Comprender la importancia de la administración en el desarrollo de las PYMES.

Tema: Comprender la importancia de la administración en el desarrollo de las PYMES.

A todo empresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele destinar todo su tiempo a la atención de los mil y un detalles que exigen su intervención. Sabe que debe estar ahí para tomar decisiones oportunas. En muchos negocios es el único que conoce todas las dificultades y problemas de la empresa. Planifica, organiza, integra, motiva y evalúa sin ayuda alguna. Considera que su empresa, por sus dimensiones, no requiere de actividades administrativas especializadas. Sin embargo, la misma prosperidad del negocio lo hace consciente de las necesidades de asesoría y apoyo en producción, contabilidad, administración, ventas, controles, etcétera.

La modernización de la pequeña empresa demanda que el empresario tome decisiones sobre qué sustituir, qué transformar y qué desarrollar a fin de lograr eficacia y eficiencia. Un cambio importante consiste en la substitución de la administración informal por otra que siga los principios fundamenta les de la administración de empresas.

La empresa y la administración

Entendemos por empresa a la persona física o sociedad mercantil o industrial que se dedica a la producción de artículos o a proporcionar servicios.

Empresario es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio orientado a la producción de artículos o servicios. El empresario contribuye al bienestar general al satisfacer necesidades de la comunidad.

En la empresa se realizan muchas actividades cuyas características conoce bien el empresario. El dominio, directo o indirecto, de estas actividades es lo que se conoce como Administración.

La administración de empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar, directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una empresa.

El ciclo administrativo

Las actividades administrativas cubren cuatro fases o etapas del proceso administrativo.

El proceso administrativo se repite una y otra vez, por lo que las etapas conforman el ciclo administrativo. La administración de una empresa surge con la planeación inicial y se desarrolla hasta llegar a su control; pero no se detiene ahí, sino que se utiliza la información que produce un buen control para volver a planear con lo que se reinicia el ciclo. Dentro de una buena administración cada actividad cumple de principio a fin el ciclo del proceso administrativo.

Áreas funcionales de la empresa

Las actividades del proceso administrativo, planeación, organización, dirección y control, se desarrollan en las áreas funcionales de una empresa. Las áreas funcionales son:

• Ventas.

• Producción.

• Personal.

• Finanzas.

Ventas

Es el área encargada de llevar los bienes y servicios del productor al consumidor. Se la conoce como el área de las cuatro "P's":

• Producto.

• Plaza.

• Promoción.

• Precio.

Producción

Es el área encargada de la transformación de las materias primas en productos terminados. Algunas decisiones que debe tomar el empresario en esta área son:

• Localización de la planta o taller.

• Tamaño de la planta.

• Materias primas.

• Maquinaria y equipo.

• Proceso de producción.

• Almacenamiento.

Personal

Es el área encargada de la dirección eficiente del personal de la empresa. Estas actividades suelen estar relacionadas con:

• El reclutamiento y selección del personal.

• La capacitación.

• La motivación del personal.

• El sistema de incentivos y recompensas.

• Los riesgos y accidentes.

Finanzas

Es el área encargada del manejo de los recursos financieros de la empresa. Entre otras se encuentran las siguientes actividades:

• Obtención oportuna de los recursos financieros necesarios para que se cumplan los planes de la empresa.

• El manejo de las relaciones con bancos y entidades financieras.

• Organización de un sistema contable.

La planeación

Algunos empresarios gustan improvisar soluciones a los problemas que va confrontando su empresa. Sin embargo, esta forma de trabajar limita las potencialidades de desarrollo de la empresa.

Las actividades de planeación indican qué se desea lograr en la empresa y con qué medios se planea alcanzarlo.

Conocer con claridad los propósitos de la empresa, orienta las actividades del empresario en las cuatro áreas funcionales, reduce el desperdicio de recursos en actividades ineficaces, permite tomar decisiones sobre formas alternas de realizar algunas actividades y elimina los efectos del azar derivados de la improvisación.

Como se dijo anteriormente, las fases o etapas del proceso administrativo deben iniciarse en la planeación y desarrollarse hasta la fase de control. Esto debe hacerse para cada una de las áreas funcionales de la empresa.

La planeación de las ventas incluye:

• Conocimiento del comportamiento del consumidor.

• Decisiones sobre el producto.

• Precio.

• Canales de distribución.

• Promoción.

Toda esta información permitirá al empresario planear las ventas que desea alcanzar, en forma realista, en el tiempo que considera en el plan.

Para poder comprobar el grado de eficacia que tiene la empresa, el empresario debe registrar por escrito los diferentes planes que vaya elaborando.

La planeación se realiza cuando se determina:

• Dónde se va a producir.

— Problemas de distribución.

— Problemas de transporte.

— Acceso de empleados.

— Transporte de materias primas.

• Tamaño de la planta.

— Cuánto se va a producir.

— Utilización de maquinaria.

— Clases de equipos.

• Disponibilidad de inventarios.

— Almacenamiento de productos.

— Estimación de necesidades.

• Proceso de producción.

— Disposición de la maquinaria y equipo.

— Funciones del personal.

• Cuánto se va a producir.

— Ventas reales.

— Ventas estimadas.

— Pedidos a futuro.

• Necesidad de materia prima.

— Existencias de materia prima.

— Disponibilidad de proveedores.

• Necesidad de mano de obra.

— Personal capacitado.

— Personal por capacitar.

— Reclutamiento de personal.

— Selección del personal.

La planeación de la producción incluye:

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