Conducción De Presentaciones Orales Y Escritas

CONDUCCION DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS

Elementos esenciales de presentaciones eficaces

Existen cinco pasos básicos para realizar presentaciones eficaces que denominaremos como las cinco reglas. Estas cinco reglas llevan una secuencia en el sentido de que cada etapa se constituye sobre la anterior. La buena comunicación depende fuertemente de un adecuado pensamiento y preparación. Una preparación adecuada es la piedra angular de una comunicación eficaz, a continuación se explicaran las cinco reglas para una comunicación eficaz:

1. Elabore una estrategia específica para el auditorio y la ocasión. En esta etapa desarrolle sus propósitos en relación con el auditorio y la situación.

2. Desarrolle una estructura clara. Esta etapa traduce su amplia estrategia en un contenido específico.

3. Apoye sus ideas con ejemplos, ilustraciones y otro material adaptado a su auditorio. Esto reforzará sus ideas.

4. Prepare su material para crear un estilo de presentación que mejore sus ideas. La forma en que presente sus ideas a menudo es tan importante como lo que presenta.

5. Complemente su presentación con respuestas seguras e informadas a preguntas y retos. Su desempeño en una discusión espontánea y de libre flujo o en un intercambio de memoranda debe ser tan impresionante e informativo como su presentación preparada.

Satisfaga las demandas de la situación

Las expectativas de los receptores de su presentación también son importantes. La situación con frecuencia determina expectativas, como el nivel de formalidad. Algunas situaciones claramente demandan presentaciones más formales. Si se espera que usted se dirija a un consejo directivo, debe prepararse con cuidado. Por otro lado, si se le piden comentarios en el momento, no es apropiado ni práctico un discurso preparado. En este caso es permisible presentar más comentarios espontáneos.

Elija un patrón organizacional apropiado

Existen muchos patrones de organización de los cuales elegir. En general, usted debe ordenar sus pensamientos utilizando continuos como tiempo, dirección, proceso causal, secuencia de solución de problemas, complejidad, espacio o familiaridad. Una técnica relacionada es organizar su material como una serie de respuestas a preguntas típicas. Otra técnica común es la llama de emparedado. Incluye tres etapas. Primero, usted enfatiza las ventajas del plan. Segundo, evalúa en forma realista los riegos o preocupaciones asociados con éste. Tercero, refuerza los beneficios al mostrar cómo superan los costos, cómo los riesgos pueden ser minimizados con seguridades propuestas o cómo se puede superar la resistencia al cambio.

Utilice transiciones o señales para marcar su progreso

Es importante dar a su auditorio un “mapa de camino” al inicio de su mensaje. No se detenga ahí. Continúe ayudándolos a seguirlo a través del mismo. Para hacer esto, señale

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