Contabilidad Administrativa

LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN COMO FUNDAMENTO DEL SISTEMA

DE CONTABILIDAD POR ÁREA DE RESPONSABILIDAD

El sistema de contabilidad por área de responsabilidad no se podrá implementar en una empresa donde no esté perfectamente el papel que juega cada uno de los miembros de la organización.

Este sistema se basa en la existencia de una persona responsable de lo que ocurra dentro de cada área, de tal forma que en un momento dado pueda explicar las razones que provocaron ciertos hechos en los cuales el sistema de control administrativo está interesado.

Se debe elaborar un organigrama, no sólo con la distribución de los puestos que existen, sino con las actividades que se esperan de cada empleado, su autoridad y su responsabilidad, de manera que cada miembro del personal sepa qué se espera de él, para poder conocer si está cumpliendo o no con esos fines.

Un sistema de control se justifica en tanto sirve a las personas para su mejoramiento y desarrollo dentro de la empresa, y a ésta para diagnosticar fallas y aciertos, corrigiendo los primeros y capitalizando los segundos, en coordinación con cada uno de los responsables, actividad que seria imposible sin personas a cargo de esas funciones.

En conclusión el organigrama ayuda a tener un mejor desempeño en la empresa ya que cada miembro tendrá asignada su área de responsabilidad así sabiendo los objetivos que tendrá que cumplir de tal manera que podrá tener mejor rendimiento en la empresa.

PARTIDAS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES

Una partida (ingreso, coste o inversión) es controlable si el responsable del centro puede influir sobre ella.

Una partida no controlable es aquella que queda fuera del control del gerente del centro.

Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuación de los ejecutivos.

Por ejemplo, si el gerente de un centro tiene autoridad para contratar o despedir personal, los costes de personal serán controlables por él, pero si es la alta dirección la única que puede tomar estas decisiones, los costes de personal serán no controlables.

Es necesario delimitar cuáles conceptos controlan dichos centros o aéreas, porque en última instancia lo que servirá de punto de apoyo para analizarlas será el diagnóstico de las partidas controlables, esto no quiere decir que el ejecutivo responsable de un área sólo se preocupe de las partidas controlables, porque existen ciertas partidas que aunque no sean controlables para él, se deben mostrar en su reporte de actuación, para analizar el cuidado que tiene al administrar los recursos encomendados a él.

Es frecuente escuchar afirmaciones como las siguientes, “todos los costos variables son controlables y los fijos no lo son”, otra seria “los costos fijos son controlables durante cierto tiempo”.

De estas dos opciones se puede concluir que a niveles altos de la organización la mayoría de los gastos son controlables y que cambiar ciertos costos fijos respecto a un periodo también sucede sólo a niveles altos.

Los costos que a plazo corto no son controlables, a plazo largo pueden llegar a serlo.

En conclusión seria que ay partidas que los respectivos gerentes o jefes de departamento pueden controlar y en otros casos que ay situaciones en que no podrán controlar la partida.

Es necesario que al responsable de cada área se le informe no sólo de sus partidas controlables, sino también de las no controlables para él, pero que se están utilizando en su área o unidad.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

TIPOS DE CENTRO DE RESPONSABILIDAD Y FORMAS DE EVALUARLOS

1¬¬.¬- CENTROS DE COSTOS ESTANDAR: Este sistema de control parte del principió de que se pueden medir los resultados que se determinan multiplicando su cantidad física por el costo unitario estándar de cada producto obtenido, respecto a lo esperado.

2.-CENTROS DE INGRESOS: Trata de medir la capacitación de mercado, expresada en términos de ventas, lo cual puede ser comparado con lo que cuesta lograr estas ventas.

3.- CENTROS DE GASTOS DISCRECIONALES: Son áreas de la administración que no se pueden ser medidas como centros de costos estándar o de ingresos.

4.- CENTROS DE UTILIDADES: Permite medir los insumos y los resultados, y las relaciones entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuación.

5.- CENTROS DE INVERCION: En él se mide la forma como se han manejado los activos o recursos asignados a un área o división de la compañía.

DISTRIBUCIÒN DE COSTOS INDIRECTOS

Uno de los problemas esenciales que se presentan en la contabilidad por áreas de responsabilidad, para la determinación del costo de área, es el referente a la distribución de aquellos costos que no se identifican con ningún área, pero que sirven a varias, por lo que existe la necesidad de prorratearlos entre aquellos departamentos productivos y de servicio a quienes beneficia.

Todos los costos que sean asignados o distribuidos deben aparecer en los reportes de actuación, como partidas no controlables, porque se supone que el responsable del área no decidió la forma de la distribución y utilización de cierto servicio.

Un método adecuado para realizar la asignación o distribución de los costos de las áreas de servicio entre los departamentos de línea es el siguiente:

1. Cada departamento de servicio debe elaborar su presupuesto maestro o anual

2. Se seleccionaran las bases para efectuar la reasignación de los costos teniendo en cuenta que el denominador o base que se elija presenta lo mejor posible los beneficios que se genera

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