DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

Los tipos de departamentalización son las diferentes formas de distribuir el trabajo por departamentos que utiliza una organización.

Sobre todo, la departamentalización es implementada por las empresas que son muy grandes. Debido a su gran tamaño dividen el trabajo en departamentos para lograr aumentar su nivel de eficiencia operativa.

Lo más importante de la departamentalización es que se fundamenta en la organización de las actividades que se realizan en una empresa por medio de departamentos. En cada departamento se asignan tareas y roles. Donde cada empleado debe desarrollar una actividad específica y está asignado a un área determinada.

Evidentemente en esta estructura, la empresa agrupa en cada departamento un conjunto de actividades y funciones que son bastante similares, las cuales se encuentran relacionadas de forma lógica. El propósito es lograr la especialización del trabajo que facilite alcanzar los objetivos y llegar a obtener los beneficios esperados. (Quiroa, 2020)

La administración, organización o Gestión por procesos es un prototipo o modelo de estructura administrativa, válido para cualquier clase de empresas o entidades, desarrollado modernamente para materializar el enfoque sistémico de las organizaciones.

Conocido también como departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento o por equipos, es un modelo de estructura administrativa desarrollado para materializar el enfoque sistémico de las organizaciones.

Consiste en administrar los departamentos permanentes de la empresa como eslabones de una cadena y no como departamentos aislados unos de otros; es decir, la organización se estructura en unidades que acompañan la secuencia de ejecución de sus principales procesos, esta secuencia se genera agrupando las actividades según el área productiva o de operación que realiza la empresa.

La mayoría de las organizaciones tiene establecida una gestión funcional, donde la atención se concentra en el resultado de las actividades de cada persona o de cada departamento, sin embargo, al adoptar una gestión por procesos, no se elimina la estructura de departamentos, pero la atención se concentra en el resultado de cada proceso y en la manera en que éstos aportan valor al cliente.

1. IMPORTANCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

La gestión basada en procesos fue uno de los grandes aportes de la gestión de la calidad cuando nació como evolución del aseguramiento de la calidad.

La importancia radica en que ayuda a desarrollar el proceso de la mejor manera posible, incrementando la eficiencia de las actividades, aumentando la calidad de los productos, y reduciendo los costos relacionados al proceso.

1. CARACTERISTICAS DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

Entre las características más resaltantes de esta departamentalización tenemos:

• Departamentos secuenciales, la organización se estructura en unidades que muestran una secuencia de ejecución de sus procesos.
• Coordinación entre departamentos, existe una comunicación interdepartamental por medio de una estructura horizontal.
• Liderazgo del proceso, existe un líder que administra uno o más departamentos y es dueño de cada uno de los procesos.
• Participación de clientes y proveedores, los representantes de los clientes y los proveedores pueden participar como miembros de equipos internos.
• Satisfacción del cliente, el principal indicador de desempeño de un equipo basado en procesos es la satisfacción del cliente.

1. VENTAJAS DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

Entre las ventajas más resaltantes tenemos:

• Incrementa la productividad, a través de la reducción de costos internos innecesarios y reducción de tiempos de ciclo.
• Costos operacionales más bajos, debido a que las personas trabajan enfocadas en la marcha del proceso con una adecuada comunicación entre ellos.
• Reducción de tiempos, al estar organizado por procesos se tiene mayor probabilidad de aplicar alguna tecnología bajo la misma secuencia, automatizando tareas manuales se reduce el tiempo del proceso.
• Mejor identificación de errores, la estructura por procesos sigue el flujo natural de trabajo. La secuencia del proceso facilita el trabajo desde el comienzo hasta la finalización, cada unidad organizacional es una etapa en el desarrollo del trabajo, por lo tanto, si existe un error es más fácil identificar en que proceso se registró el error.

1. DESVENTAJAS DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

Entre las desventajas más resaltantes tenemos:

• La responsabilidad recae sobre la autoridad, toda responsabilidad recae sobre el líder del proceso.
• Desconocimiento del macroproceso, cada líder es especialista en una parte del proceso, en ocasiones no es capaz de abarcar el proceso completo, sin embargo, es difícil sustituir al líder ya que tiene experiencia específica en una etapa particular del proceso.
• Cada departamento tiene diferentes objetivos y prioridades, la solución de conflictos entre los departamentos puede costar tiempo y dinero, además provocar el distanciamiento de los intereses de los clientes.

1. TRABAJOS CITADOS

Quiroa, M. (09 de Noviembre de 2020). Tipos de departamentalización. Obtenido de ECONOMIPEDIA: https://economipedia.com/definiciones/tipos-de-departamentalizacion.html

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