

Estos cuestionarios son una guía de las pruebas de cumplimiento, cuya extensión o alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en el cuestionario para la Revisión y Evaluación del Control Interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoría aplicables y que deben llevarse a cabo según las circunstancias

OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Determinar :

1. Si pueden adquirirse mercancías o servicios sin la debida autorización.

2. Si pueden registrarse cuentas por pagar sin ser registrados.

3. Si pueden originarse pasivos sin ser registrados.

4. Si pueden realizarse pagos sin estar debidamente documentados.

5. Si los cargos hechos a una cuenta equivocada puede pasar inadvertidos.

6. Si pueden malversarse fondos de caja menor.

7. Si pueden adquirirse activos fijos o disponerse de ellos sin la debida autorización.

C. PROGRAMA

Revise y evalúe la solidez y/o debilidades del control interno con base en dicha evaluación:

1. Realice las pruebas de cumplimiento y determine la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo con las circunstancias.

2. Prepara un memorándum con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades de control interno que requieren tomar una acción inmediata o puedan ser puntos apropiados para nuestra carta de observaciones y recomendaciones.

Empresa: ______________________________________________________________

Periódo que cubre la auditoría: _____________________________________________

CUENTAS POR PAGAR COMPRAS Y GASTOS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Anexe hojas adicionales para ampliar las respuestas cuando se requieran:

1. COMPRAS

0.1 Las funciones del encargado de compras se encuentran separadas de los departamentos de:

1. ¿Contabidad?

2. ¿Recibo?

3. ¿Despacho?

0.2 Las adquisiciones deben hacerce siempre mediante órdenes de compra y con base en cotizaciones?

En caso afirmativo, cuantas cotizaciones se requieren?

0.3 ¿Quiénes estan autorizados para firmar las órdenes de compra?

Nombre_______________________ Cargo_________________________

0.4 Compara el departamento de contabilidad:

1. Los precios y condiciones de la factura contra las órdenes de compras?

2. Las cantidades facturadas contra las órdenes de compra?

3. Se revisan los cálculos en las facturas?

0.5 El departamento de contabilidad registra y controla las entregas parciales?

0.6 Se revisan periódicamente los precios de compra por un empleado que no tenga conexión alguna con compras, para cerciorarse de que tales precios son los más convenientes para la empresa?

2. RECIBO:

0.1 Están las funciones del departamento de recibo sepradas de:

1. ¿Contabilidad?

2. ¿Recibo?

3. ¿Despacho?

0.2 El departamento de recibo prepara informe de los articulos recibidos y conserva una copia de tales informes?

0.3 Una copia del informe de recibo se envía directamente al departamento de contabilidad?

0.4 El departamento de contabilidad compara este informe con las facturas?

0.5 Se efectua un conteo efectivo de los articulos recibidos, sin que la persona que los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades respectivas?

0.6 Los procedimientos garantizan que se carguen a los clientes y empleados aquellas mercancias compradas para serles enviadas directamente.

0.7 Cuando ocurren pérdidas o daños en los materiales, se produce, inmediatamente el reclamo contra los aseguradores o transportadores?

0.8 Las devoluciones sobre compras se manejan a traves del departamento de despacho?

0.9 Tales devoluciones se comparan contra las respectivas notas de crédito del vendedor.

3. FLETES

0.1 Los procedimientos aseguran el reembolso de:

1. Fletes pagados sobre compras, cuyos fletes sean a cargo del vendedor?

2. Fletes pagados por cuenta de clientes?

0.2 Las cuentas de fletes son revisadas por un empleado familiarizado con las tarifas?

0.3 Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes, tal como anotar el número de guia en la factura o adjuntar copia de la guia?

0.4 Los procedimientos de la compañía permiten establecer que los cargos por fletes y transporte se hagan en pago de servicios realmente prestados?

4. DISTRIBUCION Y REGISTRO DE CARGOS

0.1 La distribución de cargos es revisada por una persona responsable distinta de quien la hizo?

0.2 Se preparan regularmente balances de prueba de registro de comprobantes o axiliar de cuentas por pagar?

0.3 ¿Se reconcilian los balances de prueba contra la cuenta de control en el mayor general, por un empleado distinto del encargado de manejar las cuentas por pagar?

0.4 Un empleado distinto del que lleva las cuentas por pagar comprueba los totales de la relación y compara las partidas individuales contra los registros respectivos?

5. OTROS GASTOS

0.1 Las facturas que no sean por materiales o mercancías, por ejemplo: propaganda, honorarios, arrendamientos, gastos de viaje, etc., son aprobados antes de su pago por los respectivos jefes de departamento?

0.2 Se revisan tales facturas en cuanto a su necesidad y correción y son aprobadas por un empleado o departamento distinto de aquel en que se haya originado?

0.3 Las cuentas por propaganda se comprueban periódicamente contra los avisos y/o propagandas y las tarifas se comparan contra cotizaciones, etc?

0.4 Se comparan los cargos por concepto de propaganda contra los presupuestos y se obtienen explicaciones satisfactorias cuando se observan diferencias apreciables?

0.5 Tienen la empresa procedimientos satisfactorios para la aprobación de reembolsos por concepto de gastos de viaje yu otros similares?

0.6 Se ha designado a un empleado par llevar un registro de pagos periódicos, tales como arrendamiento, servicios, honorarios, etc. y el mismo los aprueba para prevenir que se omita su pago o que se paguen dos veces?

0.7 Tal empleado tiene la inforamción necesaria para la aprobación de dichos pagos?

0.8 Existe una máquina porteadora de correo?

0.9 Si no existe, se controlan los portes adecuadamente?

6. APROBACION Y PAGO

0.1 Un

...