Describir y comparar las actividades de aprovisionar y de comprar

1. Describir y comparar las actividades de aprovisionar y de comprar.

El funcionamiento de una empresa es resultado de la coordinación de diferentes sistemas y subsistemas que forman la cadena logística de esta, des del inicio de necesidad de la demanda y creación de un producto, hasta el servicio de este al cliente. Dentro de este sistema complejo podemos encontrar diferentes módulos o secciones entrelazadas, donde cada una da respuesta a una necesidad concreta del proceso.

La teoría de sistemas nos indica una de las formas de dividir este proceso: subsistemas primarios como el de aprovisionamiento, producción y distribución, y subsistemas auxiliares, como el de almacenes y el de transportes.

El subsistema de aprovisionamiento es uno de los más importantes, y una sección clave en cualquier tipo de empresa o unidad productiva. Es el responsable de poner a disposición los recursos externos necesarios para el proceso productivo, tanto materiales como servicios operativos. El sistema de aprovisionamiento debe ser flexible según la demanda y adaptarse y coordinarse con los demás procesos, para así mantener un correcto funcionamiento del proceso global logístico y evitar pérdidas por mala gestión.

La gestión de aprovisionamiento es de carácter operativo, cuando existe necesidad de materias primas o suministros, ejecuta las compras previamente acordadas por el departamento de compras. Dentro de las funciones del aprovisionamiento encontramos las siguientes actividades:

• Planificación y gestión de las necesidades de recursos en una línea de tiempo
• Gestión del almacenaje de los recursos a comprar siguiendo un modelo de minimización de costes de stock
• Control de los inventarios y costes asociados
• Establecer un sistema de información eficiente
• Realizar los pedidos de compra y adquirir los recursos solicitados
• Registrar en el sistema el proceso de compra
• Controlar y gestionar las formas y condiciones de la llegada del pedido
• Realizar el pago del producto
• Cooperar con el departamento de compras

A diferencia del aprovisionamiento, la gestión de compras es de carácter estratégico. Comprar significa analizar el mercado buscando productos que satisfagan una necesidad de la empresa. El departamento de compras es quién busca, compara y negocia la materia prima para después poder ser comprada. En compras podemos encontrar las siguientes funciones:

• Analizar las tendencias de materiales en el mercado
• Buscar proveedores competitivos y realizar el proceso de negociación
• Conseguir la mejor calidad-precio
• Presupuestar y homologar si es necesario
• Controlar la calidad y condiciones de los materiales
• Cuidar y mantener las relaciones con los proveedores
• Buscar soluciones para la mejora de costes de organización y coordinación
• Colaborar con los demás departamentos, en especial aprovisionamiento

Para un correcto funcionamiento de la actividad de compra de un recurso o material, es necesario que los objetivos y tareas estén bien definidos y organizados. Además, se debe tener conocimiento de las necesidades de la demanda y la situación del entorno competitivo actual. Todos los aspectos marcados previamente a la compra, como los precios, calidad y condiciones, deben estar controlados durante el proceso para evitar pérdidas tanto en costes como en continuidad y calidad del producto.

1. Breve descripción de la logística de aprovisionamiento dentro de un enfoque tradicional y comparación con el nuevo enfoque. ¿A qué se deben los cambios de uno a otro?

Actualmente existen empresas que siguen usando la gestión del aprovisionamiento con un enfoque tradicional, pero cada vez es más frecuente encontrar empresas que utilizan un sistema nuevo de relaciones con sus proveedores.

En el enfoque tradicional, la confianza entre el cliente y el proveedor es baja. El factor clave que afecta y dirige la relación entre los dos es principalmente el precio. Los clientes no confían en el servicio y condiciones del proveedor, y es por eso de que no comparten toda la información del producto con él, como la innovación. Transmiten la menor información posible, y además siguen un control estricto de las llegadas de material y sus características. El cliente siempre intenta dentro de la negociación que el proveedor baje los precios, ofreciendo pedidos mayores o resaltando las mejores condiciones de proveedores de la competencia. Esto sucede siempre que la oferta del producto sea elevada, y el cliente tenga poder de negociación. En el caso de que la demanda supere a la oferta, es el proveedor quién puede forzar más la negociación, subiendo los precios o solicitando pedidos de mayor cantidad.

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