Caso Bakels

materiales de envases deben comunicar al área de producción para evaluar el efecto que pudiese generarse en la producción.

En este caso en particular, la orden de compra fue emitida al proveedor por medio del área de Supply Chain pero sin el visto bueno del área de administración y finanzas debido a que el gerente general menciono que no era necesario que pase a evaluación porque bastaba con su aprobación.

El asesor de ventas Sr. William Espinoza el mismo 10 de enero confirmo la recepción de la orden de compra y confirmo la información de los datos con la jefa de Supply Chain quien le menciono que la entrega se tiene que concretar en el almacén de Bakels en 30 días hábiles es decir a mas tardar para el 10 de febrero porque es una compra de suma urgencia que el gerente general está solicitando directamente.

2.7 Recepción e inspección

La recepción de la compras son ingresadas al almacén principal, el jefe de almacén visualiza la orden de compra generada e ingresa directamente las compras, el área de calidad verifica lo recibido si cumplen las características pactadas y señaladas (como marcas, empaques, certificado y fichas técnica, en caso se requieran); luego el jefe de almacén entrega las facturas y guías al área de administración para su contabilización y pago.

La fecha pactada para el ingreso de las 4 camionetas KIA 2500 fue pactada como fecha máxima de entrega hasta el 10 febrero pero el proveedor Autoland no cumplió con lo establecido y recién la entrega se concretó el 15 de febrero.

La asistente de Supply Chain se comunicó con el almacén y le indicó que el proveedor incumplió las fechas pactadas y que tendrían que esperar 5 días más para la entrega. Lamentablemente este inconveniente tuvo que ser informado al gerente general quien ya había planificado que estas 4 unidades el mismo 10 de febrero serían transportadas a Cusco y a Juliaca.

El proveedor por medio de su asesor de ventas se comunicó pidiendo las disculpas del caso e indicó que tuvo problemas debido a que tuvo retrasos con el embarque que vino desde China y que adicionalmente tuvo problemas con la aduana marítima pues obtuvo un canal rojo y tenía que esperar el proceso de aforo y demás trámites aduaneros.

Pasado el inconveniente el 15 de febrero se concreto la entrega de las 4 camionetas KIA-2500 al almacén de Bakels. El encargado del almacén contaba con los requerimientos que días atrás se lo transfirió la asistente de supply chain.

El encargado del almacén verificó el estado de las cuatro camionetas según el documento detallado con el que contaba, así mismo se hizo las pruebas necesarias para comprobar que las camionetas funcionen adecuadamente. Una vez verificada las camionetas y estando conforme la entrega se comunicó al área de supply chain la conformidad de la recepción así mismo se le informo al gerente general que las 4 caminonetas KIA – 2500 ya habían llegado conforme al pedido y que estaban a su disposición. Toda la información de conformidad de entrega fue alimentada en el sistema UNIFLEX

2.8 Autorización y pago de la factura

El proveedor el 20 de febrero hizo entrega de la factura por un total de US$ 91,960.00 incluido IGV, automáticamente se hizo llegar esta factura al área de administración y finanzas quienes recién se enteraban de esta compra y del pago al contado que se había pactado.

El gerente de finanzas se puso en contacto con la jefa de Supply Chain indicando que porque se había autorizado una compra de tal magnitud sin la autorización de su persona. La jefa de Supply Chain le indico al gerente de finanzas que la compra fue aprobada por el gerente general quien solicitó que no pase a evaluación financiera debido a que era una compra de suma urgencia.

El gerente de finanzas se comunicó con el gerente general para una reunión para discutir la compra de 4 camionetas KIA – 2500 que se autorizo que sea con pago al contado. En la mencionada reunión el gerente general se cerró en su posición como autoridad e indico que la empresa está pasando por un buen momento económico y que si era posible un pago al contado. Por su parte el gerente de finanzas le indico que financieramente lo más apropiado hubiese sido que se compre las 4 camionetas por medio de un Leasing a dos años pues pagar al contado US$ 91,960.00 traería problemas financieros a Bakels pues están en la mira de nuevos proyectos.

Al final de la reunión, el gerente de compras pidió que en adelante se respeten las políticas de compras de la empresa, que no se pasen por alto los procesos, pues para cumplir los objetivos, metas, etc de Bakels es necesario trabajar en equipo siguiendo los procesos como deben ser. Muy a su pesar el gerente de finanzas tuvo que autorizar el pago de la factura según lo pactado con el proveedor.

2.9 Mantenimiento de los registros

La presente compra de 4 camionetas KIA-2500 fue archivada por el área de supply chain, específicamente por la asistente de compras quien dentro del expediente de compra considero los siguientes documentos:

• Correos con los datos de los proveedores iniciales

• Correos con los datos del proveedor escogido

• Solicitud de las cotización

• Proforma

• Cuadros comparativos

• Orden de compra

• Correos de compromisos

• Copia de la Guía de Remisión

• Documento de conformidad del área de almacén

• Copia de la factura emitida por el proveedor

• Certificados de garantías

La jefa de supply chain dio la conformidad del presente expediente a su asistente y así esta compra fue archivada.

3. Análisis del Problema

3.1 Problemática generado en el proceso de compras

3.2 Datos Relevantes.-

Debido a la apertura de nuevas agencias en Cusco y Juliaca se decidió la compra de camiones propios y dejar de usar el servicio de alquiler de camiones a terceros.

El gerente general analizó y aprobó la compra de 4 camiones propios de dos toneladas y media para ser entregados dos a la agencia de Cusco y la agencia de Julia.

El gerente justifica su decisión de compra comparando los gastos de alquiler proyectados en 4 años con la recuperación de la inversión de la compra de los camiones propios.

El gerente instruyó al área de Supply Chain realizar la compra de los camiones con la condición de pago al contra-factura, sin previa coordinación con el área de Administración y Finanzas.

La compra de los camiones se realizó en enero del 2013, la orden de compra se envió al proveedor el 10 enero, el proveedor realizó la entrega de los camiones el 15 de febrero y la factura fue recibida el día 20 de Febrero para ser cancelada ese mismo día debido

...