Documentos Mercantiles

DOCUMENTOS MERCANTILES.

1.1 Definición.

Los Documentos Mercantiles son aquellos escritos que ilustran acerca de algún hecho o acción de carácter comercial. Son muy importantes, por cuanto sirven para respaldar las operaciones efectuadas y como soporte para registrar en los Libros de contabilidad las transacciones que realizan en la empresa.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.

En conclusión, se puede decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

─ Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

─ Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.

El Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:

" Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban" :

─ Con documentos públicos.

─ Con documentos privados.

─ Con facturas aceptadas.

─ Con telegramas.

─ Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

1.2 Clasificación.

Estos documentos se clasifican en: negociables y no negociables:

 Documentos Negociables.

Son Documentos Negociables aquellos títulos o pruebas escritas que sirven confirmar un derecho de crédito; estos documentos mercantiles sustituyen el dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de Cambio y los Pagarés.

 Documentos No Negociables.

Se entiende por documentos mercantiles no negociables aquellos creados para dar fe o dejar constancia de haber realizado una operación comercial. Estos documentos mercantiles también tienen como finalidad facilitar los controles administrativos de la empresa y sirven de soporte para los registros en sus libros de contabilidad, los más recuentes son la factura y el recibo.

1.3 Tipos.

Existen diversos tipos de documentos mercantiles los cuales son:

a) Ticket.

Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales (contribuyentes del RUS) sin embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes del RER o RE, permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios.

El ticket o cintas emitidas por máquinas registradoras deberán ser utilizadas en operaciones con consumidores finales y en las realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado. En operaciones que se realiza con consumidores finales. En operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado. Solo podrán ser emitidos en moneda nacional.

Sustentarán gastos y/o costos para efectos tributarios cuando se identifique el comprador consignando su número de RUC y se emitan como mínimo en original y una copia los que se entregarán al comprador. Permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal cuando adicionalmente a los requisitos ya indicados se discriminen en el monto de los tributos o que gravan la operación.

b) Factura.

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.

En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas, indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos.

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