Contabilidad

CAPITULO 1

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORA

Los gerentes siempre han usado información para desempeñar sus labores, así que el tema de la información gerencial nada tiene de nuevo. Lo que sí es novedad la facilidad con que puede obtenerse información exacta y actualizada. La innovación que ha hecho posible esto es la computadora. Las organizaciones están adquiriendo cada vez mas conciencia de la información es un recurso importancia estratégica y que la computadora puede cultivar ese recurso.

OBJETIVOS

Después de estudiar este capitulo, usted deberá

• Conocer los principales tipos de recursos con que cuenta una empresa

• Darse cuenta de que la información debe administrarse igual que cualquier otro recurso

• Entender por qué hay tanto interés en la administración de la información

• Saber quienes son los usuarios de las computadoras

• Entender a nivel básico los conceptos de sistemas

• Saber distinguir entre dato e información

• Conocer los elementos del sistema de información basado en computadora (CBIS) y cómo han evolucionado

• Familiarizarse con los tipos de especialistas en información que pueden ayudar al usuario a crear sistemas de información

• Entender que es cada vez más común que los usuarios creen sus propias aplicaciones y también entender la forma en que esta tendencia afecta a los especialistas en informática

• Apreciar la dificultad de justificar económicamente el costo de un sistema de cómputo

• Entender cómo un sistema de información pasa por un ciclo de vida y reconocer los papeles que el gerente y los especialistas en información desempeñan

• Entender que los sistemas de información pertenecen a sus usuarios, no a los especialistas en información.

1.1 INTRODUCCIÓN

La información es uno de los principales tipos de recursos con que cuenta el gerente. La información puede manejarse igual que cualquier otro recurso, y el interés en este tema se debe a dos influencias. Primera, los negocios se han vuelto más complejos, y segunda, las capacidades de las computadoras han aumentado.

La información que las computadoras producen es de utilidad para gerentes y no gerentes y demás personas y organizaciones dentro del entorno de la empresa. Hay administradores o gerentes en todos los niveles de organización de la compañía y en todas las áreas funcionales. Los gerentes realizan funciones y desempeñan papeles o roles, por lo que necesitan habilidades de comunicación y resolución de problemas para tener éxito. Los gerentes deben tener conocimientos básicos de computación, pero es aún más importante que tengan conocimientos básicos sobre información.

Es útil que el gerente sea capaz de ver su unidad como un sistema formado por subsistemas, y que es parte de un supersistema mayor. La empresa es un sistema físico, pero para su administración se emplea un sistema conceptual. Este sistema conceptual consiste en un procesador de información que transforma datos en información y representa los recursos físicos.

La primera aplicación importante de las computadoras fue el procesamiento de datos contables. Esa aplicación fue seguida de otras cuatro: los sistemas de información gerencial, los sistemas de apoyo a decisiones, la oficina virtual y los sistemas basados en conocimientos. Estas cinco aplicaciones constituyen el sistema de información basado en computadora (CBIS)

Las empresas establecen una organización de servicios de información formada por especialistas en información que saben como crear sistemas basados en computadoras. En estos especialistas se incluyen analistas de sistemas, administradores de bases de datos, especialistas en redes, programadores y operadores. Durante los últimos años, los usuarios han comenzado a realizar una buena parte del trabajo de los especialistas, fenómeno conocido como "computación de usuario final".

Es muy difícil demostrar el valor económico de una aplicación de computadora, por lo que se realizan análisis extensos para justificar cada proyecto potencial. Una vez iniciado, el proyecto pasa por un ciclo de vida del sistema. Los especialistas en información pueden participar en diversas medidas, pero el ciclo completo, incluido tanto el desarrollo como el uso, debe ser administrado por el gerente.

1.2 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El administrador de un pequeño negocio ubicado en el recibidor de un hotel puede manejar observando los activos tangibles: la mercancía, la caja registradora, el recinto y el flujo de clientes. A medida que la escala de la operación aumenta a una compañía con varios cientos o miles de empleados, con operaciones dispersas en un área extensa, el gerente depende cada vez menos de la observación y cada vez más de la información. El administrador usa muchos informes o presentaciones de información que reflejan la condición física de la compañía. Es fácil imaginar la dependencia casi total que el presidente de Wal-Mart, de Sony o de Nestlé tiene de la información. Estos ejecutivos bien podrían considerar la información como su recurso más valioso.

• Principales tipos de recursos

El gerente administra cinco tipos principales de recursos:

• Personal

• Material

• Máquinas (incluidas instalaciones y energía)

• Dinero

• Información (incluidos datos)

La tarea del gerente es administrar estos recursos para aprovecharlos de la forma más eficaz posible. Los primeros cuatro tipos de recursos son tangibles: existen físicamente y pueden tocarse. Usamos el término recurso físico para describirlo. El quinto tipo de recursos, información, no es valioso por su forma tangible sino por lo que representa. Usamos el término recurso conceptual para describir la información y los datos. Los gerentes usan recursos conceptuales para administrar los recursos físicos.

• Administración de los recursos

Los recursos de adquieren y se ensamblan de modo de que estén disponibles para usarse cuando se necesiten. Es muy común que el proceso de ensamblado implique convertir una materia prima en una forma refinada, como es el construir una máquina partiendo de un lingote de acero. Una vez ensamblados estos recursos, el administrador procura maximizar su aprovechamiento al máximo; él o ella minimiza su tiempo de inactividad y los mantiene funcionando con máxima eficacia. Por último, el gerente sustituye los recursos en un momento crítico: antes de que se vuelvan

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