Cuentas Por Cobrar

Cuentas por Cobrar.

La cuenta por cobrar es un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes a quienes el negocio les ha vendido mercancías. Está representada por documentos mercantiles ordinarios no garantizados (facturas) y los cuales representan derechos de la empresa sobre terceras personas, generalmente provienen de ventas a créditos que realiza la empresa.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el pago dentro de un número determinado de días. Si bien es conocido que todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del período de crédito, sí es cierto que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo muy inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran parte del activo circulante de la empresa, por lo que se presta muchísima atención a la administración eficiente de las mismas.

Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las alternativas costo- beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito tales como: el análisis de crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.

Para el análisis y revisión de las cuentas por cobrar se debe seleccionar una muestra representativa de clientes no menor del 10% del total, en dependencia de la confiabilidad del control interno; dando prioridad en la selección a los contratos de clientes eventuales, de ventas de los productos o servicios de actividad fundamental y algunos con facturas canceladas o cobros ya realizados.

IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan una de las partidas del activo más importantes en la empresa, porque representan en algunos casos entre el 30% y el 50% de los activos corrientes de una empresa. Para el auditor, es un reto constante, debido a su importancia y liquidez.

OBJETIVOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

 Verificar su existencia física, es decir la materialidad del documento que soporte el derecho de cobro.

 Verificar la autenticidad del derecho de cobro, porque es un derecho real a favor de la empresa.

 Verificar su valuación y probabilidad de cobro, para determinar que los valores por cobrar son un derecho real y recuperable.

 Determinar limitaciones del derecho de cobro, para establecer la existencia de algún compromiso por el cual la empresa no pueda exigir el cobro (garantía, endoso).

 Verificar si las cuentas por cobrar están correctamente clasificadas en el Balance de Situación General, considerando que a corto plazo debe de registrarse en el activo corriente, y a largo plazo en el activo no corriente.

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

 Separación de labores de las personas que operan los registros auxiliares, con personal de ventas y cobros.

 Establecer límites de crédito, otorgamiento de descuentos y rebajas, y asignación de funcionarios autorizados para otorgarlos.

 Autorización especial para la cancelación de cuentas incobrables.

 Envíos de estados de cuenta y solicitud de confirmación de saldos.

 Verificación de los registros auxiliares con el mayor.

 Elaboración de balances por antigüedad y estudios periódicos de la recuperación de saldos vencidos.

 Arqueos regulares de facturas, documentos y contraseñas de clientes.

 Investigación periódica de saldos morosos.

PROCEDIMIENTO

• Revisar la custodia y archivo del modelo factura comercial en banco y su numeración consecutiva, así como las facturas canceladas y definir la causa de su cancelación. En caso de facturar mediante sistema automatizado, al menos verificar el consecutivo y el mecanismo de cancelación establecido.

• Efectuar confirmación de cobros con clientes seleccionados, que incluya saldos y detalles de los artículos o productos, según lo establecido en la legislación vigente.

• Comprobar si las devoluciones de ventas están debidamente aprobadas por la autoridad facultada y el destino final de los productos devueltos.

• Comprobar que los cobros anticipados están debidamente controlados y sustentados por los documentos correspondientes, así como su envejecimiento y causas.

• Revisar la custodia y archivo correcto de los expedientes de clientes y la evidencia documental de las gestiones de cobros efectuados.

• Verificar el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.

Para realizar el análisis de los cobros se siguen los siguientes pasos:

1. Evaluar el control interno, la antigüedad de las cuentas y los deudores principales.

2. Realizar el primer análisis.

3. Calcular la rotación de las cuentas por cobrar, el ciclo de cobro y el costo de las cuentas por cobrar actuales.

4. Hacer una propuesta de aumento de la rotación de las cuentas por cobrar.

5. Calcular el ciclo de cobro con la rotación propuesta y la disminución del costo por el aumento de la rotación propuesta.

6. Mostrar en una tabla los indicadores calculados.

Políticas de cobranza.

De acuerdo con Abraham Perdomo Moreno (1997), son decisiones básicas para determinar y evaluar los procedimientos que sigue una empresa para cobrar a su vencimiento las cuentas a cargo de clientes.

Generalmente esta política es muy variable y está condicionada al mercado y giro del negocio en que opera la empresa.

En condiciones normales:

1. En la primera semana de vencida la factura su le hace un llamado al cliente,

2. A los 15 días se le envía un recordatorio amable,

3. A los 30 días un nuevo recordatorio más enérgico, y

4. Durante

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