DESARROLLO DE UNA SOLUCIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIO

[pic 1]

Diplomado en Inteligencia de Negocios - Cohorte II-2019

DESARROLLO DE UNA SOLUCIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIO PARA IMPLEMENTAR INDICADORES DEL PROCESO DE VENTAS QUE DEN SOPORTE AL SECTOR DE PEQUEÑOS CLIENTES DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA.

Oswaldo Silva

Jesus Ismael Perez

Departamento Comercial e Inteligencia Comercial

gerentedeventas@cofersa.cr

jeperez@mayoreo.biz

Resumen.

Los pequeños comerciantes del ramo ferretero no poseen sistemas de información adecuados para generar conocimientos de acuerdo las necesidades del negocio y a la vez contar con un sistema adecuado para la toma de decisiones. La información se genera en múltiples y diversos sistemas transaccionales, fuentes pocos confiables como libros de Excel, lo que hace difícil el procesamiento de la información y su transformación en conocimiento.  El proyecto propuesto fue orientado al análisis, diseño de un conjunto de data marts (data warehouse) y el desarrollo de un cuadro de mando (Dashboard) que faciliten el proceso de inteligencia comercial. El proyecto se realizó usando la metodología de Ralph Kimball y como herramienta de desarrollo se usó Excel y power pivot para el modelamiento de datos.  En conclusión, este proyecto permite contar con una herramienta de inteligencia de negocio que soporte la toma de decisiones.

Abstract.

Small retailers from the hardware industry do not have suitables information systems to generate knowledge related to their needs to improve their processes of making decisions. Info is generated by multiple and diverse operational systems, unreliable sources of information such as Excel books, txt file and others, which make the information processes really hard to turn into real knowledge. The proposed Project was oriented to analyze, design datamarts for sales department and develop a dashboard to facilitate the implementation of a business intelligence model. The Project was made using the Ralph Kimball methodology and Excel and Power Pivot tools to perform the data modeling and dashboard. As a conclusión, this Project aims to have a tool for business intelligence that allows Managers to make better decisions.  

1. Introducción.

La empresa en estudio se dedica a la distribución al por mayor de productos de ferretería. Su proceso de comercialización puede resumirse en la compra local o importación de productos ferreteros para posterior venta a través de vendedores organizados geográficamente a determinados clientes.  La empresa está en la búsqueda de elementos diferenciador de sus competidores, debido que el sector no permite libertades de competencia por precio porque los márgenes de comercialización son muy estrechos.

El proyecto propuesto se enfoca en procesar toda la información que se genera de las transacciones de ventas de los pequeños comerciantes e integrarlas a un datamarts que permita crear un dashboard con los indicadores propicio para la toma de decisiones y generar valor a sus clientes y así lograr el elemento diferenciador que requiere.

1.1 Planteamiento del problema y Objetivo

Delimitamos nuestro enfoque a un segmento de cliente: pequeños ferreteros. Es el segmento más representativo en cuanto al número de clientes y adicionalmente el que menos informado está para la toma de decisiones.

Quedó limitado el problema dentro de dos (2) vertientes:  

1. Los pequeños ferreteros no poseen sistemas de información adecuados que faciliten la toma de decisiones.
2. Dentro de sus procesos comerciales, la adquisición del producto se realiza basado en conteos físicos de inventario y recomendaciones de los vendedores.

De allí surgió el propósito de nuestro proyecto:

el desarrollo de una solución de Inteligencia de Negocios (en lo sucesivo BI), para implementar indicadores del proceso de ventas que den soporte al sector de pequeños clientes de una empresa Distribuidora de productos de ferretería.  

1,2 Alcance

Limitamos el proyecto al procesamiento y reorganización de la información de ventas de clientes segmentados como pequeños (que en su mayoría está en archivos de Excel, archivos planos) y crear un modelo de datos dimensionado que permita a través de herramientas de BI generar un Dashboard que facilite la toma de decisión del pequeño comerciante.

2. Metodología.

Actualmente existen tres tipos de metodología en boga para el desarrollo de soluciones de inteligencia de negocios:

• Ralph Kimball, esta metodología usa el concepto botton-up que consiste en crear datamarts y después integrarlos.
• Bill Inmon, esta metodología emplea el concepto de arquitectura top_down, crear un data warehouse y luego segmentarlos en datamarts.
• Hefestos:  esta metodología se caracteriza por ser hibridad usando botton_up y top_down adaptándose a la necesidad empresarial.

En nuestro proyecto optamos por la metodología de kimball la cual se adapta a nuestra necesidad actual.

[pic 2]

En esta metodología el data warehouse corporativo es la unión de los diferentes data marts que están estructurados de una forma común. Como podemos apreciar en la infografía, el modelo dentro de su ciclo de vida, muestra tres (3) rutas enfocadas en las áreas de Tecnología (especialmente en el software a usar en la solución), Datos (específicamente en la implementación de un modelo dimensional) y Aplicaciones de BI (para el usuario final).

1. Etapas del proyecto

Delimitamos el proyecto a 3 etapas

[pic 3]

En la primera, determinamos el marco metodológico a utilizar y nos enfocamos especialmente en la determinación de los objetivos del proyecto.

En la segunda fase se realizó el diseño de arquitectura de base de datos, la organización de la misma, el modelo dimensional que nos permitió establecer los indicadores claves a mostrar en nuestro tablero de información.

Al ser el factor principal de riesgo del trabajo el tiempo, quedó para una tercera fase la implementación del modelo.

1. Modelos desarrollados.

4.1 Modelo de negocios

[pic 4]

El proceso de negocios descrito en la fig:1 se ejecuta de acuerdo a los siguientes pasos:

1. El departamento de proveeduría cumple la función de compras a diferentes distribuidores que ofrecen a través de vendedores los diferentes productos.
2. El cierre de la compra se realiza a través de órdenes de compras, por correo, de forma telefónica o de manera verbal con el vendedor del distribuidor.
3. El distribuidor despacha la mercadería a través de una factura de compra.
4. La mercadería es recibida y normalmente ingresada en el sistema de cómputo.
5. Se almacena la mercadería en la Ferretería para tenerla disponible para la venta.
6. El consumidor en la ferretería, a través de teléfono o mensaje de texto, realiza la compra del producto.
7. Se factura el producto adquirido, realizándose el proceso de cobranza. 

4.1 Diseño del Modelo de Datos

Un modelo dimensional, nos permite tener un punto de partida para establecer los indicadores de gestión que serán desarrollados en el tablero de control. Como puede observarse en la figura 4, elegimos un modelo de estrella, en el cual las dimensiones quedaron circunscritas a Clientes, SKU, Marcas, Segmento, Tiempo y Proveedor.

[pic 5]

Partiendo de este modelo dimensional, quedaron establecidos los indicadores de gestión de ventas que se mostrarán en nuestro tablero de control:

...