Caso implementación de SAP en un hospital colombiano

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¿Cuáles son los aspectos específicos en la implementación de SAP en un hospital? ¿Qué cambia en un hospital en Colombia?

Dentro de los principales aspectos en la implementación de este tipo de sistemas en una organización como lo es un hospital, encontramos:

• La incorporación del giro de la empresa en la implementación de un sistema de planificación considerando que se trabaja con vidas humanas y la falta de eficiencia en los procesos puede convertirse en pérdidas fatales. Por lo que se hace necesario que documentos tan importantes para el desarrollo del servicio que se le otorga al cliente, como lo es la historia clínica, este disponible y actualizada en forma oportuna para su consulta, independiente del área o especialidad del profesional que necesite consultarla.
• La creación, desarrollo y uso del archivo se manejaba en papel, debido a esto, se requeria de consideraciones logísticas considerables para el transporte, debido al espacio físico requerido para el almacenamiento. Ademas, cuando el cliente requeria una copia de su historia clínica, como el proceso era manual tomada demasiado tiempo, el cual se podía disminuir considerablemente al tener dicha informacion en un sistema integrado.
• La adaptación de la manera en cómo se hacían las cosas (o se desarrollaban los procesos) integrando cada uno de los procedimientos de la empresa de manera que permita hacer eficiente y eficaz la atención al cliente.
• Cobrar con precisión, con los precios correctos (aplicando los convenios y políticas correspondientes) y los servicios que efectivamente recibió el paciente, esto corresponde al proceso de convenios y facturación, que son los encargados de las negociaciones con las empresas aseguradoras.
• Además, con respecto a los honorarios médicos, se debía remunerar a los profesionales de la salud, los cuales facturar a honorarios de acuerdo a determinadas tarifas pactadas con las aseguradoras, por lo que, cada vez que se prestaba un servicio, se entregaba una factura, por lo que el medico debía llevar un control manual de sus cuentas, de cuanto había facturado en el mes, y de cuanto habían sido sus honorarios.
• Gestionar eficazmente los servicios subrogados, administrados, tercerizados (como la contratación de especialistas, auditorias, etc.)
• Cumplir con las disposiciones legales. Cumplir con las normas locales, en el caso de Colombia, es distinto al resto del mundo. Por un lado, están las instituciones prestadoras de salud, quienes se encargan de afiliar a la población y asignar a sus afiliados a las distintas IPS (Instituciones prestadoras de salud) existentes. En esta línea, no son los médicos quienes derivan a los pacientes a ciertas instituciones, sino sus aseguradoras.
• Asegurar la disponibilidad de información acerca del cliente que es necesaria para que su atención sea satisfactoria, rápida y personalizada.
• Aumento en la confiabilidad en procesos como la toma de exámenes, administración de medicamentos, entre otros.

Debido a la complejidad de la estructura funcional y financiera del sistema de salud en Colombia, se vuelve complicado implementar variaciones de SAP que están ajustados a hospitales de otros lugares del mundo. En Colombia, los médicos tranbajan como independientes con los hospitales, muchas veces estando vinculados con varias Instituciones de manera simultánea, situación que limita considerablemente la influencia que pueda tener la administración de los hospitales con el cuerpo médico, debido a la ausencia de una relación formal entre ellos. Esta situación hace aún más complicado que los especialistas se comprometan con la gestión del cambio llevada adelante por la empresa, debido a que no existe una identificación con la institución, haciendo necesario además contar con especialistas extras o suplentes en caso de presentarse inconvenientes.

¿Cuáles son las fuerzas que impulsan este cambio?

La principal fuerza que impulso este cambio de sistematización, fue debido al proceso de atención al cliente que mantenía la FVL la cual involucraba una gran cantidad de papeleo de acuerdo a las distintos sectores en los que el paciente iba requiriendo atención (Urgencias, Consulta médica, cirugía, etc.) lo que además involucra un alto nivel de coordinación entre administrativos y asistentes médicos,  todos estos documentos eran archivados a la HC (HC historial Clínico) del paciente el cual en resumidas palabras es en donde se encuentran detalladas todos los procedimientos médicos que se le han efectuado al paciente en la FVL a lo largo de toda su historia. De acuerdo al sector en que se crea el archivo son distintos los tipos de requerimientos y distintivos que estos deben tener además de la información que contienen la cual será utilizada por otro equipo profesional en el futuro para realizar el tratamiento adecuado al paciente.  Todo este proceso de atención al cliente principalmente mantenía los sgtes. Problemas:

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