Control de la documentación. Manual de Calidad

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

1. OBJETIVO

Establecer una metodología que asegure el uso apropiado de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los documentos generados en el Sistema de Gestión de Calidad de la Organización.

El Sistema de Gestión de Calidad de Grupo Impresor es controlado según las exigencias de la norma ISO 9001:2008.

3. ACTIVIDADES

1. DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD

El sistema de documentación de Grupo Impresor esta estructurado de siguiente forma:

[pic 1][pic 2]

                                Manual de Calidad[pic 3]

                                Procedimientos

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                                Instructivos

[pic 5]

                                Listas, programas, planes

                                Formato de registros

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1. Manual de Calidad: contiene: Declaraciones documentadas de la política, objetivos de calidad y plan de negocio.
2. Procedimientos: Describen, detallan y complementan las exigencias de la norma ISO 9001: 2008, en  los distintos procesos de la empresa, relacionándose con los  documentos de trabajo.
3. Instructivos: son los instrumentos de trabajo, detalles, criterios y directivas para producir, son las especificaciones técnicas.
4. Listas: Son los soportes para el control de la documentación.
5. Programas y  planes: Cronogramas para la ejecución de auditorias, capacitación y mantenimiento.
6. Formato registros: Son las evidencias de la operación eficaz del Sistema de  Gestión de calidad.

1. APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

1. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad son aprobados de acuerdo a las responsabilidades especificadas en el numeral 3.2.2 antes de emitirlos. Los documentos aprobados son registrados en la Lista de Documentos Controlados.

1. RESPONSABLES DEL CONTROL DE DOCUMENTOS

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1. CAMBIOS DE LOS DOCUMENTOS Y DISTRIBUCIÓN:

1. Cuando se requieren cambios a los documentos, el Responsable del Proceso realiza la solicitud de cambios por escrito al Representante de la Dirección.
2. El Representante de la Dirección evaluará el impacto del cambio sobre la confiabilidad del proceso de producción, su influencia sobre el producto terminado, el cumplimiento con las exigencias establecidas  y los cambios  en el control de calidad.
3. Luego de autorizar el cambio se informará a las áreas afectadas la realización  de  éste.
4. El responsable del proceso emite el documento
5. El Representante de la Dirección actualiza la Lista de Documentos Controlados.
6. El Representante de la Dirección retira los documentos obsoletos y entrega de la nueva versión con el sello de documento “Controlado”.
7. El documento original retirado es marcado con la palabra “Obsoleto” y el resto de copias son eliminadas.
8. Los documentos obsoletos son retenidos al menos  por un año, en la carpeta de  “documentos obsoletos”  y la esencia del cambio es detallada  en la Hoja de Cambios MC-F-002  que se mantiene de cada documento controlado y lo realiza el responsable del proceso.

1. El cambio de revisión se realizará cuando la norma se someta a un cambio importante, como cambio de la norma, agregar hojas (o cambiar sustancialmente el contenido). Registrara el cambio en la hoja de cambios de cada documento y la revisión y fecha del cambio se registra en el documento.
2. Cambios pequeños como cambios de ortografía por ejemplo, no requieren  cambiar la revisión.
3. Las revisiones comienzan por la número 0 y van en orden ascendente.

3.4        FORMATO DE LOS DOCUMENTOS

3.4.1        La empresa define como “documento válido”  a los documentos en papel firmados.

3.4.2.        La documentación de procedimientos e instructivos de trabajo son preparados con un formato con las siguientes características:

Encabezado:

        Contenido:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Actividades
4. Responsabilidades
5. Indicadores
6. Anexos

              El pie de pagina

1. En los formatos y tablas empleadas para evaluación de datos se mantiene el título y/o código del formato correspondiente a la estructura del procedimiento, instructivo o manual de origen, con la firma del responsable de proceso o sello de procesado.

1. En cada sección relevante  se encuentran  los procedimientos e instructivos  de trabajo y especificaciones de producto, que definan la forma de producción  y métodos de trabajo.

1. Para títulos y subtítulos el tipo de letra es Times New Roman  14 con negrilla, Para el contenido es  Times New Roman 12

1. Formato para Registros

El formato de registro no tiene pie de pagina, el contenido va de acuerdo a la actividad que se realiza. Y esta controlado por medio del procedimiento  al cual pertenece.

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