Contabilidad

3. La cuenta

Las transacciones constituyen la materia prima del proceso contable, ya que al producirse las transacciones, éstas deben ser registradas.

Una empresa que no lleve un registro preciso de sus transacciones se arriesga a perder ingresos y a operar en forma deficiente e improductiva. Para el registro de las transacciones la contabilidad utiliza LA CUENTA.

3.1. Definición de la Cuenta

La cuenta es una unidad básica de la contabilidad que se utiliza para registrar y resumir las transacciones efectuadas por una empresa.

La cuenta no es más que un registro formar de cualquier tipo de transacción expresada en dinero utilizada por el sistema de información contable para obtener control de la administración de una empresa. “El dispositivo del resumen de la contabilidad es la cuenta. Esta es el registro detallado de los cambios que han ocurrido en un activo, en un pasivo o en el capital contable en particular, durante un periodo” (Horngren, 1998: 48). De igual manera, el registro de los ingresos y egresos provienen de las transacciones.

3.2. El propósito de la cuenta

Su propósito es registrar los aumentos y las disminuciones de cada uno de los activos, pasivo, capital, ingreso y egreso, que son producto de todas las operaciones realizadas en la empresa para mantenerse en marcha.

3.3. Elementos de la cuenta

Toda cuenta está formada por:

a) Nombre de la cuenta: indica su denominación en la contabilidad derivada de una transacción. Ejemplo: Caja, Banco, Cuentas por Pagar, etc.

b) Número de la cuenta: en todo sistema contable cada cuenta debe llevar su código respectivo. Código que va a estar representado por un número localizado al lado de la cuenta. Este código tiene varias funciones:

Servir de base para el sistema de computación contable; permite asignarle un código a cada uno de los grupos de cuenta; se utiliza para el cruce de referencias, entre otras.

c) Lado Izquierdo (Debe), Lado Derecho (Haber): El lado izquierdo de la cuenta denominado Debe, Cargo o Debito y el lado derecho de la cuenta denominado Haber, Abono o Crédito, se utilizan para registrar los aumentos y disminuciones ocurridos en las cuentas.

d) El Saldo: Es la diferencia entre el monto total del Debe y el monto total del Haber, el cual permite determinar que cantidad expresada en términos monetarios posee la cuenta.

Para apreciar los elementos que componen una cuenta observemos el siguiente ejemplo:

Nº Cuenta Titulo o Nombre

Debe Haber

Esta forma en que se ha representado esquemáticamente una cuenta se asemeja a una “T”, por lo tanto desde el punto de vista pedagógico la “T” permite tener el lado izquierdo-derecho de la cuenta y en la parte superior el número y el nombre.

Ahora observe las siguientes cuentas

112 Banco 213 Cuentas por pagar

Debe

200,00

300,00

100,00 Haber

100,00

100,00 Debe

200,00

300,00

100,00 Haber

400,00

100,00

200,00

600,00 200,00 600,00 700,00

400,00 100,00

Saldo deudor Bs.F.400,00

Saldo acreedor Bs.F. 100,00

123 Cuenta por cobrar

Debe

300,00

400,00

200,00 Haber

100,00

200,00

600,00

900,00 900,00

Saldo cero

En las cuentas presentadas anteriormente los registros del debe y del haber se suman por separado, Lugo ambos totales se restan para obtener como resultado el saldo de la cuenta. En este caso el saldo de la cuenta Banco posee un saldo deudor de Bs.F. 400,00; Cuentas por cobrar presentan un saldo acreedor de Bs.F. 100,00 y la Cuenta por cobrar un saldo cero.

La naturaleza del saldo de cada cuenta será estudiada posteriormente en este capitulo mediante el principio de la partida doble. La ecuación contable o patrimonial y las reglas prácticas del cargo y del abono.

4. Clasificación de las cuentas

Las cuentas se clasifican en:

• Cuentas reales (activo pasivo y capital)

• Cuentas nominales (ingreso y egreso)

• Cuentas complementarias o de valuación

• Cuentas de orden

4.1. Cuentas reales

Son aquellas que representan bienes, derechos deudas u obligaciones y los aportes y ganancias de los accionistas que posee una empresa las cuales determinan el patrimonio.

Se les llaman reales porque permanecen abiertas en los libros de la empresa cuando termina un periodo contable y empieza otro.

Estas cuentas están constituidas por tres grupos de cuentas a saber:

• Las cuentas de activo (bienes y derechos propiedad de la empresa)

• Las cuentas de pasivo (obligaciones o deudas adquiridas por la empresa)

• Las cuentas de capital (aportes y ganancias de los propietarios y accionistas de la empresa)

Una característica muy importante de estas cuentas es que ellas forman el grupo del balance general.

4.2. Cuentas nominales

Son aquellas que registran los ingresos (beneficios) y egresos (gastos) de un periodo contable.

Permiten determinar la ganancia o pérdida obtenida por una empresa producto de sus operaciones, ya que la diferencia entre los ingresos y los egresos da como resultado utilidad o pérdida.

I – E = UTILIDAD O PERDIDA

Estas cuentas son transitorias, se abren al iniciar el periodo económico y se cierran al finalizar el mismo para determinar el resultado operacional.

Las cuentas nominales de ingreso y egreso constituyen el cuerpo del Estado de Ganancias y Pérdidas.

4.3. Cuentas complementarias o de valuación

Son cuentas que tienen por objeto indicar y registrar la pérdida de valor que sufren ciertas cuentas a consecuencia del uso, tiempo y otras circunstancias. Por ejemplo, cuando un bien cualquiera pierde valor por su uso y por el tiempo, la pérdida de dicho valor será registrada en estas cuentas.

Se le denominan complementarias porque siempre acompaña a la cuenta principal pero con saldo negativo, registrando la pérdida de valor que ha sufrido dicha cuenta principal. Horngren (1998:G-2) define que son complementaria porque es una “cuenta que acompaña”.

Se le denomina valuación porque tiene el efecto de valuar otra cuenta cuando ha perdido su valor, es decir, contribuyen a proporcionar valores contables o reales de otra cuenta.

4.4. Cuentas de orden

Son aquellas cuentas que reflejan ciertas transacciones donde la empresa intervino las cuales no afectan sus

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