Cuentas Por Cobrar

Administración de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito a sus clientes en una cuenta abierta. Con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer a nuevos, la mayoría de las empresas consideran necesario ofrecer crédito.

Las cuentas por cobrar y el inventario están íntimamente relacionados, ya que para los fabricantes la cantidad adecuada de inventario fe artículos terminados se convierte realmente en una cuenta por cobrar en el momento de realizar una venta a crédito.

Las cuentas por cobrar y el inventario son los activos circulantes más comunes que mantienen las empresas. Para un fabricante común representan más del 80% de sus activos circulantes y para las corporaciones industriales casi un 40% de sus activos totales.

El administrador tiene a ejercer un control directo sobre las cuentas por cobrar y debe vigilar y asesorar en cuestiones referentes al inventario un activo que tiene a estar bajo control directo del departamento de producción o manufactura.

Políticas de crédito

Las políticas de crédito de una empresa establecen los lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un cliente y por cuanto se le debe conceder. La empresa no solo debe ocuparse de establecer las normas de crédito, sino en aplicar correctamente tales normas al tomar decisiones. Además la empresa debe de impulsar el desarrollo de las fuentes de información de crédito y los métodos de análisis de dicha información. Cada uno de estos aspectos de la política crediticia es importante para la administración eficaz de las cuentas por cobrar. Una aplicación errónea de una buena política de crédito, o la adecuada instrumentación de una deficiente política, no producirá nunca resultados óptimos.

NORMAS DE CREDITO

Las normas de crédito de una empresa definen los criterios básicos para la concesión de un crédito a un cliente. Aspectos como la reputación crediticia, referencias de crédito, periodos de pago promedio y ciertos índices financieros, proporcionan una base cuantitativa para establecer y reforzar los patrones de crédito. El interés está centrado en las restricciones o facilidades de la política global de la empresa.

El conocimiento de las principales variables que deben de considerarse cuando una empresa examina la posibilidad de ampliar o restringir sus normas de crédito, dará una idea general del tipo de decisiones que esto involucra.

VARIABLES FUNDAMENTALES

Las variables más importantes que deben de considerarse al evaluar los cambios propuestos en las normas de crédito son: volumen de ventas, inversión en cuentas por cobrar, y gastos por cuentas incobrables.

1. Volumen de ventas: se espera que el cambio en las normas de crédito modifique el volumen de ventas, aumentándolo o disminuyéndolo.

2. Inversión en cuentas por cobrar: existe un costo asociado al mantenimiento de las cuentas por cobrar. Cuanto mayor sean las cuentas por cobrar, mayor será su costo y viceversa. La empresa pueden esperar que un flexibilización de las normas de crédito propicie costos más altos de mantenimiento, y lo contario, una reducción en tales costos. Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar como resultados en las normas de crédito surgen de 2 factores:

• Cambios en las ventas: aumentan o disminuyen las cuentas por cobrar.

• Cambios en las cobranzas: otorgar créditos a clientes con mejor reputación y solvencia que paguen oportunamente y evita clientes morosos.

3. Gastos por cuenta incobrables: la probabilidad (o riesgo) de adquirir una cuenta incobrable aumenta a medida que se suavizan las normas de crédito, y se reduce cuando estas se vuelven más estrictas.

ANALISIS DE CREDITO

Una vez que la empresa ha establecido sus políticas de crédito, debe desarrollar procedimientos para evaluar a los solicitantes de crédito.

La empresa debe de determinar la solvencia de un cliente y estimar la cantidad máxima de crédito que puede otorgársele. Con esta información la empresa puede establecer una línea de crédito fijando la cantidad máxima que puede adeudarle un cliente.

Las líneas de crédito se establecen para evitar la necesidad de comprobar el crédito de un cliente importante cada vez que este efectúa una compra a crédito.

Los dos pasos fundamentales en el proceso de investigación crediticia son:

1. Obtener la información de crédito: cuando un cliente solicita un crédito a una empresa, el departamento de crédito inicia el proceso evaluativo requiriéndole que llene varias solicitudes que precisan referencias financieras y crediticias. La empresa también recauda mas información de otras fuentes externas, las principales son:

a) Estados financieros: el solicitante del crédito presenta sus estados financieros más recientes, en donde se analizara la situación de liquidez, actividad, endeudamiento y utilidades. Un análisis puede revelar la naturaleza de su administración financiera global, al igual de que sus estados financieros deben de ser auditados para obtener el crédito solicitado.

b) Agencias de intercambios de referencias de crédito: las empresas pueden obtener información crediticia mediante algunos sistemas de intercambios de referencias.

c) Intercambios directos d información crediticia: otra manera d obtener información es por medio de asociaciones empresariales locales, regionales o nacionales.

d) Verificación bancaria: es posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia del banco solicitante, aunque el tipo de información puede resultar ineficiente.

e) Análisis de la información crediticia: los estados financieros y el registro mayor de cuentas por pagar de un solicitante de crédito, pueden utilizarse para calcular su “plazo promedio de pago”. Esta cifra puede comprarse con las condiciones de crédito que la empresa ofrece actualmente.

2. Analizar dicha información para decidir si se otorga o no el crédito: una empresa puede establecer las normas de crédito compatibles con sus propias políticas de crédito, la empresa debe adaptar su análisis a sus necesidades.

Condiciones de crédito

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho

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