Caso help desk

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Maestría:                 Supply Chain Management

Promoción:         13                                  

Ciclo:                 II

Curso:                 Gestión de Proyectos

Docente:                 Luis Enrique Campos Fernandez

Trabajo:                Taller 2

Grupo:                 7

Integrante(s):         Carpio Elías, Fernando Ysaias

                Diaz Martino, Daniel Eduardo

                Jiménez Garcia, Diego Alberto

                Pacheco Lopez, Giancarlo Eduardo

                2020

1. Proyecto Seleccionado

En el Taller 1 se indicó que la empresa con la que trabajaríamos es FL Smith y que dado el negocio trabaja bajo el esquema “Make to Order” y la estrategia PULL, el indicador de desempeño más importante es el DIFOT (Delivery in full on time).

Por lo tanto, con el objetivo de tener mayor visibilidad de toda la cadena de abastecimiento, desde la solicitud hasta el cumplimiento con el cliente final, se seleccionó el proyecto de “Visibilidad Need by Date”.

1. Fases del Proyecto

Para la definición del proyecto se elaboró un diagrama causa-efecto para identificar las principales causas de las demoras en la colocación y seguimiento de la orden de compra. Del análisis se obtuvo que los principales puntos a atacar están relacionados a la organización del trabajo, la poca visibilidad de las fechas y la falta de información ordenada y actualizada.

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Por lo tanto, se definió trabajar en una mejora o reingeniería de procesos buscando atacar los puntos antes mencionados. Para ello, se dividió el proyecto en 3 fases:

• Fase de Diagnóstico
• Fase de Diseño
• Fase de Implementación

Estas fases a su vez incluyen una serie de actividades a llevar cabo para desarrollar los entregables. Las fases y sus actividades se presentan en el siguiente cuadro.

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Fase de Diagnóstico

Se busca realizar un mapeo del proceso y flujos de información actual de la Gestión de las Órdenes de Compra (PO), lo cual incluye la colocación y seguimiento de las ordenes, y la Gestión de Inventarios, este último debido a que la colocación de ordenes se puede simplificar o no dependiendo del control y manejo de los inventarios.

Cabe mencionar en este punto que actualmente, las solicitudes de las PO las realiza ventas sin consolidar los requerimientos y sin tomar en cuenta los inventarios existentes.

Además, se analizaría la estructura organizacional del área de compras y de sus principales indicadores para finalmente identificar los principales GAPs entre la situación actual y la situación objetivo.

Fase de Diseño:

En esta fase se realizarán todas las mejoras que sean necesarias al proceso en función a los objetivos y considerando no realizar grandes cambios.

Considerando que uno de los principales problemas es la organización y distribución del trabajo, también se buscará realizar una restructuración de los equipos y definir los nuevos requerimientos del área tanto de información como de herramientas sistémicas que puedan brindar mayor visibilidad.

Fase de Implementación:

La tercera fase es la implementación de las mejoras, donde se buscará realizar los cambios que se hayan propuesto, tanto a nivel de organización como de proceso. Ello, a su vez, generará una necesidad de capacitar en ciertos temas a los colaboradores.

Asimismo, en esta etapa se trabajará en la capacitación y diseño de un Dashboard en Power Bi. Ello considerando que se busca contar con una herramienta que permita un mejor control y mayor visibilidad de los indicadores (DIFOT).

Finalmente, se busca iniciar la elaboración de acuerdos de precios con los proveedores, lo cual irá trabajándose en el tiempo, pero que requiere iniciar con un primer gran levantamiento de información.

1. Entregables del Proyecto

Los entregables del proyecto serían los siguientes:

A continuación, se presenta el Diagrama Gantt con las fases y actividades descritas en los puntos anteriores. El cronograma del proyecto sería de 26 semanas (6 meses).

Diagrama Gantt

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Ahora, para la aprobación de los entregables se indica lo siguiente por fase:

• Fase de Diagnóstico: Se realizará un análisis de la situación actual para brindar un diagnóstico e identificar oportunidades de mejora respecto a la gestión de proveedores, reclamos de clientes y los tiempos de colocación de las órdenes de compra. La aprobación del entregable la darán los Gerentes de Procurement y Warehousing & Operations, quienes revisarán y confirmarán que el análisis sea el correcto.

• Fase de Diseño: De igual forma que en la fase de Diagnóstico, los Gerentes de Procurement y Warehousing & Operations validarán que las propuestas de mejora y los requerimientos presentados cumplan con la función de las áreas y signifiquen una mejora sustancial al proceso, así como el presupuesto necesario para la realización.

• Fase de Implementación: En esta fase básicamente se ejecuta todo lo planificado y presupuestado. Las aprobaciones serían la contratación del personal indicado, la validación del Power Bi y la firma de los acuerdos de precios con los proveedores.

1. Impedimentos en su realización

Respecto a los impedimentos para la realización del proyecto podemos encontrar lo siguiente:

1. Costo del Proyecto

Básicamente para realizar el cálculo del proyecto estamos considerando las horas hombre (h-h) como unidad de medida para cuantificar los esfuerzos generados por etapa de este proyecto.

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