Caso N° 2. Impresiones Olsen

Caso N° 2. Impresiones Olsen

Impresiones Olsen inició sus operaciones el verano de 2003 en la ciudad de Lima, fue fundada por los hermanos Ángel y Jorge Olsen, ambos habían trabajado en una Empresa de impresiones de la ciudad de Lima, y no contentos con el trato que recibían decidieron después de un cuidadoso estudio de las posibilidades del negocio, establecerse por su cuenta.

Adquirieron un pequeño edificio con un solar adyacente y empezaron a trabajar ofreciéndola público una línea completa de impresos y apoyados en las buenas relaciones que contaban entre diversas empresas que utilizaban impresos fueron sacando el negocio adelante, lenta pero firmemente, hasta que en 2016 el volumen de trabajo exigió la incorporación de personal. Después de analizar sus necesidades decidieron contratar a 02 de oficiales impresores experimentados y a un muchacho para el acarreo de materiales del almacén y otras tareas menores que hasta la fecha habían sido ejecutadas por los hermanos.

Contratado dicho personal los dueños dispusieron de tiempo para cultivar una clientela a la que antes era imposible atender. La empresa continúo prosperando gradualmente, sin verse afectada por la recesión que reinaba por entonces y que afectó a otras imprentas. Esta expansión constante era fruto de la forma atenta con la que planearon la adquisición de cada máquina, la incorporación de cada nuevo trabajador, la introducción de cada nuevo producto y la ampliación de la zona de ventas. En la actualidad la empresa da ocupación a más de 50 trabajadores.

El aspecto de existencias, sin embargo, a pesar de la atención puesta por los hermanos Olsen y de la previsión mostrada en toda su actuación, fue descuidado con los consiguientes mal aprovechamiento de materiales y retrasos en el acabado de los trabajos. El problema empezó a preocuparles con la pérdida de un cliente importante, al que no les fue posible atender en la fecha fijada, por carecer de materiales necesarios y de medios para adquirirlos en fecha hábil.

De hecho nadie en la empresa se ocupa concretamente de las compras de papel y demás suministros a medida que cada oficial precisa de materiales, los retira del almacén y comprueba la existencia restante; caso de creerlas insuficientes advierte a uno de los hermanos y éste cursa la Orden de Compra necesaria. Generalmente las Compras se realizan por teléfono, hecho que ha dado lugar en algunas ocasiones a duplicidad de los pedidos y a colmar el insuficiente espacio destinado al almacén, difícil siempre a causa del desorden y la fragmentación que obliga la falta de espacio. El resultado es que nadie sabe a ciencia cierta donde se halla cada clase de papel.

Los hermanos Olsen hablaron del asunto al encargado del Taller señor Olaechea y le encomendaron que estudiara un procedimiento para mantener el control de las existencias, la respuesta de este fue que el modo más idóneo para conseguir este control sería centralizar en él las demandas de materiales que los trabajadores formulen. Recomendó también que se colocase un muchacho en el almacén con la exclusiva misión de servir el material que se le solicite. El señor Olaechea, cree que, por lo menos canalizando a través de él, los pedidos de los oficiales se evitará la duplicidad de los pedidos al exterior. Los hermanos Olsen son de la opinión que sería necesario construir un anexo al almacén con el fin de dotarlo de espacio. De tal manera que la empresa podría disponer de existencias suficientes para no dar lugar a interrupciones en los trabajos por falta de materiales y de mantener estanterías para que los materiales se encuentren en orden.; proponen además que se establezca un sistema de fichas de existencias que permita conocer en todo momento el stock de cada uno de los materiales. Ambos hermanos están de acuerdo en colocar un hombre que se encargue del almacén y de las compras.

• Cuáles son las deficiencias del sistema actual de Control de Existencias (7)
• Qué opina de las recomendaciones del señor Olaechea
• Aprueba usted las mejoras sugeridas por los hermanos Olsen
• Cuál sería su recomendación sea objetivo

Antecedentes

Impresiones Olsen fue fundada en 2003 por los hermanos Ángel y Jorge Olsen en Lima. Ambos tenían experiencia previa en la industria de impresiones y, insatisfechos con su situación laboral, decidieron emprender su propio negocio. Inicialmente, comenzaron con un pequeño edificio y aprovecharon sus relaciones comerciales para crecer lentamente. Para 2016, el volumen de trabajo les exigió contratar personal adicional, lo que les permitió expandirse y atender a más clientes.

A pesar de la prosperidad y crecimiento constante, la empresa comenzó a enfrentar problemas relacionados con la gestión de sus inventarios, lo que resultó en el mal uso de materiales, retrasos en la producción y, en el peor de los casos, la pérdida de clientes importantes. La falta de un control adecuado sobre las existencias de materiales críticos, como el papel, fue identificada como una de las principales causas de estos problemas.

Los hermanos Olsen pidieron al encargado del taller, el señor Olaechea, que propusiera una solución. Olaechea sugirió centralizar la solicitud de materiales a través de él y asignar a un trabajador exclusivamente al almacén para organizar y entregar los materiales necesarios. Los hermanos también propusieron construir un anexo al almacén y establecer un sistema de fichas para controlar el stock, además de asignar un responsable para el manejo del almacén y las compras.

Análisis

1. Deficiencias del sistema actual de control de existencias

1. Falta de un responsable dedicado a las compras y al control de inventario

• Causas:

• No se ha designado a una persona específica para llevar el control de las existencias y las compras.
• La gestión de materiales depende de las necesidades inmediatas de los oficiales impresores, lo que crea una falta de estructura formal.

• Consecuencias:

• Nadie tiene la responsabilidad clara de monitorear el inventario, lo que lleva a un control deficiente.
• Los materiales pueden agotarse sin que se tomen medidas preventivas, afectando el cumplimiento de los plazos de producción.

2. Duplicidad en las órdenes de compra

• Causas:

• Las compras se realizan de manera informal y principalmente por teléfono, sin un registro adecuado de los pedidos.
• No existe un sistema centralizado de gestión de compras que coordine las solicitudes de materiales.

• Consecuencias:

• Se genera exceso de materiales, ocupando espacio en el almacén y aumentando los costos innecesariamente.
• Se incrementa la probabilidad de pérdida o desperdicio de material, afectando la eficiencia operativa.

3. Desorden y fragmentación del almacén

• Causas:

• El espacio destinado al almacén es insuficiente y no se ha organizado adecuadamente.
• La falta de un sistema claro de almacenamiento y etiquetado dificulta la gestión del espacio disponible.

• Consecuencias:

• Dificultad para encontrar los materiales necesarios de manera oportuna, lo que genera retrasos en la producción.
• Aumento de los tiempos de búsqueda de materiales, afectando la productividad de los empleados y retrasando la entrega de trabajos.

4. Falta de planificación en la adquisición de materiales

• Causas:

• La compra de materiales se realiza solo cuando los oficiales lo consideran necesario, sin anticipación ni planificación.
• No se cuenta con un sistema de previsión que permita anticipar las necesidades futuras de materiales.

• Consecuencias:

• Riesgo de quedarse sin materiales críticos, lo que puede provocar interrupciones en la producción y afectar el servicio a los clientes.
• Pérdida de clientes importantes, como ya ha sucedido, debido a la incapacidad de cumplir con plazos por falta de insumos.

5. Desconocimiento del estado exacto del inventario

• Causas:

• No existe un sistema que registre de manera precisa el stock disponible en el almacén.
• No se utilizan fichas de existencias ni ningún otro método de control de inventario en tiempo real.

• Consecuencias:

• No se puede anticipar cuándo será necesario reabastecer los materiales, lo que puede llevar a situaciones de escasez o exceso.
• La toma de decisiones se basa en estimaciones, lo que incrementa el riesgo de errores en la gestión de materiales.

6. Falta de un sistema de registro de existencias

• Causas:

• No se ha implementado un sistema, ya sea manual (fichas) o digital (software), para registrar y monitorear las existencias.
• La empresa ha crecido sin acompañar este crecimiento con sistemas de control más sofisticados.

• Consecuencias:

• Los materiales pueden agotarse sin aviso previo, lo que provoca interrupciones en la producción.
• La empresa tiene una capacidad limitada para planificar compras de manera eficiente, lo que afecta la continuidad de las operaciones.

7. Dependencia de un proceso reactivo en lugar de proactivo

• Causas:

• Las compras y la gestión de inventarios se hacen de manera reactiva, es decir, solo cuando los oficiales perciben una falta de material.
• No se implementa una planificación basada en la demanda esperada o en un sistema de control preventivo.

• Consecuencias:

• Retrasos en la producción y dificultades para cumplir con los plazos de los clientes.
• Aumento del estrés operativo al intentar resolver problemas de último minuto, lo que puede afectar la calidad del servicio.

1. Opinión sobre las recomendaciones del señor Olaechea

Las recomendaciones del señor Olaechea tienen puntos positivos y limitaciones:

• Centralización de las demandas de materiales: Esta sugerencia es positiva, ya que permitiría evitar la duplicidad de pedidos al tener un único canal para las solicitudes de materiales. Sin embargo, aunque es un buen paso, no soluciona el problema más amplio de control de inventarios y compras, ya que todavía no se implementa un sistema estructurado de gestión de inventarios.
• Asignación de un empleado exclusivo para el almacén: Colocar a un trabajador dedicado exclusivamente a la gestión del almacén es una mejora importante, ya que aseguraría que los materiales estén disponibles de manera organizada y rápida para la producción. No obstante, para que esta medida sea efectiva, debe ir acompañada de una reorganización del espacio y la implementación de un sistema de control de stock.

En resumen, las recomendaciones del señor Olaechea son útiles para mitigar algunos problemas a corto plazo, pero no abordan completamente el problema estructural de la gestión del inventario.

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