¿Cómo Realizar Las Reuniones De Ventas?

El equipo de ventas de toda empresa gráfica debería realizar

reuniones periódicamente, ya que éstas son un elemento clave

tanto para el desarrollo del programa de marketing de la

empresa como para que los esfuerzos realizados en el área de

ventas den resultado. Así pues, dada esta importancia, es esencial

que se tengan en cuenta una serie de aspectos en la organización

y realización de estas reuniones, que son claves para

su buen funcionamiento.

¿Cómo realizar las reuniones

de ventas?

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Si la empresa gráfica quiere que las reuniones de ventas

que realiza sean fructíferas, debería planificarlas cuidadosamente.

Entre otros aspectos, debería considerar los

siguientes:

Frecuencia

La frecuencia con que deberían realizarse las reuniones de

ventas (semanal, mensual, bimensual, trimestral, etc.)

depende esencialmente de la empresa gráfica. Para poder

establecerla, debe analizarse el esfuerzo necesario para

reunir al personal que debe asistir, cada cuánto tiempo se

necesitaría actualizar el progreso obtenido y, lógicamente,

que la reunión esté lo suficientemente distanciada en

el tiempo de la anterior como para ser productiva.

Si resulta difícil reunir físicamente a las personas necesarias,

tal vez la empresa pueda plantearse realizar una

videoconferencia. Debe tenerse en cuenta que los vendedores

hacen mucho trabajo de campo y que las reuniones

les restan tiempo para vender. Otros, simplemente, prefieren

que su trabajo se revise con una frecuencia menor.

Por esta razón, establecer la frecuencia es muy importante.

Asistencia

En el momento de decidir quién debe atender a este tipo

de reuniones y quién no, es básico tener claro que debería

estar presente toda persona que pueda contribuir a ella,

así como toda persona que pueda beneficiarse de ella.

Normalmente, esto quiere decir el personal de ventas, el

personal de soporte a ventas y la dirección de ventas.

También es importante la asistencia esporádica de “invitados

especiales” como pueden ser los directivos de la

empresa, los jefes de otros departamentos o, incluso,

algún cliente importante, ya que siempre pueden aportar

ideas nuevas y una mayor profundidad a los temas tratados.

Por otro lado, es importante tener en cuenta que los vendedores

suelen ser personas con un alto nivel de expresión

verbal, por lo que las reuniones de ventas deberían

ser básicamente verbales y visuales y no demasiado analíticas.

Así, es mejor evitar gráficos excesivamente detallados,

que pueden resultar incómodos para los vendedores.

En lugar de esto, siempre será preferible ofrecer información

resumida y distribuir folletos claros al final de la reunión.

ASPECTOS RUTINARIOS A TRATAR EN UNA REUNIÓN

DE VENTAS

Una reunión de ventas debería tratar toda una serie de

aspectos habituales o “rutinarios”, como puede ser cualquier

“actualización” que deba conocerse de la empresa

referente a, por ejemplo, nuevo personal, productos, posibilidades

de la empresa gráfica, equipos, etc. Los vendedores

pasan tanto tiempo fuera de la empresa atendiendo

y/o buscando clientes, que es necesario darles cierto soporte

para que se mantengan al día de las novedades existentes

en todos los sentidos, tanto desde los recursos humanos

de los que se dispone hasta las novedades financieras

y el progreso estratégico.

Piénsese en positivo: si los vendedores están informados,

el cliente está informado y, además, se evita el posible desconcierto

del vendedor si el cliente le sorprende con una

novedad de su empresa que él desconocía.

Las actualizaciones sobre la empresa deberían tener en

cuenta aspectos como, por ejemplo:

• Información sobre mercado

• Información sobre la competencia

• Información sobre clientes

• Información sobre asociaciones

• Nuevas tecnologías disponibles

• Etc.

Llevar a cabo este tipo de actualizaciones también asegura

el hecho de que herramientas novedosas como, por ejemplo,

la sede web de la empresa o los programas de gestión

para atención al cliente se entienden perfectamente y, por

lo tanto, se utilizan con normalidad.

Otro aspecto a realizar como rutinario es un análisis de

las ventas actuales frente a los objetivos de venta establecidos.

Esto puede incluir, por ejemplo, comparaciones del

progreso general de la empresa e individual del vendedor

con los objetivos establecidos para los trimestres más

recientes y las previsiones de resultados a final de año.

Hay que analizar los resultados que no hayan cumplido

las expectativas y sugerir acciones correctoras. Si estos

resultados son fruto de un problema grave, la solución

trascenderá la propia reunión y se solucionará después, de

la forma más conveniente, aunque con prontitud, de

forma que los aspectos que surjan durante la reunión

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realmente se materialicen en mejoras para la empresa

gráfica. En general, es importante que la persona que conduzca

la reunión de ventas pida a los asistentes que den

sugerencias de mejora (material que podría ser necesario,

ayudas, muestras, software que pueda ayudar a vender,

etc.) y que no se centren tan solo en las quejas o deficiencias

existentes.

PERO TAMBIÉN DEBERÍAN IR MÁS ALLÁ DE LO

ESTRICTAMENTE RUTINARIO…

Hemos dicho que una reunión de ventas debería tener

una serie de aspectos rutinarios pero, al mismo tiempo,

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