Cuentas Y Documentos Por Cobrar

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

• Introducción Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una organización, los cuales generarán un beneficio en el futuro. Por lo que forman parte de la clasificación de activo circulante. Entre las principales cuentas incluidas en este rubro figuran las siguientes:

Dicho de otra forma las cuentas por cobrar son derechos pecuniarios contra otras entidades o personas. Y es por esto que se consideran parte del activo circulante. Las mismas se generan Generalmente de las ventas a crédito o la prestación de un servicio.

Existen Cuentas por cobrar derivadas operaciones de la empresa y Cuentas por cobrar que no provienen de las operaciones del negocio.

Las cuentas por cobrar sirven como cuenta control en el libro Mayor. Tiene las subcuentas que son cada cuenta individual de los clientes.

Otras Cuentas por Cobrar están formadas por cuentas por cobrar empleados y funcionarios. También se pueden incluir los intereses acumulados por cobrar, impuestos por cobrar. Por lo general, estas son a largo plazo, pues su vencimiento es mayor a un año. No obstante tienen una parte circulante, que vence cada año.

Las Cuentas y Documentos por Cobrar constituyen los derechos que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, los servicios prestados, por comisión de préstamos o por cualquier otro concepto de deuda u obligación de un socio, empleado o cliente para con la empresa.

Para muchas empresas las cuentas por cobrar son un aspecto muy significativo y a menudo representan una porción sustancial de los Activos Circulantes, por lo tanto, es importante establecer políticas de créditos y procedimientos de cobros efectivos para asegurar la cobranza oportuna y reducir al mínimo las pérdidas que surjan de la imposibilidad de cobrar algunas cuentas.

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse o no, crédito a un cliente y también el monto que se le permitirá que consuma ya sea en producto o servicio. La empresa no solamente debe ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la correcta utilización de estos estándares al tomar decisiones. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las Cuentas y Documentos por Cobrar en las empresas.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR:

Generalmente las cuentas por cobrar pueden clasificarse en tres grandes bloques, que son:

A- Cuentas por Cobrar Clientes;

B- Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados; y

C- Otras Cuentas por Cobrar.

Cuentas por Cobrar Clientes: Este renglón de las Cuentas está compuesto por los montos que adeudan los clientes a la empresa, provenientes de las ventas a crédito.

Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados: Son los importes que los funcionarios y empleados adeudan a la empresa por concepto de ventas a crédito, anticipos a sueldos, préstamos personales, entre otros, los cuales les serán descontados posteriormente en sumas parciales.

Otras Cuentas por Cobrar: Estas pueden surgir por una variedad de transacciones tales como: anticipos a accionistas, ejecutivos, directores, empleados y compañías afiliadas, venta de valores o propiedades distintas de productos o servicios, depósitos con acreedores, compañías de servicios públicos y otras agencias, pagos anticipados relacionados con compras, reclamaciones por pérdidas o por daños y perjuicios, dividendos e intereses por cobrar.

Los Documentos por Cobrar pueden exigirse también a otra clase de personas físicas o morales, a quienes la entidad económica haya favorecido con su crédito, sin que éste esté vinculado a una venta. El derecho que representa un documento por cobrar, se valúa de conformidad con el pactado entre las partes al momento de efectuarse la operación.

El Pagaré

Un pagaré representa una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en una fecha futura determinada.

Letra de Cambio:

Son documentos representativos de deudas a corto plazo, generalmente entre 30 días y un año; dichos documentos no tienen una garantía real y por consiguiente más bien constituyen instrumentos de créditos basados en la confianza de la entidad emisora. El propósito de la emisión de las Letras de Cambio es obtener fondos para mantener en operación a las empresas comerciales e industriales, así como también para facilitar las ventas a plazos con fines de consumo.

Observación:

La Cuentas por cobrar en moneda extranjera es en la actualidad es cada vez más común de encontrar, estas cuentas por cobrar, son aquellas que han sido valuadas en una moneda diferente de la de curso legal en nuestro país, lo cual se debe, principalmente, al incremento de operaciones de las empresas en el extranjero, Las cuentas por cobrar en moneda extranjera se deben registrar en el momento de la operación al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de la transacción. Para elaborar los estados financieros, estas cuentas se deben valuar al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de los estados financieros y reconocer la ganancia o la perdida que resulte de esta en el estado de resultados en la sección del resultado integral del financiamiento, cargando o abonando a la cuenta de gasto o producto por fluctuación cambiaria, del valor de la moneda que se considero.

MARCO LEGAL

Los Documentos por Cobrar son cantidades que adeudan los clientes y para las cuales se generó por escrito un instrumento de crédito formal.

Al firmar un documento, el deudor reconoce la deuda y acepta pagarla en las condiciones especificadas. Por lo que un documento tiene mayor fuerza legal.

Control Interno: Separación de Funciones

Depuración de Clientes

Control sobre Cobros

CUENTAS NO RECUPERABLES

Estas son cuentas incobrables o de dudoso cobro, En las empresas que venden a crédito se corre el riesgo de contraer partidas de dudoso cobro o cuentas incobrables. Estas cuentas constituyen una pérdida o un gasto para las empresas.

Normalmente las empresas venden a crédito a 30 o 60 días con lo que se crea una cuenta por cobrar a los clientes, pero de estas cuentas no todas se llegan a cobrar, de modo que se produce un incobrable, bien podríamos decir un gasto por ser incobrable.

Es normal que un negocio que vende mercancías o servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen cuentas. Pero a pesar de ser algo normal

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