“Compra internacional de utiles de escritorio y oficina”

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TÍTULO: “Compra internacional de utiles de escritorio y oficina”

1. Datos Informativos:

• Unidad didáctica:        Taller de Atención al Cliente
• Plazo de entrega:         Semana 15

1. Desarrollo del caso:

1. ¿Qué datos importantes debe contener una cotización? Explique al detalle cada uno de ellos.

Los datos de la cotización que son relevantes son los siguientes:

• Forma de Pago: En la cotización internacional se debe señalar los medios de pago aceptados para la operación como las cartas de crédito y las transferencias electrónicas. Además de ello, se debe expresar la financiación o no de la operación y los pagos por adelantado.
• Nombre del Cliente (razón social): Es necesario colocar los datos del cliente al cual va dirigido la cotización, colocando sus nombres completos o razón social.
• Nombre del Vendedor: Es la presentación general de lo que la empresa exportadora hace o se dedica, y cual es su objetivo de la relación comercial.
• Datos de contacto: Debe llevar la información de contacto y la dirección del proveedor, es decir, los datos de quien entregará la mercancía, producto o servicio.
• Vigencia del documento: Se establece el período de tiempo que se encontrará en vigencia la orden de compran, ya que los precios por cantidad, suelen variar dependiendo la situación real, que atraviese el exportador y la coyuntura del país exportador.
• Fecha y lugar de Expedición: Se requiere dicha información donde se detalle la fecha y lugar desde donde se está haciendo la emisión del pedido.
• Descripción del producto o servicio: Es la información general del producto a negociar al igual que sus características técnicas. Esta descripción puede ser acompañada de imágenes si se requiere.
• Costo total (determinar si incluye IGV o no): El costo total debe expresarse en dólares, así como es la suma del valor FOB de la mercancía, IGV o no, de amerita, en este caso, todo dependerá del Incoterm a negociar, usualmente se cotiza en FOB, EXW, CIF y FCA.
• Cantidad de Productos, horas o servicios (si aplica): El documento debe detallar la cantidad de productos que son solicitados.
• Tiemplo o plazo de entrega del producto o servicio realizado: Es el tiempo que tarda el proveedor internacional o exportador en producir los productos y embarcarlos. Se tiene en cuenta que, para una planeación logística de tiempos de entrega y recepción de mercancía en destino al igual que para el trámite de los pagos internacionales.

1. ¿Qué datos importantes debe contener una orden de compra? Explique al detalle cada uno de ellos.  

Los datos de la orden de compra que son relevantes son los siguientes:

• Razón Social: Debe especificar la razón social tanto del exportador como el importador.
• Dirección Fiscal del cliente: Se establece la dirección fiscal del cliente, donde se estarán remitiendo o haciendo llegar todos los documentos necesarios para su importación.
• Número de orden de compra: Toda orden de compra está identificada por un determinado número que la representa, para el correcto seguimiento de esta.
• Lugar y fecha de emisión del pedido: Es la información con la data y lugar desde donde se está haciendo la emisión del pedido.
• Nombre y dirección del proveedor: Es necesario colocar estos datos, ya que con ello el cliente, tendrá la tranquilidad de tratar con un proveedor confiable.
• Persona de contacto (comprador): El número de contacto del comprador es muy importante, ya que es el medio por el cual, se podrá mantener un contacto durante la pre – venta – post.
• Condiciones de pago: Debe establecer claramente los métodos de pago aceptados en la transacción. Si es por transferencia bancaria, cheque, pagarés, pagos por móviles, alternativas electrónicas, giros postales, etc.
• Cantidad de artículos solicitados: El documento debe detallar la cantidad de productos solicitados.
• Descripción y precio: El nombre de los productos que se están comprando y su descripción es importante para una mejor diferenciación entre otros artículos del stock o lista de servicios. Es recomendable que la nota de pedido detalle los precios por unidad de cada clase de producto.
• Términos de entrega: Son las condiciones o parámetros bajo los cuales se hará la entrega del pedido, es decir, cómo y cuándo el cliente tendrá en sus manos los productos solicitados.
• Costo de envío (en caso lo hubiera): Esto es muy importante, ya que se deben establecer los costes por envío o gastos que se deriven para hacer llegar la exportación.
• Costo total del pedido (incluyendo impuestos si los hubiera): La nota de compra debe totalizar el coste del pedido, con los impuestos u otros requisitos que sea necesario aplicar.

1. Explica detalladamente la función que cumplen las cotizaciones y órdenes de compra (Sustenta tu respuesta).

Las cotizaciones y órdenes de compra cumplen una función muy importante en la adquisición o compra de algún producto o insumo es un contrato que celebran las partes al lograr una aceptación final de la oferta acordando así las cláusulas, datos del emisor y receptor, fechas, lugar, forma y plazos de pago que aseguran su pedido y el stock con el que cuenta el proveedor.

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