Documentación administrativa

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ALCANCE:

Nos dice que es un Instrumento de gestión de carácter técnico-normativo que  ayuda a formalizar la organización y sus funciones del Programa, también orientado al logro de sus objetivos, el cual deber ser por medio de una  aplicación para todos los Órganos del Programa.

Ayudan en la inducción de personal nuevo, describen las actividades de cada puesto, explican la relación con otras áreas asociadas, y así permitir una apropiada coordinación de actividades entre diferentes departamentos, etc. 

DIAPOSITIVA “11”

CARACTERISTICAS

Las características del manual dependerán en una  gran medida del tipo de empresa.

Parece evidente que no tendrá mucho que ver la versión de un autónomo que cuenta con un par de colaboradores externos que la de una pyme que significa una  (Empresa pequeña o mediana en cuanto a volumen de ingresos, valor del patrimonio y número de trabajadores) con cincuenta trabajadores. 

La estructura básica recoge: 

• La propuesta de valor, la misión, visión y valores.
• La organización o división del trabajo en un  (organigrama), así será más entendible.
• Los datos del equipo y de la propia organización interna (CIF, direcciones, contactos, etc.). 
• Los procedimientos de los procesos clave para asegurar un servicio o productos de calidad y que sea  una comercialización eficaz. Incluso como freelance 
• Los procedimientos de otros procesos secundarios o de soporte, como por ejemplo administración.

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CONTENIDO DE UN MANUAL

Como se sabe Este manual de operaciones incluye diferentes secciones donde permiten cumplir con el objetivo de plasmar información de cómo funciona la organización.

A continuación  le voy hablar acerca de una lista de las secciones o apartados importantes a incluir:

• Contexto de la organización: datos, nombre, dirección, contactos telefónicos y digitales, redes sociales, entre otros.
• Estructura de la organización: el organigrama de cómo está conformada la empresa por orden jerárquico.
• Descripción de puestos: en esta se detallas las funciones que se cumplen por cada cargo dentro de la organización o empresa.
• Procesos y procedimientos: se refieren a las formas de actuar dentro de la empresa en cuanto a las actividades, labores y tareas diarias.
• Políticas, reglas y restricciones: es toda la normativa legal que donde deben cumplirse y respetarse en los espacios de la organización.

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RAZONES PARA IMPLEMETAR UN MANUAL A TU NEGOCIO

1. Diferenciación en base a procesos: en este  mundo cada vez más interconectado y competitivo, la diferenciación se basa, ya no tanto en lo que ofreces sino en todo lo que está detrás, es decir, el cómo lo haces: sistemas y procesos.

1. Excelencia y efectividad: el manual de operaciones te ayudará a conseguir los niveles de calidad que deseas, a evitar errores, ahorrar tiempo y que tu negocio sea más eficiente.

1. El camino para delegar: si quieres crecer y escalar tendrás que ir delegando tareas, y para ello tienes que hacer especial hincapié en definir y mantener tus procedimientos y tu propia metodología de trabajo.

1. Negocios online y equipos en remoto: existe una clara tendencia al auge del teletrabajo, el aumento de los negocios online y de los colaboradores en remoto. En ese contexto, el manual de operaciones se convierte en un documento aún más vital para el crecimiento del negocio.

1. Eliminar dependencias: con un buen manual de operaciones será más fácil reemplazar a cualquier miembro del equipo,  bien porque se marche de la empresa, porque esté de vacaciones, viaje o tenga una baja. ¡Y también reemplazarte a ti!.

1. Facilitar la incorporación: te ayudará a acelerar el proceso de aprendizaje y «onboarding» de los nuevos miembros que se incorporen a tu equipo. Y eso supone más productividad y menores costes.

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